紙質檔案管理體制機制的現存問題

鄭然

摘 要：現如今是信息時代，信息技術非常普及，被廣泛應用在各行各業，給人們的工作生活帶來了便捷。檔案是企事業單位記錄歷史的重要憑證，新時期的檔案管理很多都用上了電子檔案，然而也無法取代紙質檔案，在企事業單位中紙質檔案管理依舊存在一些問題，并嚴重影響到檔案管理工作順利開展，本篇論文主要講了現階段紙質檔案管理體制機制現存的一些問題。

關鍵詞：紙質檔案;管理體制;問題

檔案在我國很早就出現了，檔案的叫法也有很多種，檔案主要用來記錄歷史事件的重要憑證，主要是紙質檔案。紙質檔案的保護是非常重要的。現今我國社會經濟體制在高速運轉，生產力水平大幅提高，電子檔案有著方便、快捷等特點，在許多單位檔案管理中已經逐漸盛行。然而，目前我國檔案類型還是紙質為主，并短期內很難改變，所以，為了提高檔案管理水平，紙質檔案管理體制需要不斷完善才行。

1 紙質檔案管理的重要性

隨著經濟水平的提高，我國經濟產業結構不斷優化調整，極大提升了我國綜合國力，檔案管理的難度也在逐步提高。檔案主要記錄了各個企事業單位的重要歷史事項，檔案內容比較機密，所涉及的范圍比較廣泛。就目前而言，我國人們的生產與生活日益復雜，趨于多元化發展，檔案覆蓋面朝著多元化與復雜化發展。做好檔案管理工作，可以確保檔案信息記錄的準確無誤，是一名檔案管理工作人員想要達到的目標。如果檔案管理工作人員在工作中出現了失誤，很容易造成檔案信息損壞，或者丟失檔案，進而造成單位機密外泄，嚴重損害單位利益。我國企事業單位就目前而言大多數還是使用的是紙質檔案，紙質檔案的覆蓋面還是比較廣泛的。信息時代，無紙化概念的提出，電子檔案管理成本較低，比較方便、快捷，逐漸盛行，然而，我國各個地區經濟發展有較大差異，電子檔案前期投入較高，并對管理者水平有著較高要求，普及起來還有一定困難。再加上電子檔案技術還不是很完善，許多地區還處于試用階段，其綜合性能還有待提高。雖說單子檔案對紙質檔案造成了一定影響，但是，紙質檔案起步非常早，管理經驗比較豐富，技術比較全面，作為主流形式短期內是無法取代的。我國各級政府部門在簽發命令，簽署文件時必須使用的是紙質檔案，都是以紙質檔案留存的，就目前而言紙質檔案是難以取代的。紙質檔案是記錄事項的原始憑證，有著唯一性，權威性與真實性等特點，唯一性主要是體現在不能篡改，也是不能復制的。其憑證價值與歷史價值相當高，這點與電子檔案有著較大區別，紙質檔案更加真實、權威。紙質檔案的管理有著較高要求，那些年代久遠的紙質檔案，要是缺乏科學合理的管理，一定會有不同程度的損壞，甚至會造成無法挽回的后果，因此，紙質檔案管理是非常必要的，也是很重要的。

2 目前我國紙質檔案管理體制機制現存的一些問題

紙質檔案管理過程中，要是隨便哪個環節出現問題，都會影響到檔案的完整性。隨著檔案內容的日益復雜，紙質檔案管理工作越發難了，部分紙質檔案內容比較多，時間跨度比較長，在對其的保存過程，對檔案管理者的要求就會比較高，此外，紙質檔案的材質與查閱也會影響到檔案內容，紙質檔案管理體制機制現存的一些問題主要有下面幾種：

2.1 紙質檔案管理者的管理意識較差

就目前而言，我國紙質檔案管理人員的管理意思是較差，通常紙質檔案管理流程主要是，收集整理檔案材料、檔案資料的除塵與除蟲、檔案資料的入庫歸檔、日常檔案管理。然而，能夠嚴格按照規范流程來管理紙質檔案的企事業單位非常少。國家規定的檔案管理規章制度中強調了要監控檔案室中的溫濕度，主要原因是檔案室里面的溫度與濕度會直接影響到紙質檔案保管，要是濕度超了紙質資料很容易出現霉菌，溫度也很容易使得紙質檔案出現病蟲害，究其原因是紙質材料本來就容易滋生霉菌，要是檔案室中空氣當中要有水分，非常容易出現各種霉菌，霉菌在濕潤的環境中增長速度就會很快，短時間內就會侵蝕到紙質的檔案資料，霉菌在吸收營養的同時，會分泌有機酸，當紙質材料含酸，老化速度就會加快。在檔案室中通常都應該配備溫濕度器來系統調節檔案室中的溫濕度，然而，能夠嚴格按照規定來調節檔案室中溫濕度變化的檔案管理人員較少。還有一些單位，檔案借閱不記錄，或者記錄混亂，這樣都會影響到紙質檔案的管理。

2.2 紙質檔案的借閱存在的問題

檔案常常有需要的人借閱，紙質檔案的影響因素主要是人為因素，在借閱的過程中不注意保護很容易就破壞到紙質檔案資料，部分檔案的借閱人員缺乏檔案保護意識，在閱讀檔案資料時，沒有查看桌面是不是干凈，翻閱時也不珍惜，隨意翻閱，沒想到要保護檔案資料，也不在乎檔案資料是否損壞。在翻閱紙質檔案資料時存在不小心損傷檔案資料，在不經意間，由于各種原因損傷到檔案資料，如，墨水、煙頭、茶水、咖啡等。還存在不流域檔案資料的借閱時間，這些都會容易損壞到紙質檔案資料。還有是在使用紙質檔案資料進行復印時，對檔案資料也會造成損傷，究其原因，注意是在復印檔案的過程中存在不安定因素，這樣會導致紙質資料中的文字受到損傷，油墨逐漸脫落，久而久之紙質檔案資料上的字跡逐漸模糊不清，進而間接對紙質檔案資料造成損傷。在儲存紙質檔案資料時，包裝文件的膠片與紙質資料在壓力的作用下壓實，久而久之，會導致膠片產生靜電，進而導致紙質資料上的字跡越加模糊，直至完全消失。這些都會影響到紙質檔案資料的管理。

2.3 突發事件

各個單位檔案室的條件會存在一定差別，有些單位檔案室的位置比較偏僻，房子比較破舊，長時間沒有維護，檔案室內條件非常差。還有的檔案室位于山區，很容易受到自然災害的威脅，如，泥石流、山體滑坡、地震等等，而大多數存在這種情況的檔案實，單位普遍都不重視，也沒有制定應急預警方案，就算有也很少演練，真發生災害時也常常無從下手。

3 解決紙質檔案管理現存的一些措施

3.1 提高紙質檔案管理意識，明確檔案職責

紙質檔案管理人員要提高管理意識，明確自身的管理職責，認真做好自己的職責。要經常整理檔案時，保證檔案室干凈、整潔，要控制好檔案室的溫濕度，要確保檔案室溫濕度在規定范圍內。檔案管理者要負責提醒檔案資料的借閱者在翻閱檔案資料時，要盡量帶上手套，翻閱要小心注意，不要將某些污漬弄到資料上。借閱規則要明確落實，懲治條例要向借閱者講清楚。重要檔案資料要提前復印一套，在借閱時、或復印時，用復印件就行了，避免損壞到檔案原件。

3.2 制定完善應急處理方案，預防突發事件

各個單位紙質檔案管理部門來說，紙質檔案比起電子檔案，具備唯一性特征，尤其是那些比較重要的原始資料，可以說是無法替代的，也無法復制的。因此，在檔案管理過程中那些突發事件，單位相關部門要提前根據單位實際情況制定出相應的應急處理方案，并落實到位，在日常要加強相關內容的演練，以防在發生突發事件時，能夠及時處理，確保紙質檔案資料完整。

4 結束語

總之，檔案記錄了單位里的歷史事件，便于需要的人借閱，有些檔案資料是具有一定法律效力的。紙質檔案就目前來說依舊是主流形式，其管理體制機制還現存一些問題，會使得檔案資料遭到不同程度的損傷。紙質檔案資源有著唯一性、權威性等特征，其管理一定要重視起來，要能夠提高檔案管理人員的管理意識，明確檔案職責;制度完善應急處理預案，預防突發事件。進而盡量降低紙質檔案資料的損傷，確保檔案完整。

參考文獻

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