數字化檔案管理創新工作策略探究

馮文碧

摘 要：隨著近年來科技的不斷進步，現代化的檔案管理工作受到了廣大檔案管理工作人員的重視，而在開展檔案管理的過程中，傳統的紙質檔案管理方案以及難以滿足現代化的檔案管理需求。在這種基礎上，現代檔案管理人員需要意識到數字化檔案管理的重要性并予以合理應用，這樣才有助于開展有效的數字化管理，使我國的檔案管理工作得到進一步的發展和改善。那文中對我國現代但管理工作的問題進行分析并探究了數字化檔案管理在應用過程中存在的問題，探討了數字化檔案管理創新工作的策略。

關鍵詞：檔案管理;數字化建設;創新工作策略;管理方式

信息技術在現代檔案管理中受到了廣泛應用，而在現代信息資源的影響下，我國檔案信息建設工作已經逐漸趨于成熟，這種快速且高效的信息技術對于現代數字化檔案資料管理和資料庫的建設來說有積極意義。這種資料管理模式不僅有利于資料的整合，還能夠保證各種檔案資料的安全，而在日常工作中也需要建立安全的數字化檔案管理系統，在相關高技術人才的合理應用下對檔案管理工作進行有效維護，這樣能夠使我國的相關資料得到有效的歸納和總結，對于資源的保護和資料的合理利用來說有積極意義。

1 數字化檔案的基本內涵

數字化檔案是一種新型的檔案信息類型，其中不僅包含了檔案的數字化轉變，也包含了現代化的信息技術和多媒體技術，而檔案的建設主要依賴于我國的現代網絡技術和計算機技術，對于檔案的長期儲存和云儲存來說有積極意義。在對相關的數據進行有效的歸納整理以后，將數據完全歸于計算機進行保管，其傳輸使用能夠有效通過網絡的方式進行傳遞，而在進行資料錄入時，相較于傳統的紙質資料庫來說，這種保存方式能夠將圖像、視頻和聲音等不同形式的記錄進行保存，而在進入計算機數據庫后，這些資料可轉換為數字代碼進行記錄，日后在網絡環境中進行答案利用時也可方便的調取，大大提高了檔案管理的安全性和調取時的可用性。

值得注意的是，由于數字化檔案管理并非是傳統的，直接將檔案進行電子保存的方式，而是結合了現代化的云計算系統和大數據控制系統的保存方案，在這種狀況下我國還處于初步發展階段，所以在實際數字化檔案管理的創新和建設工作中，還存在一定的問題。

2 數字化檔案管理體系中存在的問題

2.1 缺乏有效的領導管理

隨著近年來科技的不斷發展，數字化檔案管理體系對于我國多個行業來說均有較高的指導價值，雖然我國相關行業對于數字化檔案管理都有了一定的認知，但總體來說這一技術和行業都處于初級發展階段，而在這種狀況下，相關技術人員依舊選擇慢慢摸索的方式來對這一技術進行了解和學習，雖然已經普遍認可了數字化檔案管理的合理應用體系，但對于其中的部分專業知識還尚不清晰。就現代研究中發現數字化檔案管理中需要攻克的難題還較多，在這種背景下我國的傳統管理方式對于這種檔案管理體系缺乏足夠的領導能力，而缺乏足夠的領導能力，就會導致相關技術人員在這一方面缺乏明確的發展方向，所以系統的管理在數字化檔案管理體系中還較為缺乏，而科學規范的數字化檔案管理在目前技術層面還尚未建立。領導管理的不合理，會影響數字檔案管理工作的有效性和檔案管理的實際進展。所以不可盲目的對其進行管理，需要根據我國不同行業的檔案管理需求和實際狀況，進行合理的領導管理方案調整，這樣才有助于幫助數字化檔案管理建設。

2.2 對數字化檔案管理缺乏足夠的認知

就目前來說，大多數檔案工作人員對于信息檔案的建設缺乏足夠的認知。建立信息檔案是對不同行業的工作狀況進行記載的主要方式，也是對各種緊急情況進行預案設置的重要參考資料。那樣能夠保證在發生不同的檔案危機事件時，相關工作人員能夠快速明確檔案中存在的疏漏，使檔案的危機得到控制，這也能保證檔案資料在管理時具有較高的安全性。但值得注意的是，大多數檔案管理人員依舊沉浸在傳統觀念中，缺乏足夠的現代化信息管理理念，沒有建立完善的檔案管理意識基礎，管理人員也沒有在日常工作中做好自身的檔案管理習慣調整，這就導致現代檔案管理工作人員沒有對檔案信息形成完善且有效的認知，致使信息檔案的數字化管理工作，難以在不同的行業中快速普及。

2.3 數字化人才的缺失

由于數字化檔案在建設和管理的過程中需要大量的工作人員，但數字化管理人才在我國人才市場上所占比例極少，并且由于數字化檔案管理在日常工作中工作量較大，很容易導致數字化管理人員在市場上出現供不應求的現象。除此之外，由于數字化檔案管理在進行資料建設時，需要高技術企業高科技的專業化人才，不僅需要具備足夠的數字化管理專業知識，還需要具備一定的科學技術，但在人才市場上僅有少部分工作人員滿足數字化管理的需求，所以在這種狀況下，人才市場的缺失會導致數字化管理工作停滯不前。而在進行人才培養時，我國大多數高校的培養方案都較為初級，雖然培養出來的檔案管理人員具備基本的數字化檔案管理技能，但總體來說缺乏足夠建立系統的能力，這就導致了現代人才市場上開展數字化檔案管理工作的人才缺失。

2.4 硬件投入不足，影響數字化檔案管理的效果

隨著近年來科技的不斷發展，計算機在更新換代的步伐上逐漸加快，而在進行檔案管理時，對于計算機的硬件需求也較高，同時這項需求與時代的步伐和檔案管理的發展形式具有一定的相似性。但由于我國的檔案發展形勢處于初步階段，所以難以跟隨時代的步伐，而在計算機硬件上也難以跟上國際上的數字化檔案管理體系的需求，對于我國不同行業全面開展檔案管理工作來說難度較大。除此之外，由于市場管理的混亂，目前市場上各種檔案管理軟件功能較為單一，并且質量參差不齊，甚至已經出現與時代發展脫軌的趨勢，而數字化檔案管理體系的建設受到自動化水平低下的影響，導致效果較差，這也是我國數字化檔案管理工作的主要弊端之一。

3 數字化檔案管理體系建設的創新策略

3.1 進行規范且動態的管理

首先在進行檔案的收集與管理時，檔案的資料收集需要保持規范，并且定期建立合理的檔案數據庫，必要時可對數據庫進行更新換代，通過規范且動態的信息錄入，能夠保證信息檔案中的實效性和可用性。而不同的檔案，至少每個月或每一季度需要進行一次有效的更新，而每年則需要對檔案數據庫進行統一的大更新，這樣才能保證檔案的實效性。其次在進行檔案管理時，需要根據現代化的檔案管理需求制定完善且科學的管理制度，根據國際上的管理規范，將信息檔案的管理方式進行不斷調整，努力將不同的檔案信息納入到數據庫的管理范疇中，這樣能夠保證數字化檔案的整齊和完善度，最大限度的使數字化檔案管理發揮其應有的效果。

3.2 提高相關工作人員的檔案管理意識

首先來說應當加強行業信息管理工作人員的檔案意識，這樣能夠保證工作人員在日常工作中按照檔案管理標準為不同管理對象建立完善且規范的信息檔案，在工作人員的檔案意識建立后，需要將行業內所有工作原理的基本資料進行分析，對所有領導者、技術人員進行宣教，并為每一項不同的檔案管理內容建立清晰的檔案號，這樣能夠便于后續的查閱和管理。在完成檔案意識的建設后，可以通過開展信息檔案管理講座的方式，使行業內的不同管理人員了解信息檔案的可用性和有效性，最大限度的使檔案管理人員能夠積極配合檔案管理工作的開展，進一步保證工作人員的素質。

3.3 建立完善的檔案數據庫

不同行業的檔案不僅應當以紙質檔案作為備份，還需要應用數據庫進行計算機管理。在進行檔案輸入時，需要便于保存和交流，通過計算機管理的方式能夠將云計算和大數據應用其中，通過大數據、云計算統計分析的方式來對檔案進行有效管理，這樣能夠大大提高檔案的資源整合度。除此之外，在信息檔案計算機管理的基礎上，要逐漸趨于網絡化發展，有條件的單位可以在網絡上建立自己的網站，檔案管理人員可以通過專業的數據庫路徑查閱相關檔案的記錄，時時訪問單位內部的資料信息。值得注意的是，在進行數據庫建設時，需要注意數據的安全保護，避免出現數據失竊的現象，以保證檔案數據庫的安全性。

3.4 加強行業檔案的宣傳與管理

在進行信息檔案的宣傳時，其主要目的是使信息能夠得到廣泛的傳播和溝通，而行業信息中心的工作人員需要深入到行業內不同的單位個體中，與單位個體進行有效的信息化交流，并及時解答行業內的單位個體對信息檔案存在的疑問，盡可能收集信息檔案的利用效果和服務手段的反饋意見，使指檔案應用人員和相關的資料管理人員能夠積極溝通。，并且告知行業內單位信息檔案的作用以及重要性，大大提高行業信息檔案的建設效率。

4 總結

數字化檔案管理體系的建設是為了發展現代檔案管理工作，同時是資源合理利用的關鍵因素，數字化管理體系的建設能夠使檔案數據庫得到合理應用，只要合理的定制檔案收集以及整理工作規則，就能在保證資料收集可信度的同時，便捷的對資料進行調取和修改。數字化的管理方式能夠大大增高，資料的檢索速度，使資料在利用時效率得到保證，而傳統資源在應用時會受到時間和地域的因素的限制，但在網絡的覆蓋下，通過數字化管理就能夠合理的利用不同的資料，盡可能減少管理人員的工作壓力并提高工作效率。

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