探析檔案信息網絡化發展趨勢

摘 要：本文將通過對檔案信息化管理的本質進行介紹，并且闡述檔案信息網絡化發展過程中面臨的主要安全風險，進而提出推動檔案信息網絡化發展的有效策略，以期為有關部門提供可靠參考。

關鍵詞：檔案信息;網絡化發展;計算機;檔案管理

在當前社會步入網絡化時代的大背景下，信息網絡技術已經被廣泛應用于社會的各個領域當中。檔案管理工作如今也逐漸引進了越來越先進的信息網絡技術，這能夠幫助管理人員有效提升日常檔案管理效率，最大限度地保證檔案不會出現流失。所以，有關部門應當對此予以高度重視。

1 檔案信息化管理的本質

所謂檔案管理工作，通常是指把需要保存的數據、信息等重要資料合理地進行儲存[1]。在此項工作中，最為關鍵的一環便是將檔案進行有效分類，從而方便后續的檔案查找以及運用工作。而檔案的信息化管理工作，主要是經由把各類檔案數據、信息資料轉換為數字化的電子檔案，并對其加以控制和操作，且使得儲存檔案的過程實現網絡化操作，從而在對其進行有效、系統地加工后，展開電子檔案的網絡傳輸工作，以便實現對檔案更有效、快捷地進行運用，進而對各類資源進行優化配置，最終使得檔案能夠被有效共享。在此過程中，有關部門可以在原有管理工作的基礎之上，借助先進的計算機技術以及信息技術，最大限度地將檔案自身功能發揮出來，從而全面提升檔案管理工作的整體質量以及效率。

2 檔案信息網絡化發展過程中面臨的安全風險

把檔案數據、信息傳送至網絡環境當中，其整理、錄入、儲存以及分類等各項工作均是借助計算機互聯網系統實現的。因為互聯網自身具有開放性等特點，這使得檔案信息網絡化發展會存在以下幾大安全風險，即：

1）電腦病毒。從本質上來講，電腦病毒也屬于黑客侵襲的主要方式之一，本文將其單獨提出的主要原因，是在大多數狀況下，許多類型的電腦病毒都屬于操作者非主觀代入的。在通常狀況下，大部分電腦病毒都具備一定程度的隱藏手段，在各類電腦插件或者U盤中被操作人員無意識地帶入到檔案管理計算機當中，而在操作人員應用信息化檔案管理系統的時候，電腦病毒便會逐漸發揮效力。與此同時，一部分電腦病毒會被計算機系統默認識別，隨后進入網絡共享平臺當中，進而向其他計算機中擴散、傳播，加之操作系統存在一定安全漏洞，TCP/IP協議也存在一些缺陷，導致計算機自身系統較為脆弱，易受電腦病毒攻擊，最終致使系統癱瘓。

2）錯誤操作。檔案信息管理系統如今已經成為各單位、各企業、各部門經常運用的檔案數據、信息儲存平臺，然而在實際操作過程中，還是需要人為操作的。這就使得一旦電腦硬件配置較差、操作人員電腦使用技術較低，便會出現錯誤操作，使得檔案出現流失。一部分操作人員會在不經意間泄露賬號密碼，也為不法分子的侵入提供了機會[2]。

3）黑客侵襲。在如今全部類型的互聯網安全問題當中，黑客侵襲的危害性、威脅性最大。在通常情況下，網絡黑客會借助一些高科技方式對計算機系統進行非法入侵，并且會處于高度隱身狀態，從而實現對檔案數據、信息展開遠程破壞，進而使其完整性、隱秘性以及原始性受到影響，以便在對互聯網、電腦系統不產生影響的狀態下肆意截取計算機中的重要信息，使得檔案信息遭到泄露甚至被消除。

4）系統缺陷。互聯網自身具備一定程度的開放性，然而檔案信息極度依賴互聯網展開各項操作。一旦電腦主機、路由器或者服務器出現問題，便會致使檔案缺失，進而引發整個系統的癱瘓，其安全隱患極大。

3 推動檔案信息網絡化發展的有效策略

1）提升管理人員意識。信息泄露屬于當前社會信息管理最大的安全隱患之一，一部分檔案管理人員會受到經濟上的誘惑，將自身所處單位、企業的重要信息泄露給競爭對手、違法分子。另一部分檔案管理人員并不具備較高的安全意識，在使用完系統后未將系統關閉便離開電腦，使得其他人員順利進入管理系統，對信息進行截取甚至更改、刪除。隱私對于每一個人都很重要，這就要求有關部門，應當定期組織有關工作人員參加關于法律、單位內部規范等的培訓，不斷強化其工作素養和職業操守，并以法律途徑震懾不法分子。一旦內部出現上述問題，應當對相應責任人員予以嚴厲的處罰，及時將不法分子交由司法部門處理。

2）充分融合傳統管理和信息化管理。有關部門在積極引進先進的信息化管理系統、方法時，不能完全拋棄傳統的檔案信息管理方法，從而將二者有機地結合到一起。在如今，我國的一部分檔案管理部門依舊會沿用傳統的管理方式展開檔案管理工作，甚至個別部門沒有配齊足夠的管理人員，加之一部分管理人員自身的專業能力并不高，并不符合時代發展實際需求。所以，有關部門應當充分考慮到自身的實際狀況，有效融合傳統管理以及信息化管理，進而循序漸進地促使傳統檔案管理過渡到信息化管理的模式。

3）采用數據加密技術。采用數據加密技術，其主要目的便是促使檔案信息庫的破解難度被加大（加密技術越繁復，破解難度就越大）。在管理那些重要的數據檔案時，有關部門應當設置多重加密，從而保證其不會被公開。如今最常用到的加密方式主要是“雙重密鑰”，其一層被用到對檔案進行加密，另一層則被用到對檔案進行解密，這種方式的運用過程中，雙方只有在對密鑰進行互換之后，才能夠將相應數據庫打開，而第三方不能從中截取信息。值得注意的是，如今量子衛星已經發射成功，這使得通訊方面的密碼更加嚴密，這就使得黑客在侵襲過程中極易被發現，隨后相應密碼會馬上失效，將保險機制進行重置。有關部門應當致力于將此技術引用到日常檔案信息管理工作當中。

4）完善系統防毒體系。對于大部分計算機來說，各種殺毒軟件會為其提供一個防火墻，這個防火墻便是檔案管理信息系統最可靠的保障措施之一。操作人員可以借助防火墻對硬件、軟件進行調動，對電腦自身病毒以及各種網絡病毒進行處理。從本質上來看，防火墻屬于網絡以及檔案庫的“守衛”，病毒想要侵入電腦就需要通過防火墻，但是先進的互聯網通信檢測系統可以及時分析抵達防火墻的各種數據信息，使得具備安全性的信息才能通過防火墻，其余的便會被攔截于防火墻之外，進而確保數據檔案不會受損。

5）加強歸檔電子檔案。對于檔案信息來說，其往往會具備類型各異、較為豐富的信息載體，一般包含了傳統紙質版文書類檔案、視頻檔案、圖片檔案以及音頻檔案等。面對類型各異的檔案，有關人員在充分應用互聯網信息技術對其展開處理、管理時，應當對不同檔案采用針對性的檔案管理指標。這就需要檔案管理工作人員按照檔案類型科學制定合適的管理規劃，以便保證電子檔案安全、可靠且完整，進而使檔案的信息化管理水準得以全面提升。

4 結論

總體而言，在全新的網絡信息化時代當中，檔案管理工作在獲得越來越多發展機遇的同時，也將面臨越來越大的壓力。為了進一步緩解檔案管理工作人員的工作壓力，提升其工作質量以及效率，檔案信息網絡化發展已成為必然的趨勢，有關部門應當及時更新相關系統、知識庫、數據庫，確保管理水平得以有效提升。

參考文獻

[1]邱東蓮.信息網絡化時代的檔案管理[J].智庫時代，2019（15）：262-263.

[2]李世芳.淺析信息網絡化時代的檔案管理[J].辦公室業務，2018（13）：67.

作者簡介

康萍（1982-），女，漢族，吉林省四平市人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。