闡述大數據技術在事業單位檔案管理中的應用

任昀

摘 要：隨著互聯網技術和信息技術的不斷發展，信息管理正迎來大數據時代。事業單位的檔案管理方法也必須與時俱進，對現有的檔案管理方式進行改革，如何把大數據技術應用到檔案管理之中也引起了越來越多的重視。本文將結合現階段事業單位的檔案管理方法深入探討大數據技術的應用情況，并詳細分析其發展前景。

關鍵詞：大數據技術;事業單位;檔案管理

檔案管理在事業單位的日常工作中占有十分重要的地位，隨著信息技術不斷發展，事業單位檔案管理的現有技術已經不能滿足工作需求，落后的檔案管理技術給日常管理工作造成了很多不便，如何把大數據技術更好地應用到事業單位的檔案管理中成為了亟待解決的難題。

1 大數據技術在事業單位檔案管理中的應用現狀

1.1 檔案管理信息化水平較低

目前我國事業單位的檔案管理方法大多還是遵循以往的傳統，并沒有及時引入信息化時代的新技術，在檔案信息的整理和應用上，也沒有全面推行大數據技術。這就導致各個部門之間的信息共享不及時、不充分，很難形成全面一體化的高效管理，檔案管理的資源調配也不能從全局出發，減少資源浪費情況的發生，這樣的檔案管理方法不能適應信息技術的發展，隨著時間的推移將會暴露出越來越多的問題。只有提高檔案管理的水平，才能提高事業單位的工作效率，否則檔案問題將會嚴重阻礙事業單位的發展壯大。大數據技術可以實現高效的信息共享，進行科學的數據分析，更有利于管理者從大局出發來組織資源的調配，在細節上也能增大把控力度[1]。

1.2 檔案管理信息安全性不足

事業單位檔案管理工作最為重要的一個環節就是如何保障檔案信息的安全性，現階段事業單位的檔案管理工作還沒有強有力的安全保障，尤其是信息化時代到來后，計算機數據存儲成為了檔案的主要存儲方式，現如今網絡黑客橫行，給檔案管理的信息安全也造成了極大的威脅。大多數的檔案管理人員也沒有較高的安全防范意識，在日常管理工作中，不注重保護公民的個人隱私，這也在一定程度上提高了檔案管理信息的風險。事業單位的檔案要比普通公民的個人檔案涉及的工作信息更多，其安全性要求也就更高，要想保障檔案信息的安全性，必須提高檔案管理人員的安全意識，同時提高事業單位的信息技術水平，避免計算機系統故障的發生。事業單位的檔案信息一旦被黑客入侵，事業單位的日常工作很難順利進行，員工的個人信息和財產安全都將受到侵犯，檔案信息必須高度保密，這也關系到事業單位的發展和國家的經濟建設[2]。

1.3 檔案管理的人才儲備不足

雖然現階段許多大學都開設了檔案管理的專業課程，但是事業單位對檔案管理專業的人才需求量還是很大的。現階段許多工作人員都沒有過硬的計算機基礎知識，對于大數據技術也沒有充分的了解，這就導致檔案管理的信息化水平很難提高。有很多經濟不發達的地區仍然保留著手工錄入紙質檔案的模式，這也阻礙了不同地區的檔案信息共享。事業單位的檔案管理要擴大人才隊伍的建設，培養一批高素質的信息化人才，保障大數據技術能更全面地應用到事業單位的檔案管理當中。對于檔案的管理工作也要安排專人進行監督，保障檔案管理的安全性和準確率。只有培養出高素質的科學人才，并建立監督管理機制，檔案管理才能跟大數據時代接軌，變得更加高效便捷。

2 大數據技術在事業單位檔案管理中的應用前景

2.1 提高檔案管理信息化水平

現階段事業單位檔案管理的信息化水平亟待提高，必須全面引入大數據技術，對檔案進行電子信息化管理，才能提高檔案的管理效率和資源利用率。傳統的檔案管理模式效率很低，已經不能適應現在互聯網資源的高效運轉節奏，事業單位要全面推進檔案的電子信息化，減少檔案查詢和管理工作所需的時間，從而提高資源利用率。傳統的紙質檔案查詢需要很長的時間，大數據技術引入之后，在網上進行查詢是非常便捷的。大數據技術也能豐富檔案的信息模式，不僅局限于傳統的文字信息，還可以加入聲音和影像，使檔案信息更加豐富立

體[3]。

2.2 提升檔案管理信息安全性

事業單位的檔案管理在未來要著重提升檔案管理的信息安全性。對于傳統的紙質檔案，要進行加密存儲，減少檔案丟失的風險，對于電子化的檔案資料，要加強網絡安全的建設，提高計算機系統的安全性，并組織專業的計算機技術人才來抵擋外部的入侵，這樣才能避免檔案數據丟失。在檔案信息的錄入過程中，也要注重信息的準確性，必須嚴格按照實際情況來進行記錄，如果在前期的信息錄入過程中出現紕漏，將會給后期的日常管理造成很大的麻煩。對于已經記錄成電子檔的紙質文檔，也不能隨意丟棄，要集中統一起來進行整理，保障電子信息的來源追溯，在后期管理過程中如有問題發生，可以及時查找到檔案源頭，對錯誤信息進行修正。事業單位更要提高檔案管理員工的安全意識，無論是紙質檔案的保存還是電子檔案的管理，都要注重公民的個人隱私，嚴禁泄漏檔案的內容。

2.3 擴大檔案管理人才隊伍

事業單位檔案管理水平的提高離不開人才隊伍的建設，大數據技術的普及也需要引入大量的計算機專業人才。隨著信息技術的發展，檔案的管理模式和存儲模式都發生了改變，開始向電子信息化邁進。檔案管理的工作人員也應該提高自身的專業素質，不斷學習新知識，以適應工作崗位的新需求。與此同時要加大力度對現有的工作人員進行專業培訓，提高工作人員的信息安全意識和信息管理水平，從信息錄入到信息查找，都要求工作人員對計算機系統和信息管理軟件有深入的了解。只有不斷提高員工素質，并向社會招納專業型人才，才能保障事業單位檔案管理領域信息技術的推行，從而提高事業單位的工作效率。

3 結語

綜上所述，隨著科學技術的發展進步，事業單位的檔案管理也會向著信息化方向發展，全面推進大數據技術的應用。要想提高事業單位的檔案管理水平，要深入檔案管理的信息化改革，提升檔案信息的安全性，并且加大專業型人才隊伍的建設，在實際管理中，也要注重信息錄入的準確性和資源調配的合理性。

參考文獻

[1]鄧強，馬玉妍.做好新時期事業單位人事檔案管理工作探拓——在發揮大數據優勢的背景下[J].邊疆經濟與文化，2016，11（12）：107-108.

[2]周耀林，朱倩.大數據時代我國數字檔案館的建設與發展[J].信息資源管理學報，2017，10（25）：131-133.

[3]蔣榮蓉.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2016，12（17）：113-114.