從檔案管理走向檔案數據管理

沈帆

摘 要：隨著社會經濟的飛速發展，我國正處于經濟轉型時期，因此，對機關事業檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作作為機關事業單位工作中的重要組成部分，加強檔案管理工作效率，可以有效提高整體機關事業單位的整體工作質量。本文主要對機關事業單位實現數字化檔案管理工作的優勢進行闡述，并對數字化檔案管理工作開展中存在的弊端進行分析，進而給出相對應的解決策略，希望給相關人員提供參考建議。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;數字化

機關事業單位每天需要面對大量的工作量，檔案管理工作是其中非常重要的一部分。檔案管理中會蘊含著大量的資源，直接關系到單位的發展與進步。因此，機關事業單位需要積極改進檔案管理工作模式，保證為各項工作提供最及時、有效、實用的資源信息，作為各項工作開展的基礎保障，保證各項工作可以順利開展，所以機關事業單位需要重視數字化檔案管理工作，最大限度提高檔案管理工作的效率。

1 數字化檔案的涵蓋內容

傳統檔案管理方式主要通過紙質信息存檔，先將傳統紙質的檔案信息利用多媒體、掃描以及拍照的方式保存下來，之后通過整理歸納，結合網絡的優勢將檔案信息進行共享，這種方法儲存下來的檔案就是數字化檔案。針對數字化檔案的特殊性，需要利用最先進的技術進行管理，工作人員可以隨時的查閱與使用。通常數字化檔案會完整地存儲在一個數據庫系統中，對這些檔案妥善的保管與利用，進而提升檔案管理工作的效率[1]。

2 機關單位數字化檔案管理的優勢分析

2.1 實現自動化辦公流程，資源不會被浪費

在機關單位檔案管理工作中，傳統的管理方式已經無法滿足目前工作的需求，需要不斷地引進更多人員，對辦公軟件進行定期的維修與保養，這樣的方式大大提升了管理的成本，同時在很大程度上會降低管理效率。當實行數字化檔案管理工作之后，檔案由之前紙質檔案轉變成為圖片、視頻存儲在計算機中，方便以后的查找與調取，這樣的方式節省了大量的時間與精力，提高了檔案管理工作的效率。

2.2 充分利用檔案信息，實現資源共享

利用先進的科學技術對數字化檔案進行處理，將這些檔單歸納整理存儲在電腦中。機關事業單位在日常工作中會大量使用檔案資料，不同部門都可以利用網絡渠道對檔案調取、使用。同時數字化檔案管理工作需要為各個部門提供有效的信息，成為各部門工作開展的重要依據。數字化檔案管理工作可以將資源進行共享，方便各部門的工作人員在不同的時間與地點都可以隨時使用和查看。

2.3 加強檔案管理質量，工作人員綜合素質得到提升

在機關事業單位中實施數字化檔案管理模式，可以提升檔案管理的質量，數字化檔案管理工作想要順利開展，需要憑借先進的網絡技術與電腦設備等，所以，檔案管理工作人員的工作對象發生了變化，由之前紙質整理到現在的數字化整理過程，這就要求工作人員需要扎實的專業知識，同時還要有高超的業務能力，可以熟練并且正確的操作計算機設備，定期對設備進行維護與修理。近幾年，數字化檔案管理工作中，軟件系統在不斷的更新換代中，檔案管理工作人員要不斷學習，掌握更多的專業知識與技能。

3 機關事業單位實現數字化管理存在的問題分析

3.1 缺少專業的檔案管理專業人才

大多數機關事業單位想要完成數字化檔案管理工作，通常會與一些有實力的檔案存儲公司進行合作，機關事業單位只需要提供管理、監督以及指導服務所需的人力，從此可以看出，機關事業單位缺少數字化檔案管理的專業人才，有一些機關事業單位會挑選一些工作人員兼職來管理數字化檔案，導致數字化檔案管理人才結構不合理，導致高層次、高技能、創新型的專業人才嚴重缺乏，受到經費、人力資源等方面的限制，大部分機關事業單位缺少自主培養及吸納高素質的人才的能力，所以說，機關事業單位數字化檔案管理工作開展是否順利，人才是主要的影響因素。

3.2 檔案管理觀念陳舊、技術落伍

機關事業單位的主要工作重心全放在本職工作中，對檔案管理工作缺少足夠的重視，忽視檔案的利用率，缺少對數字化檔案管理工作與本職工作之間促進作用的認識，會認為檔案管理工作無關緊要，所以對檔案管理工作準備的不充分，技術也跟不上時代的腳步，即使這些機關事業單位已經實現了數字化檔案管理，但是在實際工作中外接技術以及管理模式仍然會存在一定的弊端[2]。針對不同的機關事業單位，數字化檔案管理的需求與方式有一定的差異性，在實際工作開展過程中，沒有充分結合本單位的實際特點制定工作流程，無法采用科學的管理方法進行數字化檔案管理。

3.3 數字化檔案管理缺少統一標準

目前，機關事業單位針對數字化檔案管理軟件的種類與質量差異很大，有的軟件缺少管理功能，然而還有一些軟件在信息流通上缺少完善性，市面上購買的軟件多少會存在安全系數低以及穩定性差的弊端。同時，針對機關事業單位數字化檔案管理工作缺少統一、全面的管理標準，對檔案信息的收集與管理方法比較落后，經常會存在檔案的目錄信息與實際細則不匹配的情況，由于檔案管理人員的專業素質不高，缺少檔案信息安全存儲的意識，會造成數據的丟失與損壞，已經成為技術開發過程中，機關事業數字化檔案管理工作中非常難解決的問題之一。

4 機關事業的單位數字化檔案管理工作開展的對應策略

4.1 加強數字化檔案管理工作人員的專業素質培養

機關事業單位會按照一定的流程性開展工作，一切工作內容都是按部就班的進行，對檔案管理工作人員缺少創新意識的培養，在數字化檔案管理工作中，機關事業單位檔案管理人員不能再使用傳統的檔案管理方法，需要進行不斷地改革與創新，結合本單位的實際情況，不斷創新管理方法[3]。同時，為了提高數字化檔案管理工作人員的專業素養，需要在單位內部定期舉辦培訓活動，聘請一些優秀的管理人員來本單位進行授課，讓工作人員掌握數字化檔案管理工作的流程與重要性。不僅如此，還要加強工作人員對計算機的使用技能，通過報班學習的方式，學會計算機的操作技能，掌握檔案信息的調用與分享，通過這樣的方式解決了檔案管理人員在工作中存在的問題，實際工作過程中可以建立科學合理的獎勵方案，提高工作人員的積極性，進而提升數字化檔案管理工作的質量與效率。

4.2 加強技術扶持工作，及時對軟件更新與升級

數字化檔案管理過程中需要注意檔案信息的安全性，因此，需要進一步提升安全防護技術，以確保數字化檔案信息的安全性。數字化檔案主要通過網絡以及計算機進行儲存，因此，需要保證存儲的安全性，否則，當遇到病毒或者黑客攻擊之后，就會造成機關事業單位重要信息的流失，給各項工作的開展造成極其不利的影響。因此，在數字化檔案管理過程中，需要結合本單位的實際情況，科學合理的安全殺毒軟件，設置防火墻或者限制訪問的權限，對軟件及時更細與維護，將檔案資料備份，以免出現意外之后，造成資料的丟失。另外，對軟件與硬件要及時升級，實現檔案資料的共享與使用。機關事業單位不僅要重視數字化檔案管理工作，還要對軟件以及硬件進行定期的維護與檢查，了解軟件中存在的問題，確保軟件的安全性。即使機關事業單位實施數字化檔案管理工作之后，也不要丟棄傳統的紙質檔案，這樣會起到一個雙保險的作用，為數字化檔案管理工作提供保障。

4.3 制定科學統一的數字化檔案管理標準

只有機關事業單位具有統一的檔案管理標準，才會保證數字化檔案管理工作順利開展，首先，需要對檔案信息進行詳細的歸納總結，例如，員工的個人檔案、公司的財務報表或者以往的工作計劃，都要按照一定的分類進行存儲。其次，要明確標注出檔案的提交時間與格式，針對檔案信息的調取與應用需要制定出標準化流程[4]。

近幾年，我國機關事業單位的各項工作都在快速發展，檔案資料越來越多，分類也是越來越詳細，紙質檔案正在逐漸轉化成為數字化的檔案信息，但是整個過程比較復雜，導致檔案管理工作的任務越來越大，因此，需要機關事業單位針對數字化檔案管理工作，需要對員工進行合理的分配，建立相對應的管理機制，保證人人有事做，提高整體的工作效率與質量。

4.4 建立具有數字化功能的管理系統

機關事業單位需要結合本單位的實際情況，建立有效的數字化管理系統，其中包括的內容主要有設備的選擇、設計、檔案整理、軟件應用開發、查詢系統、安全保護措施等。只有在檔案管理系統的建立下，才會有效開展數字化管理工作，建立穩定成熟的檔案管理系統可以讓數字化檔案管理工作節省大量的時間與精力。

5 結論

綜上所述，檔案作為機關事業單位中的重要組成部分，因此，檔案管理工作在機關事業單位中具有十分重要的位置，為了保證各項工作順利開展，各部門可以有效的合作共享檔案信息資源，提高機關事業單位的整體工作效率，提出檔案管理工作的改革與創新方法，加強數字化檔案管理模式。近幾年，信息時代在飛速的發展與進步，機關事業單位越來越重視數字化檔案管理的重要性與地位，摒棄傳統紙質管理模式，實現數字化檔案管理。但是在數字化檔案管理過程中仍然會遇到各種各樣的問題，需要不斷地創新與研究，加強檔案管理人員的專業素養與業務能力，讓其掌握先進的辦公技能，制定統一的管理標準，保證數字化檔案管理工作有序開展，為機關單位各項工作的開展提供保障。

參考文獻

[1]張黎一.機關事業單位數字化檔案管理工作策略探究[J].科技風，2019（26）：217.

[2]王桂蓮.淺談關于機關事業單位數字化檔案管理工作的思考[J].科學與信息化，2019（23）：166.

[3]裴莉.關于新時期機關事業單位檔案管理工作的創新性思考[J].卷宗，2019，9（11）：74.

[4]盧秋蓉.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務，2017（8）：167.