信息化條件下企業檔案管理工作的問題與對策

摘 要：計算機技術讓我國各個領域都得到了迅猛的發展，信息化處理是目前各領域的主要處理形式，信息化時代的來臨代表著高效和便捷。檔案管理的問題遇到了很多的挑戰。對于管理問題應該不斷進行創新，加強工作人員的工作質量，提升工作效率主要依靠信息化的管理手段。想要提升檔案管理的效率就應該運用適合企業的管理方式。信息化管理背景下，企業的檔案管理工作出現的問題應該得到及時的解決，提出改進檔案管理工作的方法對于企業發展也是一個重要的舉措。本文將對信息化條件下企業檔案管理工作的問題與對策進行探討。

關鍵詞：信息化背景;企業檔案管理;問題與對策

我國正處在一個飛速的發展的信息化時代，信息技術在全球范圍內都得到了廣泛的應用。這種信息化的處理方式不光對于經濟結構和效率產生較大影響，對于我國的社會文化背景和精神文明也有很重要的意義。信息化條件在一定程度上改變人們的生活工作方法，目前企業生產管理活動中各個領域都廣泛應用了信息技術，在這樣的大趨勢下，企業的檔案管理工作信息化建設是一定要進行的。

1 企業檔案管理建設概述

企業檔案是在企業各項工作中形成的信息案底，管理工作則是要對企業所有檔案進行處理，這種原始的記錄方式可以記錄整個企業的發展過程。企業檔案對于企業的經濟利益和歷史面貌也有重要意義，企業的發展進步是要依賴于原始憑證的，所以企業檔案對于企業的未來發展有很重要的服務作用。企業檔案管理和其他管理工作有很大的不同，這項工作是一項比較基礎的工作，而且隨著現代企業的不斷發展，很多企業建立了適合自己公司發展的制度，企業檔案管理工作的作用大小以及地位層次都隨著企業制度在不斷變化。企業檔案管理工作在信息化背景的影響下，想要更好的為企業生產經營服務就應該轉變管理方式，更好的發揮檔案的基本作用。企業檔案管理對企業的生存發展有著非常重要的作用，所以企業在發展過程中應該給予這項工作一定的重視，從企業的實際情況出發，對企業檔案管理工作存在的問題一定要提出科學合理的解決方式。

2 企業檔案管理在信息化背景下存在的問題概述

信息化背景可以為企業的檔案管理工作變得更高效和便捷，但是也會遇到很多的問題。

第一個問題就目前網絡安全性是比較差的，企業的檔案是比較機密的存在，所以傳統的檔案管理工作可以將實質的檔案進行妥善保管，并且讓專門的管理人員進行監管。但是目前信息化背景下的檔案都是電子形式的，保存起來是很容易出現問題的，企業的網絡如果遭受到了惡意的攻擊，企業的檔案會有一定的危險，這對于企業發展和經濟利益增長都是非常不利的。網絡的風險性很難避免，信息被竊取和盜用是有可能會出現的。網絡分布的廣泛性又比較強，網絡系統本身也比較復雜，這種隱患都讓網絡環境下的信息化檔案承受威脅。網絡化發展以及電子檔案信息對于網絡環境的安全要求是比較更好的，檔案信息安全性問題如果比較突出，網絡系統就有可能會遭受到黑客或者病毒的攻擊。系統被非法攻擊和使用會造成信息數據的泄露和遺失，當前背景下，電子檔案信息被破壞的可能性是非常大的。

第二種就是檔案信息的利用率下降。企業檔案管理人員的觀念和遺失是比較保守的，對于當前形勢的發展是比較不利的。如果不能對檔案的秘密進行正確的處理，檔案信息資源以及開發手段和查閱檔案資料方法不嚴密的話就很容易讓電子檔案遭受惡意篡改。但是如果企業的檔案信息比較難查閱，前臺等服務設施不完善，閱覽環境相對較差的話會很難讓企業工作人員對檔案信息進行利用。企業檔案信息如果利用率不該會讓檔案的開發利用效率變得極低[1]。

第三點就是檔案人才培養不合理的問題，現代企業的發展水平是不一樣的，企業檔案管理隊伍要和現代化的管理要求還有一定的距離，如果缺乏對檔案相關法律知識和業務知識的了解，工作僅僅是收集和整理，檔案的深層開發力度就會不夠。這樣會嚴重影響檔案創新工作的進度。企業檔案管理隊伍也會出現男女比例不平衡以及年齡結構不合理的問題，年齡比較大的工作人員瀕臨退休，對于工作的認真態度是很難保證的。高級職稱的人員較少也比較難以調動工作人員的工作積極性。信息化的背景需要信息技術作為支撐，企業的人員調配不合理就很難讓檔案管理工作和現代化的信息技術進行合作，不利用信息化的現代技術就很難保證檔案管理工作的效率，從而影響企業的發展[2]。人才的供需矛盾也是企業發展的突出問題，市場經濟的基本形式下，高素質的人才是很容易流失的，非專業的人員比較多，檔案管理隊伍素質很難提升[3]。

第四點就是企業領導的檔案管理意識以及對信息化技術應用的意識比較淺薄。檔案管理工作得不到相應的重視就會讓管理工作很難進行。企業持續經營的最大目的就是創造經濟收益，追求最大經濟效益是企業最大的目標[4]。企業檔案工作相比其他工作來說，工作內容是比較基礎的，而且屬于服務型的工作項目，很難直接產生經濟效益。所以檔案工作基本處在企業運轉的邊緣，管理非常松散，這種情況是會直接導致企業檔案工作機構不健全，對于企業未來的發展很難發揮應有的效益。

3 企業檔案管理的基本改革措施

第一個建議就是建立適合企業本身的規章制度，每個企業都有自己不同的特點，所以企業領導應該針對自己企業的發展特點和目標建立相應的制度，這樣才能讓企業檔案管理工作進行的更加順利。對于網絡環境不安全的威脅，企業可以讓檔案管理人員進修一些信息安全技術工作，檔案管理人員一定要增強檔案的安全意識。在進行檔案管理工作的過程中需要嚴謹的對檔案信息進行鑒別，確定檔案的保密程度以及開放范圍。這樣經過嚴格篩選之后的檔案才能對企業員工們進行開放。企業也應該確立監管人員的具體點責任，遵循著檔案管理工作人員對主管下檔案負責的基本原則。檔案信息建設以及應用的各個階段也應該嚴格按照國家的標準和規范去執行，計算機網絡系統的建設使用以及維護管理和涉密信息采集，儲存都有很大的關系。想要保證電子文檔中的檔案信息不被非法訪問和使用，應該對入網訪問進行一定程度的控制，只讓規定范圍內的人員登錄服務器，獲取企業檔案資源，這種情況下還應該采取一些信息保護技術，對網絡安全進行維護。

第二個建議就是轉變企業的管理觀念，對企業的管理方式進行創新，提供更加高效的檔案信息服務。企業的檔案利用需求是有一定規律的，企業檔案信息資源想要轉化為現實生產力為企業制造出相應的經濟利益，就應該大膽利用信息化技術進行管理，這樣才能讓企業檔案信息資源轉換成為可觀的經濟效益或者社會效益。

第三個建議就是應該不斷提升企業檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理人員的工作素質和人才隊伍建設就是新時期內企業檔案工作的基本要義。檔案工作人員一定要有現代化的管理方法，對于信息化技術的應用也盡量線束，學習新的方法新的技能對于企業檔案信息建設是比較有幫助的。檔案管理工作人員的培養也應該投入一定比例的資金，這對于企業來說也是一個不小的挑戰，企業領導應該盡量讓工作人員得到培訓的機會。

4 結束語

企業檔案管理工作對于企業來說是一項比較重要的內容，無論是未來的經濟效益還是社會效益都需要檔案資源進行輔助，企業領導應該重視企業檔案管理工作，檔案管理工作人員也應該讓檔案資源為企業發展貢獻出自己的力量。

參考文獻

[1]劉建華.信息化條件下企業檔案管理工作的問題與對策[J].辦公室業務，2017（7）：60-61.

[2]曹陽.信息化條件下醫科大學檔案管理工作問題與對策[J].蘭臺世界（01）.

[3]劉愛云.建筑企業電子檔案管理存在的問題及對策[J].建材發展導向（下），2017（7）.

[4]劉伶俐.信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策[J].通訊世界，2017（22）：336-337.

作者簡介

覃方圓（1984-），女，壯族，廣西來賓，本科，研究方向：檔案管理。