試論信息時代電力企業(yè)電子檔案的管理

謝絢

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，電子檔案逐漸走進人們的視野，各個企業(yè)根據(jù)自身的實際情況靈活的應用了電子檔案，并取得較好的應用效果。本文就是對信息時代電力企業(yè)的檔案管理優(yōu)勢、實際應用難點進行分析，從而提出幾點信息時代加強電力企業(yè)電子檔案管理的具體舉措。

關(guān)鍵詞：信息時代;電力企業(yè);電子檔案

隨著信息技術(shù)與計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，中國已經(jīng)逐漸進入信息時代，各個行業(yè)在其發(fā)展中都就會不同程度的應用信息技術(shù)與計算機技術(shù)。在企業(yè)的檔案管理工作中通過應用計算機技術(shù)，構(gòu)建起電子檔案平臺來展開檔案管理工作，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比的優(yōu)勢

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案具備以下優(yōu)勢：

1.1 歸檔時間

傳統(tǒng)的檔案管理在相關(guān)的檔案信息文件管理結(jié)束之后，還要求必須經(jīng)過相關(guān)的檔案管理工作人員的處理后才能歸檔，需要耗費一定的時間。電子檔案在經(jīng)過相關(guān)的檔案管理工作人員的處理之后就可以在第一時間將其歸檔。也可以根據(jù)工作的需要將該電子檔案定期歸檔，通過文件形式的傳輸?shù)綑n案管理部門，這樣檔案管理工作人員只要將其進行統(tǒng)一的接收與登記，并根據(jù)工作的需求，根據(jù)事由原則對電子檔案分類號進行區(qū)別，根據(jù)訪問用戶的需求和權(quán)限來設(shè)置訪問限制級別，這樣在用戶的權(quán)限范圍內(nèi)就可以查詢電子檔案信息。

1.2 歸檔方式

一般來看，傳統(tǒng)的檔案歸檔方式是以人工歸檔為主的，需要檔案管理工作人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，然后對檔案文件信息進行有效的整理與歸檔。電子檔案的歸檔方式則主要是在電子文件形成的過程中通過數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護多種技術(shù)手段，從而使得電子文件能夠被正確的傳輸與處理，可以有效的保證檔案管理部門與檔案管理工作人員電子文件的原始性、真實性和準確性得到有效的提升，并有效的確保電子文件的法律憑證地位。

1.3 保管方式

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案會隨著信息技術(shù)的發(fā)展促使其信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，對電子檔案中的文件信息的可讀性。因此檔案管理部門的相關(guān)工作人員能夠在接收到電子檔案文件信息之后將其納入電子檔案系統(tǒng)中，并將該文件打印以作備用，這樣即使信息技術(shù)發(fā)展變化，仍舊可以調(diào)閱以往的檔案信息。

總而言之，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，電子檔案最顯著的優(yōu)勢就是能夠有效的節(jié)約出存儲檔案文件的空間。電子檔案是在信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，因此電子檔案的存儲介質(zhì)往往存儲密度大、可以容納海量信息且記錄速度與傳播速度都比較快。這在一定程度上也能有效的提高工作的效率，因為電子檔案中展開各項工作都是基于信息技術(shù)與計算機技術(shù)，相關(guān)的工作人員掌握操作技巧之后，只要簡單的操作就能夠?qū)n案信息進行查詢與應用，有效的提升檔案管理工作效率。

2 電力企業(yè)應用電子檔案管理的難點

在電力企業(yè)中應用電子檔案還處于初步的實踐階段，因此在實際應用中還存在較多的問題，其中最顯著的問題就是電子文件原始性。電力企業(yè)中應用電子檔案的難點集中體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，電子檔案中的電子文件容易被人修改，在修改之后也看不出被人修改的痕跡，這往往就會導致電子檔案信息存在一定的安全問題。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案中沒有特定的字跡與筆跡，這樣在檔案中的人們可以根據(jù)工作的需求，將電子檔案信息用不同的字體、字號輸出，看到該電子檔案文件的人們不能簡單從字跡上來辨別其原始信息的來源。而且因為電子檔案的信息能夠被人們從網(wǎng)絡(luò)中獲取，這就很容易導致電子檔案在應用中存在電子文件有可能被非法截獲或更改的危險。

其次，因為電子檔案的電子文件制作過程是虛擬化的，因此相關(guān)虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。因為電子檔案的制作與應用是在計算機平臺和計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，可以根據(jù)用戶的使用需求在不同的介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)中傳播與輸出。這就使得該電子檔案能夠突破空間與時間的限制，這在一定程度上導致人們獲得的該文件信息沒有區(qū)別，不能對該電子檔案的原始性進行區(qū)分。

再次，與傳統(tǒng)的檔案信息相比，電子檔案信息文件的存儲載體不固定，根據(jù)人們的需求可以靈活的使用不同輸出方式。如果電子檔案中的部分信息是需要長期保存的，就需要相關(guān)的技術(shù)人員能夠?qū)ζ溥M行定期的復制與保存，對其載體進行轉(zhuǎn)換，從而保證信息安全。

最后，隨著信息技術(shù)、計算機硬件與軟件技術(shù)的不斷發(fā)展，為了能夠保證電子檔案的合理發(fā)展，就要求電子檔案將實現(xiàn)電子檔案結(jié)構(gòu)以及各式的變化來實現(xiàn)電子檔案的長期保存。因為在電子檔案的實際應用中還尚未普及電子文件簽署技術(shù)，就導致在很多情境下不能對一一簽署電子文件，這就導致很難借助印章或簽署的字跡來判斷該電子文件與電子檔案是否為檔案信息的原件。

基于此，在電力企業(yè)中應用電子檔案就要求必須是由原作者撰寫或制作出來的， 在實際的應用中未被修改過，這樣才能保證電子檔案信息的原始性、唯一性 ，從而實現(xiàn)電子檔案作為憑證的作用和法律效力的作用。

3 信息時代加強電力企業(yè)電子檔案管理的具體舉措

在信息時代的社會發(fā)展背景下，電力企業(yè)的檔案管理工作也必須要結(jié)合時代發(fā)展特征，積極引進電子檔案法管理，并采取有效的電子檔案管理舉措，從而有效的提升電力企業(yè)的檔案管理工作質(zhì)量。

3.1 構(gòu)建科學、完善的檔案管理制度

要想不斷提升電力企業(yè)的電子檔案管理質(zhì)量，首先就需要構(gòu)建科學、完善的檔案管理制度。在電力企業(yè)中應用電子檔案，在展開檔案管理工作的時候，就要求相關(guān)的檔案管理工作人員能夠?qū)㈦娮游募w檔工作納入本單位的立卷歸檔制度， 并逐漸構(gòu)建完善的電子檔案管理工作流程，使得電力企業(yè)的電子檔案管理工作的布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作和電子文件的歸檔工作能夠得到高度的同步。要求凡是參與到電力企業(yè)電子檔案管理的工作人員必須要掌握電子檔案的歸檔的原則、方法，逐漸構(gòu)建制度化、標準化的電子檔案管理。

3.2 提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理

因為在電子檔案的實際運行中存在一定的信息安全問題，因此就必須要通過采取有效的措施來確保文件數(shù)據(jù)安全的前提。在檔案信息管理中，因為印章和簽署是檔案文件信息的發(fā)生實際效應的重要標志，尤其在當前的技術(shù)條件下，電力企業(yè)的檔案信息中一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。但是受到電子檔案的影響，電子檔案的電子文件的載體和技術(shù)還處于發(fā)展階段，因此還不夠穩(wěn)定;且因為電子檔案容易被修改，且無修改痕跡，為了保證電子檔案的信息安全，就需要相關(guān)的技術(shù)人員能夠?qū)㈦娏ζ髽I(yè)的發(fā)展中一些關(guān)鍵、重要信息拷貝存檔，從而有效的提升電子檔案信息的安全性。因此，為了保證電力企業(yè)的檔案信息安全，一些企業(yè)中就應用了傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合的“雙軌制”檔案信息管理方法，根據(jù)電力企業(yè)的發(fā)展實際情況將檔案內(nèi)容形成“兩套制”，從而將紙質(zhì)檔案、電子檔案兩種檔案信息文件進行歸檔。需要注意的是，相關(guān)的檔案管理工作人員在進行歸檔的過程中要根據(jù)其職能與內(nèi)容的不同選取不同的編目方法和存貯工具。相關(guān)的檔案管理工作人員需要做好紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄備注，并在其中對相應的電子檔案來源等進行明確的標注，這樣也可以實現(xiàn)二者之間的互相參照互補。

3.3 加強電子文件的歸檔技術(shù)處理

受到電子檔案管理的基本特征的影響，電力企業(yè)應用電子檔案的時候，還存在一定的信息安全問題，為了避免信息丟失，就必須要做好電力企業(yè)的檔案信息電子文件的歸檔技術(shù)管理。在電子檔案中，如果電子文件已經(jīng)歸檔，還需要相關(guān)的技術(shù)人員就可以采取加密、消息認證、身份驗證、防寫措施等多種技術(shù)處理方式，將一些比較關(guān)鍵的電子檔案信息進行技術(shù)之后，一些電子文件被設(shè)置為“只讀性”文件，這類的檔案信息只能被查看與瀏覽不能對其進行更改。相關(guān)的技術(shù)人員能夠通過該方式，使得電力企業(yè)的電子檔案文件信息具備了識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，從而有效的提升電子檔案可靠性與管理質(zhì)量。因為電子檔案本身是將化學磁性材料為載體的電子文件， 因此與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，能夠被保管的時間更長。但是因為電子檔案是信息技術(shù)不斷發(fā)展而產(chǎn)生的新技術(shù)，因此形成的時間還相對比較短，對于電子文件的實際保存期限還尚未形成明確的認識，缺乏實際貯存的驗證。為了保證電力企業(yè)的檔案信息安全，對于其中的關(guān)鍵文件和需要長期保存的文件進行定期的復制，從而杜絕信息丟失問題出現(xiàn)。

3.4 提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

要想使電力企業(yè)的電子檔案管理工作能夠順利展開，最重要的就是要做好檔案管理工作人員的專業(yè)培訓。因為電子檔案是信息時代信息技術(shù)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，要想靈活的應用電子檔案展開工作，相關(guān)的檔案管理工作就必須要對電子檔案的具體應用內(nèi)容有比較充分了解，對其中的功能、技術(shù)手段有比較清晰的了解，參與到電力企業(yè)的電子檔案管理的工作人員必須是具備高科技素質(zhì)的管理型和復合型人才。這就電力企業(yè)能夠加強對相關(guān)的檔案管理工作人員的專業(yè)培訓，不斷提高檔案管理工作人員的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和檔案業(yè)務素質(zhì)，還要聘請一些掌握電子檔案、計算機技術(shù)操作技能的專業(yè)技術(shù)人員到企業(yè)中為檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓，從而使他們較好的了解形成電子文件的相應技術(shù)和設(shè)備， 以及相應的電子計算機軟硬件技術(shù)。通過參與到專業(yè)的電子檔案管理培訓中，使得電力企業(yè)能夠逐漸構(gòu)建起一支專業(yè)素養(yǎng)較高的現(xiàn)代化檔案管理隊伍。

4 結(jié)束語

總而言之，就當前的信息技術(shù)、科學技術(shù)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域都會獲得了廣泛的應用。在電力企業(yè)中的應用傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應時代發(fā)展的要求，為了更好的滿足當前的電力企業(yè)的發(fā)展需求，電力企業(yè)就需要積極的應用電子檔案管理，并積極的構(gòu)建更加完善的檔案管理體系，對電力企業(yè)的電子檔案管理的信息化建設(shè)與管理逐漸形成科學、合理的規(guī)劃，從而為電力企業(yè)的發(fā)展提供準確、可靠的數(shù)據(jù)。

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