醫院人事檔案數字化管理的困境及對策

郭合蓮

摘 要：醫院人事檔案是人才信息的載體，但傳統的人事檔案管理存在較多的弊端，如花費大量人力物力、工作效率較低等，給醫院發展帶來了不利影響。隨著信息技術的快速發展，實現人事檔案數字化管理成為醫院發展的必然趨勢，這也給醫院的人事檔案管理工作提出了一定的挑戰?；诖?，本文分析了醫院人事檔案數字化管理的優勢及面臨的困境，進而提出了相應的解決策略，以期為醫院人事檔案管理工作提供一定的借鑒與參考。

關鍵詞：醫院人事檔案;數字化管理;檔案管理

醫院人事檔案管理是人力資源管理的重要內容之一，隨著醫療體制改革與事業單位改革的不斷深入，醫院人事管理逐步向科學化、精細化方向發展，如何依托信息技術改革傳統的檔案管理方式，打造數字化檔案管理模式，充分提升檔案管理的水平與工作效率，成為擺在醫院檔案管理人員面前的重要研究課題。

1 醫院人事檔案數字化管理的優勢

第一，提升檔案管理的工作效率。隨著電子信息科技的發展，電腦以其海量的信息存儲、超高的運行速度、精確的計算結果被廣泛應用到各行各業，運用數字化技術管理醫院的人事檔案，可以減輕檔案管理人員的工作量，提高檔案管理的工作效率與工作質量。第二，提高人事檔案的利用率。人事檔案是對醫護人員信息的詳細記錄，是醫院選拔人才的重要依據，以數字化手段進行人事檔案管理，可以打破地域與空間限制，提高檔案查詢效率，以最快的速度為領導決策提供準確的一手資料。第三，延長原始檔案的使用壽命。在數字化技術的支持下，利用電子檢索可以避免重復調檔、摘抄、查閱而導致的原始檔案磨損，能夠延長原始紙質檔案的保存壽命，提高檔案管理水平。

2 醫院人事檔案數字化管理的困境

1）計算機技術更新過快。完善的信息化配套設施是實現醫院人事檔案數字化管理的重要前提，同時也是應用檔案數字化讀取、檢索等技術的物質基礎。進入二十一世紀以來，信息技術日新月異地發展，各種信息化設備更新換代的速度明顯加快，而醫院信息化建設相對滯后，操作系統更新不及時，難免造成計算機硬件配置與軟件設施之間不相匹配，例如不能讀出存儲在U盤與光盤里的信息，或者新舊操作系統之間不能實現有效轉換等，都使醫院人事檔案管理在數字化進程中面臨較多的問題與挑戰。

2）檔案信息安全問題。在信息化環境下，醫院人事檔案逐漸實現了數字化管理，這在給檔案管理人員帶來便利的同時，也存在一定的安全隱患。在互聯網環境下，醫院人事檔案信息的安全與保密工作主要存在以下兩點問題：一是人事檔案管理工作人員的自身素質有待提高，保密意識及安全意識不夠，尤其是對于一些需要公開的信息缺乏嚴格的審查與管理程序，或者操作人員的操作程序不夠規范、沒有及時做好數據備份工作等，使得檔案信息存在較大的安全隱患。二是在網絡環境中，計算機病毒無處不在，更有一些別有用心的黑客對醫院信息系統發起攻擊，導致人事檔案信息安全不能得到有效保障，這也是醫院檔案在數字化管理過程中面臨的主要威脅與挑戰。

3）檔案管理人員素養問題。在傳統的人事檔案管理模式下，工作人員只要具備一定的檔案管理知識就能勝任該項工作，而在信息技術環境下，人事檔案數字化管理對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，其要求檔案管理人員不僅具備人事檔案管理的一般素質，還要熟練掌握網絡信息技術，并能熟練操作檔案管理相關軟件。

目前，很多醫院已經意識到了本單位人事檔案管理中存在的問題，并采取了一些積極措施，如招聘信息技術專業的人才補充到檔案管理隊伍中來。但總的來說，醫院人事檔案管理部門的專業人才仍然較為匱乏，現有管理人員的整體業務素養有待提高，尤其是既精通專業人事檔案管理知識，又熟悉計算機、網絡信息技術及通訊技術的復合型專業人才十分匱乏，導致我國醫院人事檔案管理數字化程度較低。

3 醫院人事檔案數字化管理的對策

1）優化載體。檔案信息載體是實現人事檔案數字化管理的必備硬件基礎，將會對人事檔案數字化管理產生直接影響，所以，選擇合適的數字化信息載體并使其與傳統檔案管理載體有機結合就顯得尤為重要。在檔案信息載體的選擇上，首先應考慮人事檔案相關信息數據的安全性與不可更改性是否能夠得到保障，其次應考慮載體的壽命問題，只有檔案信息載體能夠長期穩定地存在，才能給醫院人事檔案數字化管理提供基本的保障。

2）完善檔案管理系統。檔案管理系統是實現人事檔案數字化的軟件基礎，在選擇人事檔案數字化管理系統時，應著重考慮該系統在技術層面能否滿足管理要求，是否與硬件相匹配，以及是否具備前瞻性等。首先，應保證人事檔案信息在轉移過程中的安全性。由于各類存儲介質的特征各不相同，醫院在轉移人事檔案信息的過程中，會對原始紙質數據信息的真實性與完整性造成一定影響，所以在選擇檔案管理系統時要充分考慮檔案信息轉移問題，防范硬件磨損造成的數據丟失或數據失真。其次，在更新檔案管理系統的過程中，也要做好數據安全工作。在對檔案管理系統進行更新升級時，新系統的安全隱患往往造成數據被盜或數據丟失等問題。所以，醫院人事檔案管理部門要重點做好技術完善工作，防范人事檔案信息泄露問題的發生。

3）確保檔案信息安全。首先，醫院人事檔案管理部門要在遵守相關法律法規的基礎上，做好計算機病毒防范工作，并根據本單位檔案管理工作實際，制定嚴格的管理制度，重點強化人事檔案網絡安全體系建設，建立健全檔案數字化管理制度，并明確相關人員職責，使各項制度落實到人。其次，醫院人事檔案管理部門要把信息安全工作作為一項長期工作來抓，切實增強檔案管理人員的保密意識與安全意識。第三，針對當前計算機病毒泛濫的現狀，醫院要購置正版殺毒軟件，定期對人事檔案管理系統進行病毒查殺，保障人事檔案數據的安全性。第四，要將傳統紙質檔案保管辦法與現代數字化檔案管理辦法有機結合，對于非保密信息可采用數字化方法進行保存，而對于保密程度較高的人事檔案仍延續傳統紙質檔案管理方式，從而實現人事檔案管理效率與安全的有機統一。

4）強化管理人員培訓。一方面，要強化安全意識培訓，不斷增強人事檔案管理人員在工作過程中的安全防范意識。另一方面，要加強對人事檔案管理人員的信息技術培訓，從而實現人事檔案數字化管理各個環節與業務模塊的有效銜接。培訓應以過程培訓為主，使管理人員能夠熟練操作各業務模塊，并且能夠綜合應用網絡技術、信息技術、計算機技術及人事檔案管理知識等，從而為醫院的人事檔案數字化管理提供有力的技術支持。

4 結語

總之，隨著信息技術的發展，采用數字化管理模式成為醫院人事檔案管理的必然趨勢，但在實際操作中，由于硬件及軟件等方面的不足，我國醫院在人事檔案數字化管理方面還存在一些亟需解決的問題。醫院人事檔案數字化管理是一項長期性、系統性的工作，不可能一蹴而就，相關人員需要對人事檔案管理的諸多環節加以改進和完善，實現各環節的有效銜接，從而不斷提高醫院人事檔案管理水平。

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