淺談學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理問題與對策

摘 要：隨著信息時(shí)代日新月異的快速發(fā)展，學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的管理也必須得跟上時(shí)代的步伐順應(yīng)社會(huì)需要。針對現(xiàn)階段學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的突出問題，要找到符合學(xué)校實(shí)際的解決對策，進(jìn)而完善學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理制度，加強(qiáng)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理使用，對學(xué)校的各項(xiàng)工作發(fā)展規(guī)劃具有很重要的推進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：學(xué)校財(cái)務(wù)檔案;管理;問題;對策

學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作是對學(xué)校財(cái)務(wù)狀況提供準(zhǔn)確、全面、有效的檔案立卷和歸檔保存?zhèn)溆靡员阏{(diào)閱服務(wù)。學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理是學(xué)校檔案管理的一個(gè)重要組成部分。學(xué)校財(cái)務(wù)檔案不僅能夠記錄學(xué)校的一些重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，還能夠反映出學(xué)校的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況，是一項(xiàng)非常重要的需要完善保管的永久性歷史材料。準(zhǔn)確而又完整的財(cái)務(wù)檔案是學(xué)校制定各項(xiàng)計(jì)劃、政策的依據(jù)。學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的管理也關(guān)系著國家的經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)安全，因此，每個(gè)學(xué)校必須做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)用價(jià)值。隨著社會(huì)發(fā)展學(xué)校改革的不斷深入，急需人才的大力引進(jìn)，學(xué)校各項(xiàng)教研經(jīng)費(fèi)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的迅速增加，財(cái)務(wù)檔案數(shù)量也迅猛遞增。如何做好信息社會(huì)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作，解決工作中存在的突出問題，是學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作者值得探討的重大任務(wù)，下面我就學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理中普遍存在的問題及對策淺談如下。

1 各類學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理中普遍存在的問題

隨著學(xué)校體制改革步伐的加快及進(jìn)一步深化，使得學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理遇到了各種各樣前所未有的困難和問題。財(cái)務(wù)工作者必須認(rèn)真查找財(cái)務(wù)檔案管理過程中存在的問題，準(zhǔn)確記錄財(cái)務(wù)流程，通過精細(xì)化地開展財(cái)務(wù)檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)校的順利發(fā)展。

1）當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)識觀念相對滯后。在學(xué)校，財(cái)務(wù)檔案的管理是一項(xiàng)極具技術(shù)性、政策性以及專業(yè)性的工作，對于管理人員的財(cái)務(wù)能力與綜合素質(zhì)提出嚴(yán)格要求。因此，就要求檔案管理人員具備良好的政治素養(yǎng)，在工作上精益求精、敬業(yè)愛崗的精神。同時(shí)，檔案管理者還需要具備一定的會(huì)計(jì)知識，對于檔案管理方面的知識有一定了解，并且還能夠靈活運(yùn)用各種信息化技術(shù)及管理工具。

2）學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理制度不夠完善。目前，不少學(xué)校在管理財(cái)務(wù)檔案時(shí)缺乏必要的專職性與專業(yè)性，通常是由財(cái)務(wù)人員兼管，有些學(xué)校甚至安排出納員管理財(cái)務(wù)檔案，這顯然違背了檔案管理規(guī)定。有些學(xué)校為了方便財(cái)務(wù)部門隨時(shí)查閱檔案，經(jīng)常不按時(shí)上繳會(huì)計(jì)檔案，這一行為對檔案管理工作造成極大影響。

2 加強(qiáng)和改善學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的對策

以上總結(jié)的學(xué)校財(cái)務(wù)檔案問題與現(xiàn)象在教育系統(tǒng)中普遍存在，本人粗淺地認(rèn)為在加強(qiáng)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的管理工作中可采取的對策有以下幾點(diǎn)：

1）完善學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理制度。對于每個(gè)學(xué)校，都應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況，構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)管理制度，并制定合理的管理規(guī)劃，同時(shí)，在學(xué)校檔案管理的總體工作中納入學(xué)校固定資產(chǎn)預(yù)算分析、職工所得稅申報(bào)等方面的財(cái)務(wù)檔案管理工作，促使財(cái)務(wù)檔案管理工作更加求真務(wù)實(shí)。

2）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，提高學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理工作列入重要的議事日程，圍繞中心工作常抓不懈，并且納入學(xué)校總體發(fā)展規(guī)劃;分管領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常指導(dǎo)關(guān)心檔案管理工作，積極協(xié)調(diào)解決工作中遇到的人、財(cái)、物等問題，并且在檔案工作人員的配備、檔案設(shè)施的改善等方面，始終要優(yōu)先考慮。在信息社會(huì)的新形勢下，信息技術(shù)正在迅猛發(fā)展，不斷涌現(xiàn)新的科學(xué)技術(shù)，這就需要及時(shí)提升檔案管理者的工作能力。例如，可以定期組織輪訓(xùn)學(xué)習(xí)，與兄弟院校加強(qiáng)工作交流等，通過多種方式提升檔案管理者的綜合素質(zhì)。

3 規(guī)范學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)

1）學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的歸檔應(yīng)要求明確，立卷準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)檔案收集的范圍不僅包括傳統(tǒng)概念上的賬簿等記錄一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的史料和證據(jù)，還包括電算化財(cái)務(wù)檔案等。

2）學(xué)校財(cái)務(wù)檔案要裝訂及時(shí)，歸檔有序，明確編號。在月底使用打印機(jī)將會(huì)計(jì)系統(tǒng)當(dāng)月產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印并整理，將原始憑證之上的標(biāo)簽等全部清理，然后訂成冊本。定期復(fù)制系統(tǒng)存儲的檔案數(shù)據(jù)，刻錄到光盤進(jìn)行存儲和簽字，做到實(shí)物保管。

3）學(xué)校財(cái)務(wù)檔案要安全妥善保管，手續(xù)齊全。在學(xué)校，檔案部門與財(cái)務(wù)部門必須密切配合，共同做好檔案的保管工作。對此，就需要從三個(gè)方面入手：第一，必須由專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理財(cái)務(wù)檔案;第二，為了使管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，學(xué)校必須設(shè)立檔案庫房和擺放設(shè)施，用于存儲和擺放財(cái)務(wù)檔案，另外要做好防蟲、防鼠、防光等“八防”安全措施;第三，必須將紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一歸檔，利用計(jì)算機(jī)將會(huì)計(jì)信息刻錄成光盤，做好數(shù)據(jù)備份工作，將其放在不同地方進(jìn)行保管，根據(jù)會(huì)計(jì)年度進(jìn)行歸檔管理。

總而言之，在學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，必須能夠清楚認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展各方面的重要性和必要性，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)、科學(xué)規(guī)范管理，充分發(fā)揮管理者的主觀能動(dòng)性，積極創(chuàng)新財(cái)務(wù)檔案管理工作的思路與方法，從而使得學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息的準(zhǔn)確詳實(shí)，具備較高的價(jià)值，為學(xué)校的各項(xiàng)工作順利開展起到推波助瀾保駕護(hù)航的作用。

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作者簡介

陸惠萍（1967-），女，中級職稱，研究方向：檔案管理。