辦公室檔案管理工作的信息化創新探索

張宇

摘 要：目前，各行各業都隨著我國的科學技術和信息技術的不斷發展在不斷的變革。在信息時代的大背景下，辦公室檔案管理工作的管理方式和管理技巧都需要進一步的創新和優化。信息化的檔案管理工作，既能很好的保證歷史文件不丟失，還能確保文件機密不被泄露，對于社會的安全穩定具有重要意義。

關鍵詞：辦公室檔案管理;信息化;創新;變革

檔案管理信息化極大地提高了工作效率和查閱信息的準確率，減免了因人為因素造成的誤差，因此它是非常值得推廣的工作辦法。然而，由于加入了信息技術，工作人員的專業素養也必須及時跟上，要熟練各種管理系統的操作，也要掌握有關檔案的多種電腦操作，在熟練的基礎上力求更快，以良好的專業能力和職業素養面對工作挑戰。員工也要積極創新，管理部門更要帶頭創新，摒棄老舊條規。這樣部門的綜合能力會有顯著提高。

1 檔案管理

辦公室檔案管理信息化技術利用現代化的計算機技術及網絡技術，實現對數據的采集和整理，從而實現智能化和數字化的檔案管理。信息化檔案管理具備3個較為明顯的特點：第一，將普通的紙質記錄方式轉換為計算機存儲方式。第二，將傳統的記錄存檔實現信息化和網絡化，可以有效提升工作人員的工作效率。第三，遵循相關檔案管理政府部門的法律法規。此外，信息化檔案管理主要是利用互聯網信息技術，因此可以有效提升檔案資料的整理速度，還能體現出檔案管理的科學化和智能化。同時在建設檔案資料時，公共檔案信息資源庫和管理信息資源庫的建設要統一，確保基礎設施的建設，為檔案管理提供優質的保障。

2 辦公室檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理理念的問題

受到傳統檔案管理理念的影響，檔案管理工作一般只重視檔案的存儲而忽視了檔案的應用。實踐表明，在各個行業，檔案管理都對現實工作具有重要意義，尤其是在信息時代的背景之下，檔案信息量大，且具有很強的應用價值，所以需要相關管理人員樹立服務意識，積極調整自己的觀念，確保檔案管理工作與時俱進。

2.2 管理制度不健全

制度建設是打基礎、利長遠的工作。要想使檔案管理工作高效進行，首先必須要建立健全檔案管理制度，嚴格按照制度管理利用。檔案管理制度主要包括檔案收集、整理、分類、利用等步驟，需要做好存儲介質分類、收集整理規范、保管期限界定、查閱借閱規定等工作。但是在實際工作中，有的單位沒有出臺檔案管理工作的制度和章程，有的出臺了也是一紙空文，沒有建立專門檔案室，沒有按照要求進行檔案管理，這在一定程度上也影響了檔案工作效率提高。

2.3 管理方式的問題

檔案管理的方式過于落伍。在傳統的檔案管理工作中，檔案信息的錄入一般是通過工作人員人工編輯錄入的，過程復雜，出錯率高，且工作量巨大，不能及時對相關檔案信息歸檔。此外，在這種管理模式之下，檔案信息的檢索效率和準確性都比較低，不能很好的發揮檔案資源的作用，還浪費了大量的人力資源。

3 信息化背景之下檔案管理工作的開展

3.1 在業務上強化培訓

一方面要做好人力資源工作，強化高素質檔案專業人才的招聘和引進，讓專業的人干專業的事，省時又省力。另一方面要本著實事求是、分類施策原則，挖掘現有人員潛力，定期開展檔案管理人員的教育培訓，提高培訓的針對性、實用性、有效性。比如對老員工應強化信息自動化方面培訓，讓其熟練使用電腦操作，提高信息化水平和能力;對于年輕人則應注重夯實基礎，傳授專業理論知識。同時，要幫助其克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂、一干不會”現象發生，在傳授專業理論知識的同時，注意傳幫帶，以老師傅帶小徒弟的形式，使年輕人能夠盡快上手、獨當一面。

3.2 提供最佳的優質服務

信息化檔案管理工作都是以網絡為服務平臺進行搭建。在進行傳統的檔案管理工作時，一般情況下，工作人員都會使用手工編輯的方式進行記錄存檔，在很大程度上限制了工作人員的工作效率。因此在信息時代，辦公室各個部門都展開了信息檔案管理工作，利用互聯網信息技術，可以隨時隨地調取任何檔案資料和信息，提升了工作效率。同時為了進一步體現出網絡平臺的優勢和價值，在搭建互聯網服務平臺時，還要加強自動化和智能化的工作，確保辦公室檔案管理工作的先進性及科學性。

3.3 提高檔案信息的私密性

在檔案管理工作發展中，促進其智能化、信息化、現代化的形式，也對檔案管理工作進行了優化與創新，但是在實施的過程中，還存在著一些風險，主要是由于信息化的管理是把檔案信息資源存放在了一個虛擬的網絡空間內，如果硬件發生了問題，就會導致資源的丟失。對此，要針對存在的風險問題采取解決的措施，為檔案信息資源提高私密性與安全性。要對檔案管理工作高度重視，加強管理工作，在實際的操作與管理過程中，避免信息遭到破壞或泄露，要提高檔案信息的私密性，做好備份工作，為隱患問題做好防護措施，提高檔案信息的安全性。從而促進檔案管理工作的開展，使其發揮出重要的價值。

3.4 創新思想觀念

傳統觀念總會有老舊的情況，會跟不上時代需求，因此及時創新檔案管理信息化的理念，會對工作產生積極的影響。我們需要以重視檔案的收集價值為基礎，提高實用的價值，在現在這個信息高速發展的社會，檔案管理人員必須擁有開放的思路和創新想法，時刻更新管理條例。

3.5 完善檔案精選系統

在實際工作過程中，檔案文件需要經過起草、簽發和催辦，在以上過程全部完成以后，再進行歸檔工作。整個過程都是通過計算機實現的，無論是原始的申請文件，還是后面的審批文件，都具有電子形式的文檔，在進行檔案管理工作時，一定要將原始的電子文件良好保存，在后期的核查和調用過程中才能更為方便準確。隨著工作的不斷開展，會發現類似電子形式的檔案越來越多，這些檔案文件均以磁盤為載體，在保存和使用過程中都能更為便捷。因此，為了加強電子檔案的系統化管理，促進檔案信息的真實性和實用性，在進行檔案保存工作之前要先進行檔案的精選，找到實用性價值較強的檔案加以科學管理，進而為用戶提供更加便捷的服務。

4 結語

總而言之，新時期的檔案管理過程中，能否科學運用現代的信息技術對檔案管理具有重要的意義。針對現階段存在的問題，企業還要做到具體問題具體分析，積極引進先進的信息技術，更新企業計算機設備，培養與時俱進的信息化人才，建立科學的檔案管理體系，同時能夠轉變人員的思想觀念，了解檔案存儲的意義，體現出檔案資料存在的價值，能夠讓檔案資料更好地服務于社會，通過以上措施，將有效改變企業檔案管理現狀，促進企業在新時期良性發展。

參考文獻

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