談社區檔案管理工作的對策

金龍

1 社區檔案管理工作存在的主要問題

近年來，各街道根據區檔案局關于加強社區檔案管理工作的意見精神，從實際出發，通過社區建檔、整合檔案資料等方式，積極開展社區檔案工作，取得了一定的成效。但由于受傳統觀念、體制機制、基礎條件等因素的制約和影響，社區檔案工作仍存在許多問題和薄弱環節。

1.1 保管條件差，綜合檔案室硬件設施不齊

無論是新建社區，還是老社區，檔案用房緊張、保管條件差是一個普遍現象。絕大部分社區沒有專用綜合檔案室，未配備必要的設施和購置專業的檔案裝具，落實“八防”措施不到位。有的社區因檔案多、檔案室地方狹小，致使無法實行集中統一管理，只能分散保管在相關科室，遺失、廢棄、霉變、蟲蛀等風險進一步加大。有的社區甚至因缺檔案柜，使許多檔案資料滯留在個人手中。

1.2 意識淡薄，對社區檔案重視不夠

社區檔案是檔案工作的一個新領域，長期以來，相當一部分人員包括領導干部對社區檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、分分撿撿、收集保管的細碎事務，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益和工作政績，只要“守好攤”、不丟失、不泄密、能應付查檔就行了。沒有認識到檔案的重要性，沒有認識到社區檔案是社區建設的重要組成部分，把精力放到了社區建設的其他工作上，輕檔案的思想普遍存在。

1.3 制度不健全，業務建設質量不高

新、老社區還不同程度地存在著管理體制不順暢，社區支委會、居委會、業主委員會、物業管理企業等關系還沒有完全理順等情況。有關方面形成的檔案資料，有的社區居委會還不能整合在一起，實行統一管理。雖說社區涉及的工作較多，但形成的許多材料不能及時歸檔，沒有按歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求去做，各門類的檔案材料收集不全。對收集到的檔案資料，整理不規范，絕大部分社區是以資料形式整理的，門類設置、期限劃分、整理方法、編目編號、裝盒等沒有按標準去辦。有的社區檔案管理松散，資料隨意存放，還是傳統的手工檢索，為群眾提供服務的效率不高。

1.4 力量薄弱，管理人員素質不強

目前，檔案管理人員的配備還不到位，大部分是兼職且更換頻繁，還有少數社區沒有配備專（兼）職檔案員。有的身兼數職，使干部對檔案工作的投入難以保證。有的檔案管理人員是離退休職工，文化素質相對較低，對涉及面廣、專業性較強的檔案工作難以勝任。大部分社區檔案管理人員沒有經過系統的檔案專業知識培訓，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不甚了解，實際操作能力不足。

2 對策及建議

社區檔案是促進社區各項工作科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據，是社區建設中不可缺少的基礎性工作，做好社區檔案工作是縣、街及各社區的重要職責。面對新形勢新要求，做好社區檔案工作，建議應抓好以下幾點：

2.1 充分發揮街道和社區檔案管理人員的骨干作用

指導所轄社區開展檔案工作，是街道檔案管理人員的職能所在。街道檔案管理人員與所轄社區聯系緊密，在做好本街道檔案工作的同時，要充分發揮作用，重視抓好社區檔案工作，要將工作重心下移，切實加大監督指導力度。要通過培育典型、推廣經驗、示范帶動，不斷促進本地區社區檔案工作上水平、上檔次。社區的檔案管理人員是社區檔案工作的具體組織者、實施者，社區檔案管理人員素質的高低，與社區檔案工作水平和質量緊密相關。全區各社區要保持檔案干部的穩定，要關心檔案干部的成長，切實幫助他們解決各種實際問題和后顧之憂，同時要為檔案干部創造良好的工作環境，注重教育培訓，為社區檔案工作的開展奠定堅實的基礎。

2.2 提高認識，切實加強對社區檔案工作的領導

各社區首先要完善檔案工作體制機制，堅持統一領導、集中管理的原則，扎實推進檔案歸檔、整理、保管利用等各項工作。要成立以社區主要負責人為組長的檔案工作領導小組，把檔案工作納入社區工作計劃和議事日程，配齊配足專（兼）職檔案管理人員，建立健全檔案管理各項工作制度，解決好用房、裝具、設施等實際問題，為工作的開展創造必要的條件，使檔案工作與社區各項建設同步協調發展。在業務上，要自覺接受上級的監督指導，積極為檔案干部創造學習、鍛煉、教育培訓的條件，不斷提高檔案干部隊伍素質。

各街道要指定專人分管社區檔案工作，切實把社區檔案工作納入本地區社區發展規劃和年度工作計劃，列入目標考評范圍。要定期聽取社區檔案工作匯報，定期進行督促檢查，及時研究并協調解決工作中的重大問題，為社區檔案工作順利開展提供人、財、物方面的保障。要按照“打造樣板，以點帶面，全面提升”的思路，突出社區檔案規范化、制度化、標準化這個重點來安排推進工作。另外，要積極與市區檔案、民政、綜治、計生、衛生、文體等部門加強溝通，密切合作，形成合力，共同推進社區檔案工作。

2.3 充分發揮區檔案局的指導作用

要積極幫助指導各社區做好檔案工作，主要抓好以下三點：

一是加強檔案業務培訓，努力提高社區檔案管理人員業務素質。從目前情況看，社區檔案工作人員來自不同的崗位，具有不同的文化層次，多數人對檔案業務還不夠了解。檔案局要切實加大對社區檔案人員的教育培訓力度，通過以會代訓、舉辦專題培訓班、現場觀摩、召開現場會等形式，組織學習文件，全面講授檔案管理專業知識，切實提高社區檔案管理人員的業務素質和實際操作能力，為做好社區檔案的收集、整理和歸檔工作打好基礎。

二是抓好檔案目標管理認證工作。在每年有計劃地安排6-8個社區，積極開展檔案工作目標管理認證達標活動，不斷提升我區檔案管理總體水平。

三是搞好日常業務指導。區檔案局要經常深入社區，及時解決檔案管理人員遇到的各種問題。特別是在年度文件材料歸檔檢查時，要精心指導社區檔案管理人員掌握檔案的收集、分類、保管期限的劃分，整理的原則和方法，歸檔的范圍和要求，保管利用的基本要求等。

2.4 切實解決社區檔案用房問題

綜合檔案室是承載檔案的有效載體，是安全保管檔案必備的首要條件。對新建社區，在進行“一部三室三站一場”的建設中，區、街要同時考慮檔案用房問題，要把綜合檔案室納入整體建設規劃之中。在加大政府投入的同時，區級有關職能部門要認真監督房地產開發商嚴格執行相關規定，按要求配置社區各種用房，做到同步設計，同步建造、同步啟用。對老社區，在既無商業開發用地又無空房劃轉的情況下，可通過購買、租賃、置換、改造等辦法，解決檔案用房問題，積極爭取財政及有關方面給予必要的經費補助。