加強辦公室檔案管理的創新思路

張淑慧

摘 要：在我國的企業和事業單位中，檔案管理工作一直是重點，因為檔案具有文字、聲音、圖像的載體的價值，也是記載企事業信息的單元。在信息技術高速發展的時代，傳統檔案管理辦法已經不能滿足工作需求，因此我們必須將檔案信息化管理提到日程上來，以電腦技術為支持，構建全國統一的信息管理平臺，希望能以此提高各單位的工作效率和準確率，支持單位發展。筆者首先介紹了檔案管理信息化的概念，繼而給出了工作的創新辦法，希望能對檔案信息化管理發展作出自己的一點貢獻。

關鍵詞：信息時代;辦公室檔案管理;創新研究

隨著社會的不斷進步，企業和事業單位的檔案管理利用工作也應當與時俱進，在保證辦公室日常管理工作順利完成的同時，還應當提出更科學的改進措施，改變原有的檔案管理手段，不斷提高檔案管理利用的質量水平，以便更加適應社會和時代發展的要求。本文主要分析了企業和事業單位辦公室檔案日常管理的基本內容，以及為進一步促進檔案管理的工作效率而提出了一些相關的改進措施，以此來推動企業和事業單位管理工作的質量水平。

1 檔案管理信息化的特點

檔案管理信息化有三個主要特點：

1）它的工作步驟一定要遵守由上級部門和國家機構建立的法律法規和各項條例。2）檔案管理信息化的工作內容主要是將傳統方式記載的文件存檔轉化成電子版的文件檔案，信息化時代，其明顯的特點就是各個政府機構、學校和企業的實物存檔變成電子版檔案。3）檔案管理信息化比傳統檔案管理模式更具強大優勢，易于保存和調用，使工作更方便。

2 信息化時代檔案管理創新的對策

2.1 調整檔案收集方法，改善檔案收集途徑

在檔案社會化管理的收集環節中，以往收集范圍、收集渠道、收集要求與收集補充制度的規定都適用于現在的社會化管理模式，但在收集方式和收集重點上可以適當加以調整，彌補傳統檔案收集的不足。由于計算機、網絡等相關技術的運用，輔之以相應的輸入輸出設備，可以實現檔案由實態到虛擬的轉變，使邏輯收集即信息收集成為可能。

2.2 完善辦公室檔案管理機制

科學的規章制度是高效工作的基礎與前提，鑒于目前我國機關企業和事業單位中存在的影響辦公室檔案管理效率的因素，建立起一套科學有效的辦公室檔案管理機制是非常必要的。新時期，機制建立必須要突出體現時代性和創新性，不能僅僅復制以往的成熟經驗和既有體制，更加不能單純模仿舊有經驗。新時期構建全新的辦公室檔案管理機制，必須要結合新時期的新特點和新要求，與實際工作緊密結合，最終目的就是要滿足實際工作要求，為事業發展作出貢獻。建立的規章制度，要科學合理、準確細致、可操作性高、靈活程度高，要堅決杜絕形式主義的滋生泛濫，拒絕讓規章制度流于形式，確保檔案管理工作的科學合理。同時，要重視辦公室檔案的電子化管理，盡量做到無紙化辦公與管理，構建機關企業和事業單位檔案數據庫，優化管理流程，堅決執行工作要求，建立起有效的應急體制，確保在非常情況發生之時，能夠在短時間內讓檔案管理工作回歸正軌。為了完成這一目的，檔案的電子化和網絡化管理是必不可少的。

2.3 隊伍建設

企業和事業單位檔案管理工作內容多、任務重，是一項技術性極強的任務。那么想要承擔這樣艱巨的工作任務，企業和事業單位就要不斷強化管理人員的專業技能。一方面，在人員分配環節中，堅持選用檔案管理知識豐富的員工，并在工作中實施績效考核，利用責任劃分原則，確定工作性質和工作流程，強化管理人員的工作意識。對于能力優秀的管理人員進行物質獎勵，對于能力不足的員工及時進行培訓。另一方面，在管理人員的培訓上，企業和事業單位要根據考核情況，建立培訓計劃，定期安排專業的技能培訓，無論是管理技能還是信息技術的掌握，都要進行合理的培訓安排。尤其在管理人員的信息技術水平提升上，通過現代化的信息技術設備的引進和專業的技術指導，強化員工的電子信息技術掌握能力，讓每一個管理人員都能熟練地操作信息管理系統，實現電子信息化管理的全面落實。

2.4 優化檔案的管理體系以及流程

企業和事業單位要想合理并且有效地提高檔案管理工作，就要加強企業和事業單位辦公室檔案管理標準化的流程。目前各地區的企業和事業單位辦公室檔案管理標準不一致，隨意性非常大，對于企業和事業單位辦公室檔案管理工作極其不利。因此需要對企業和事業單位辦公室檔案管理進行規范化，實現區域之間的統一標準。企業單位要加強檔案管理者的工作態度和水平，真正按照公司制定的管理制度進行自我約束，以良好的工作態度開展工作，才能不斷提高工作質量。例如，根據文件的分類，可以通過不同的方法進行合理的歸屬。日期、文件類別、文件的重要性會不斷歸屬，這種文件管理系統比較完善，提高工作效率，會給企業和事業單位的發展帶來幫助。但事業單位要根據自身的實際情況制定相應的文件管理制度，不斷加強員工間的培訓，對每個人有效地實行管理，不僅可以規范事業單位辦公室檔案的管理制度，還有利于各企業和事業單位的共享工作。

2.5 資源開發

伴隨著信息技術的不斷滲透，企業和事業單位工作開始進入信息化時代。而信息化時代的到來也意味著傳統的人工信息錄入、資料保存、信息查找已成為歷史。電子信息平臺的建立和使用成為當代檔案管理的主旋律。首先，在管理設備的應用上，企業和事業單位要在意識上明確檔案管理工作的重要性，積極引入先進的檔案管理設備和管理技術，建立數字化檔案管理系統。通過網絡的全面覆蓋，讓信息的錄入、維護、查詢變得更加快捷方便，加強各部門之間的信息溝通，減少不必要的智能交叉，有效提高各部門的工作效率。其次，在資料的更新維護上，借助電子平臺系統，進行定期的材料數據更新，尤其是對于黨員材料、干部履歷、培訓檔案、考核記錄等數據隨時錄入，隨時更新，方便資料的查詢和使用。最后，在資料的安全保護上，制定規范化的平臺使用制度，做到安全登錄、資料保密。從系統使用的角度確保信息的私密性和安全性。與此同時，檔案管理部門還要加強對平臺網絡的維護，對可能出現的網絡安全漏洞及時排查，確保檔案信息管理系統的穩定運營。

3 結語

我國企業和事業單位都離不開檔案管理，因此檔案管理方法必須與時俱進，即將傳統紙質記載檔案轉化成信息時代的電子版檔案，然后依照網絡技術構建全國一體化的檔案信息平臺，使得文檔的上傳、保存、查詢都更方便快捷。新時代的檔案管理工作需要創新精神，更需要專業技能和職業精神的支持。

參考文獻

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