提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

張曉杰

摘 要：提高檔案管理科學化水平是新時期檔案工作的重要課題，是提升國家文化軟實力的需要，也是順應信息化發展趨勢的必然選擇，對于推動檔案管理規范化、制度化、標準化具有重要意義。從實踐的角度，本文圍繞如何提高科學化水平，推動檔案管理實現的具體路徑，并對相應保障體系建設提出了對策建議。

關鍵詞：檔案管理;科學化;路徑選擇

1 對檔案管理科學化水平進行提高的必要性

1.1 對現代信息化要求進行適應必要性

隨著我國社會經濟水平的不斷提高，當前我國已過渡到科學化和現代化的水平，科學信息技術在當前各個領域中應用頻率較高，且較為廣泛。科學技術的進步與發展，給人們的生產及生活帶來的影響是非常明顯的，如今在人們日常生活中，科學信息化處處可見。為了更好的對人們的信息化要求和對高標準的生活質量進行滿足，檔案管理也需跟隨時代發展的步伐，對現代化的科學技術進行借助，并對先進的管理方式進行采用，使檔案管理信息化水平得到提升，進而促進檔案管理朝著科學化方向發展。

1.2 為檔案管理準備良好的條件

由于科學化檔案管理理念的出現，當前大多數檔案管理都對科學發展觀原則進行了遵循，以此使檔案管理更加科學化、規范化[1]。但另一方面，基于當前我國檔案管理的現狀，檔案管理水平并不高，成熟度更無從談起，所以在檔案管理上存在一些缺陷，基于這一情況，要對多種方式和手段進行選用，保證其應用的科學、合理，以進行檔案管理資料的創建，同時管理人員對于檔案經營、管理及系統的運用操作方面要有效掌握，對于管理系統存在的問題和缺陷，及時提出自身獨到見解，并進行優化和改進，使系統運作更加順暢，以此也能使檔案管理科學化程度更高。而檔案管理科學化水平更高，同時也可使管理中出現的某些麻煩得到避免，為檔案管理的健康長遠發展提供保障。

2 目前檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案歸檔不夠齊全

由于近年來科技不斷進步，辦公室自動化程度也不斷提高。計算機、復印機和掃描儀等大量技術產品的普及，大大提高了文書收集和處理的效率。同時，現代辦公設備所形成的檔案材料與傳統檔案方式所形成的檔案材料之間也存在著沖突。目前單位檔案管理存在兩種傾向：一是部分單位的檔案只存在于電腦和光盤中，無法以印刷文字材料保存，因此難以實現長期保存。二是部分單位只儲存文字資料，不儲存光盤，不利于保管重要檔案。

2.2 文書工作和檔案管理工作相互脫節

文書工作是文書管理工作實施的基礎，而文書管理工作是文書工作的延伸，兩者之間有著密不可分的關系。然而，在實際工作中，文書工作和檔案工作往往是分開和管理的。從某種意義上說，這增加了文書工作和檔案管理之間的距離。由于文秘人員的檔案意識普遍薄弱，檔案工作者很少涉及文書工作，兩者在趨同過程中往往存在脫節。目前，部分單位公文的格式和處理方法仍有不少不規范之處。例如，文書的紙張格式不一致，文書的使用不合理，程序不規范，編號不準確。有些單位有更多的部門由文書組成。各部門的文書人員無法正確理解存檔的重要性。不愿將組織良好的檔案置于檔案部門的統一管理之下，也導致了一些檔案的缺乏。

2.3 檔案管理人員的整體素質不高

人是檔案管理的主觀因素。檔案的質量取決于檔案工作人員的質量。該股的一些檔案管理人員沒有接受過專業檔案方面的培訓。他們對檔案的分類和歸檔沒有足夠的了解，也沒有任何重要的資料。雖然檔案管理部門的一部分人員有資格擔任這一職位，但很少參加相關的檔案繼續教育和培訓，也無法及時更新自己的知識結構和檔案管理水平，特別是隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展。利用計算機實現文書管理是一個必然的趨勢，但一直未能正確掌握計算機技術。有些檔案人員缺乏檔案意識或檔案管理知識，導致文書的歸檔不符合規定和方法。檔案保管期限的劃分甚至出現混亂，或者檔案的收集工作尚未完成。

3 提高檔案管理科學化水平的路徑

3.1 完善檔案管理機制

檔案管理工作屬于一種公共服務工作，要想提高科學化管理水平，促進企事業單位實現可持續發展，就需要在原有的檔案管理基礎上滲透科學化、信息化的管理理念，在原有基礎上進行查漏補缺，進一步完善檔案管理機制，設立專門的監管人員，定期對檔案管理人員的工作進行審查，從而有效的提高檔案管理工作的質量和效率。同時，建立健全的考核制度，激發管理人員的積極主動性，調動管理人員的工作熱情，全身心的投入到工作之中，更好的推動企事業單位的發展。

3.2 加強檔案管理科學化水平專業人才的建設

隨著當前檔案管理工作愈發的多樣化和復雜化，科學化檔案管理勢在必行。其中，檔案管理人員的能力水平直接決定著檔案管理科學化水平，因此，在當前科學技術日新月異的背景下，要加強對檔案管理人員的培訓工作，采取科學有效的辦法，在檔案管理人員進行系統的培訓，通過開展各種研討和開發工作，加強相互之間的交流，提高認識，進而強化管理水平。一方面要加強對檔案管理人員信息技術水平的提升，定期組織檔案管理人員進行學習，使其熟練地掌握軟硬件設施的操作和維護;另一方面也要加強對檔案管理人員職業道德的培養，及時的更新管理理念，提高檔案管理人員的責任感，從而在工作中能做到認真、負責和具有耐心，并防止出現違反原則的問題。同時，設置一些激勵的手段，獎勵優秀的管理人員，激發他們的工作熱情，提高日常的工作效率。另外檔案管理人員自身要樹立正確的工作觀念，要意識到檔案的管理工作對于企事業的發展和員工的利益都是重要的保障手段。

3.3 加快檔案管理信息化建設進程

要想實現檔案管理科學化水平的提升，檔案信息化、數字化建設已經成為當前發展的必然趨勢。長期以來檔案工作都是利用紙張作為載體，很容易因為存放環境和個人因素的影響出現各種問題，并且不利于查閱，嚴重影響了工作效率。因此，在當前信息化時代背景下，要建立完善的檔案數據庫，完善信息檢索能力，確保紙質檔案與電子檔案的一致性，在進行電子檔案錄入時，要求工作人員必須做到細心、負責，對錄入的電子檔案進行檢驗，以避免出現檔案有誤的情況，為今后的工作減少不必要的麻煩。

3.4 建立檔案管理的配套措施

在檔案管理工作中，要加強對檔案的保管，從內容到形式上保證檔案的安全，對此，要建立檔案管理的配套措施。要將科學發展理念貫徹和落實到檔案管理中，增強服務意識，處理好信息公開與信息安全的關系，進而維護人民的個法權益，維持社會的和諧穩定。例如：大學生畢業后要做好畢業生、學校和用人單位三方面的協調工作，在檔案信息傳遞過程中規范化操作流程，確保畢業生檔案在流動過程中不會出現偏差。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作具有十分重要的意義，對此，我們要高度重視，對傳統的管理模式積極的進行改革和創新，健全檔案管理機制，加快信息進程的建設，從而提高檔案管理科學化水平，提高檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]李繼玉.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].農家參謀，2018（23）：254.

[2]李建華.淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].蘭臺內外，2018（06）：65-66.