探討醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化措施

王艷

摘 要：本文從人事檔案管理意識(shí)缺乏、人事檔案管理方法落后以及人事檔案管理機(jī)制不完善三個(gè)方面入手，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題展開分析。在此基礎(chǔ)上，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化措施提出具體建議，希望可以為相關(guān)管理工作的開展提供參考，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理水平的進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)其作用價(jià)值最大化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;規(guī)范化

醫(yī)院人事檔案管理主要包括對(duì)職工成長(zhǎng)經(jīng)歷、個(gè)人學(xué)歷、工作業(yè)績(jī)以及相職稱評(píng)定等一系列信息的記錄與管理，直接關(guān)系到醫(yī)院人才培養(yǎng)與開發(fā)。近年來(lái)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度不斷加快的背景下，醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，對(duì)于高素質(zhì)人才方面的需求量隨之增加，推動(dòng)人事檔案管理規(guī)范化與科學(xué)化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，同時(shí)人事管理質(zhì)量與效率，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著直接的關(guān)系。但是從實(shí)際情況分析，醫(yī)院人事檔案管理普遍在以下問(wèn)題：

第一，人事檔案管理意識(shí)缺乏。主要表現(xiàn)在過(guò)度重視醫(yī)療技術(shù)水平的創(chuàng)新以及醫(yī)療質(zhì)量的提升，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理等其它工作產(chǎn)生了忽視，從而使得人事檔案管理中的作用價(jià)值難以發(fā)揮出來(lái)。與此同時(shí)，醫(yī)院管理人員對(duì)于人事檔案管理工作缺乏足夠的了解，缺乏行之有效的管理方案，在諸多因素的影響下，使得檔案管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真、管理工作不夠到位等相關(guān)問(wèn)題屢屢出現(xiàn)[1]。

第二，人事檔案管理方法落后。醫(yī)院人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，同時(shí)工作具有一定的重復(fù)性特征，因此在一定程度上增加了管理失誤問(wèn)題的發(fā)生率。在傳統(tǒng)的管理模式下，大部分工作均是由人力完成。雖然在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛普及的情況下，在醫(yī)院人事檔案管理工作中也得到了部分的應(yīng)用。但是在很多地方，信息化管理技術(shù)的應(yīng)用還存在較大的限制。

第三，人事檔案管理機(jī)制不完善。這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在缺乏與之相對(duì)應(yīng)的管理制度等方面，同時(shí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，從而在很大程度上使得人事檔案管理人員，在開展檔案管理期間表現(xiàn)出較低的工作積極性，整體工作熱情相對(duì)缺乏。比如：在檔案信息收集方面缺乏主動(dòng)性，不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行完善。缺乏對(duì)檔案的正確利用，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，檔案的信息得不到充分的利用，進(jìn)而難以真正體現(xiàn)出檔案管理工作的實(shí)際意義。

2 醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化措施

2.1 加大對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度

在醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中，管理人員自身的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，對(duì)于管理質(zhì)量與管理效率有著直接的影響。對(duì)此，想要推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，需要加大對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度。比如：加大對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)考核力度，確保管理人員的專業(yè)能力可以達(dá)到工作要求。在日常管理工作中，除了完成基本的檔案資料歸檔與整理工作外，還應(yīng)該定期組織醫(yī)院人事檔案管理人員參加管理技術(shù)的學(xué)習(xí)活動(dòng)，促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)水平以及檔案專業(yè)軟件操作技術(shù)應(yīng)用水平的進(jìn)一步提升[2]。

另一方面，對(duì)于部分非檔案管理專業(yè)的人員，要求結(jié)合實(shí)際制定針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃，以此來(lái)保證自身的工作能力可以達(dá)到崗位要求。同時(shí)，在做好專業(yè)性培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該注重對(duì)管理人員職業(yè)道德水平的培養(yǎng)。必要時(shí)，還可以通過(guò)配合實(shí)施競(jìng)爭(zhēng)上崗或者調(diào)整薪酬水平等方式，最大程度上激發(fā)出管理人員的工作積極性。充分發(fā)揮他們的潛能，也確保人事檔案規(guī)范化管理水平的提升。

2.2 積極創(chuàng)新人事檔案管理模式

結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理實(shí)際情況，可以發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在諸多弊端。與此同時(shí)，考慮到醫(yī)院人事檔案信息數(shù)量大，內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，為了更好的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行積極創(chuàng)新十分關(guān)鍵。比如：結(jié)合管理實(shí)際，建設(shè)相應(yīng)的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，這樣不僅可以方便管理人員在線搜索、查詢以及變更數(shù)據(jù)信息，同時(shí)在實(shí)現(xiàn)資源的共享化等方面，也發(fā)揮著積極的作用價(jià)值。

近年來(lái)，隨著我國(guó)新一輪醫(yī)療體制改革的持續(xù)深入，在醫(yī)院人事檔案管理中全面落實(shí)動(dòng)態(tài)化管理方案，有利于確保信息資料的真實(shí)性與全面性。期間，需要綜合考慮醫(yī)療改革的新動(dòng)向，對(duì)現(xiàn)有的醫(yī)療管理資源進(jìn)行充分的整合與利用。盡快購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，并應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，促使基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷完善，從而為醫(yī)院人事檔案管理工作的高效開展奠定基礎(chǔ)。

2.3 建立健全人事檔案管理制度

針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中存在的人事檔案管理機(jī)制不完善這一問(wèn)題，可以從建立健全人事檔案管理制度這一方面入手，對(duì)其進(jìn)行解決。在具體的工作中，想要最大程度上優(yōu)化和完善醫(yī)院人事檔案管理制度，首選應(yīng)該明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，要求管理人員切實(shí)保證自身崗位工作的規(guī)范化。比如：對(duì)于需要?dú)w檔的相關(guān)資料，應(yīng)該注重資料本身的完整性與真實(shí)性，檢查資料內(nèi)容中印章與書寫字跡是否清晰，在完成人事檔案材料登記簿的建立過(guò)程中，需要反復(fù)確定檔案審查依據(jù)。其次，要求醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該以現(xiàn)行法律法規(guī)為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際管理現(xiàn)狀，制定針對(duì)性的人事檔案管理制度。具體內(nèi)容主要涉及：檔案管理人員職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)部門監(jiān)管職責(zé)、人事檔案入檔規(guī)范條例、查看借閱保密制度和檔案銷毀制度等等。最后，對(duì)于存在玩忽職守或者審查監(jiān)管松散的情況，需要予以嚴(yán)厲的處罰和警告，確保醫(yī)院人事檔案管理工作的公正性與公平性，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤、虛假信息。

2.4 加快人事檔案管理信息化建設(shè)

在醫(yī)療衛(wèi)生體制不斷改革的背景下，醫(yī)院之間的人才流動(dòng)逐漸頻繁，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理模式與管理方式，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化管理工作的要求，如果仍舊沿用以往的人事檔案管理方式，對(duì)于不僅會(huì)降低人事檔案管理工作效率，同時(shí)容易對(duì)人才流動(dòng)帶來(lái)不利影響。這種情況下，結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)管理模式實(shí)施優(yōu)化，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)手段，在加快人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，使得醫(yī)院人事檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)更加高效、高質(zhì)量的歸類與管理，體現(xiàn)其作用價(jià)值。

在具體的信息化建設(shè)過(guò)程中，要求綜合考慮醫(yī)院各個(gè)科室與管理部門實(shí)際情況。借助先進(jìn)的技術(shù)手段，不僅可以解決手工操作中遇到的問(wèn)題，同時(shí)在盡可能減少審查時(shí)間以及減低管理差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)等方面，同樣發(fā)揮著積極的作用。針對(duì)信息化建設(shè)可以出現(xiàn)的信息安全問(wèn)題，在借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)時(shí)，要求合理設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。

3 總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理對(duì)于醫(yī)院職工管理以及人才培養(yǎng)，均起到關(guān)鍵性的作用價(jià)值。為了更好的適應(yīng)行業(yè)發(fā)展要求，從加大對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度、積極創(chuàng)新人事檔案管理模式以及建立健全人事檔案管理制度幾方面著手，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化，對(duì)于保證醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展意義重大。

參考文獻(xiàn)

[1]吳言，吳昊.談?wù)勅绾渭訌?qiáng)醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（14）：152.

[2]黃淑丹.醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決策略[A].2015：1.