聲像檔案的建設與管理之我見

摘 要：隨著社會發展和檔案管理進一步規范化，聲像檔案成為機關單位檔案的重要組成部分。通過檢查發現，本部單位聲像檔案管理工作滯后于文書檔案的管理，存在著歸檔不完整、建設不到位等一系列問題，本文就如何強聲像檔案的建設與管理談一點作者自己的看法。

關鍵詞：聲像檔案;建設;管理

隨社社會的進步和科技的普及，機關單位的辦公條件也在不斷改善，在日常工作和各類會議、活動中形成的檔案涉及領域愈加寬廣，內容更加豐富，聲像檔案就是其中的一個重要分支。聲像檔案不僅是現代科學技術在檔案管理中的具體應用，還是對我們工作過程的記錄和對外宣傳的重要依據。聲像檔案管理工作的滯后直接影響了其保管和利用。因此，如何采取有效措施加強聲像檔案的建設與管理工作刻不容緩。

1 聲像檔案形成與管理工作中存在的問題

1）聲像檔案滯后于其他門類檔案管理。聲像檔案作為機關及其下屬事業單位檔案門類之一，其檔案信息資源的重要組成部分，它與紙質的文書、會計等檔案緊密聯系、相互補充，具有一般文字載體檔案所不能替代的作用，對現實和歷史有著重要意義。目前本部單位檔案室文書檔案數量所占比重大于聲像檔案，聲像檔案的匱乏使室藏結構不合理，檔案室內一柜柜、一架架擺放整齊的紙質實體文書檔案，而屬于聲像檔案的照片、光盤（錄音、錄像）則寥寥無幾。主要是由于聲像檔案的收集與移交工作沒有走上正軌而造成的，聲像檔案形成的數量和途徑與文書檔案不同，聲像檔案管理基礎也較之前兩者顯得薄弱。

2）聲像檔案意識薄弱。聲像資料拍攝責任者多為辦公室、宣傳處或其他業務部門，由于檔案意識薄弱，存在著思想認識上的誤區。一是部分人員認為在各類會議、各項活動中拍攝與錄制的照片、錄音、錄像帶不屬于檔案范疇，拍完、錄完就算完成了任務，不需移交本單位檔案部門歸檔保存;另一種則是誤以為在公務活動中的聲像資料是為了搞好本單位宣傳工作而拍攝、錄制的，將錄像、照片等送往報社、電臺就算完成拍攝任務了，沒有及時移交檔案部門分類保管;還有很多人員對聲像檔案的認識還停留在紙質檔案管理模式上，只知道傳統的聲像檔案保存的是膠片、照片，缺乏對數字化聲像檔案的了解和認識，往往從個人實際工作需要出發對聲像資料任意處置，致使大量的聲像材料積存沒有及時歸檔，失去了其應有的保存價值和利用價值。即使歸檔的聲像檔案整理也不規范，沒有相應的文字說明，加之保管條件等原因，致使照片、錄音、錄像等不同程度的損傷，使得本來很珍貴的聲像檔案資料丟失、不齊全。

3）管理制度落實不到位。聲像檔案沒有實現集中統一管理，雖然制定了相關的聲像檔案管理制度，但收集與移交工作缺乏有效的保障措施，沒有建立歸檔責任制，單位領導及其各個業務處室人員也不重視，導致落實的力度不夠，缺乏有效的保障措施。機關單位檔案員多數是兼職，有的是文書、有的是會計，有的甚至身兼數職，例如我個人就是文件資料收發、檔案管理、文員打字等幾個崗位兼職在做。由于兼職任務過多、日常工作繁忙，文書檔案的整理歸檔已是勉強應對，無暇顧及聲像檔案工作，造成聲像檔案質量不高，再加上對于及時收集聲像檔案材料的必要性認識不足，使得聲像檔案收集不齊全，聲像檔案的整理、立卷、歸檔工作更是滯后。

4）收集資料渠道不通暢。目前單位檔案室中保存的聲像檔案極為匱乏，有相當一部分聲像檔案散存在個人或業務處室內，信息資料的收集與移交工作沒有走上正軌，沒有集中統一管理。本單位習慣于多年來沿襲下來的做法，聲像材料分散、沒有及時歸檔，致使檔案室保存的聲像檔案不齊全、不完整。同時，添置的聲像設備或閑置或使用不得當，使得設備不能得到有效利用，加上業務處室人員的調動，最終造成一些重要會議、活動的聲像資料沒能及時攝錄。此外，由于聲像檔案的被動利用服務方式直接制約了聲像檔案開發利用工作的開展，檔案利用工作僅停留在等待利用者上門查詢的狀態，缺乏主動性，從而使利用工作嚴重滯后，不能滿足各層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

2 加強聲像檔案管理工作的建議

1）提升聲像檔案的現代化管理意識。聲像檔案管理是機關及其下屬事業單位檔案業務建設基礎性管理工作之一，樹立聲像檔案信息資源觀，提升檔案的現代化管理意識。檔案管理部門是檔案保管的主要負責人，而檔案管理人員則是再生信息的主要形成者，在保存、開發聲像檔案信息資源的過程中，兩者都必須具有與時俱進的現代化管理理念，為聲像檔案創造優質的保管條件，為利用者提供高質量的檔案信息。做好聲像檔案管理工作不僅是檔案管理人員個人的工作和責任，更是單位和主管檔案部門的事情，領導的重視以及業務處室的支持是做好聲像檔案工作的重要保證。就本部單位的聲像檔案管理而言，應當與文書、會計等門類檔案一樣，做到層層有人抓，處處有人管，納入本單位縱向逐級負責，橫向聯系緊密，工作協調一致的單位檔案管理網絡。

2）加強管理，建立聲像檔案責任制。單位立檔部門應當建立聲像檔案責任制，對本部門產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室實行統一管理，防止聲像檔案材料的分散流失，杜絕將聲像檔案占為己有現象的發生。本部單位的聲像檔案要參照文書檔案管理的原則，實行辦公室負責本部檔案管理工作，各處室建立臨時檔案，指定一名專門負責歸檔的同志把本處室以光盤為載體的聲像（如數碼照片、視頻等）材料進行全面收集整理、分類登記，并送辦公室歸檔。同時，對聲像檔案的日常保管、借閱、利用等工作作出明確規定，使聲像檔案管理工作有計劃、有步驟地進行。市檔案部門應加大對本單位聲像檔案管理的監督指導力度，將聲像檔案管理納入檔案工作規范化管理評估的工作目標。

3）強化收集渠道的部門化和條理化。聲像檔案于文書紙質檔案相比較，雖然同屬檔案門類，但載體不同、鑒定的方式發發也不同，檔案人員要認真負責，確保檔案材料的真實、完整并要特別關注其原始性和檔案價值。聲像檔案的收集并不是簡單地將所有聲像材料都搜羅集中起來了事，而是要經過嚴格的鑒定和篩選整理，對今后會議、科研活動、有查考價值的聲像材料才有必要作為聲像檔案保存。個人認為聲像檔案按年度整理形成的材料數量太多，要做到在突擊收集的同時注意平時收集，在全面收集的同時注意重點收集，最大限度地把應歸檔的聲像材料收集齊全，為聲像檔案管理工作奠定良好的基礎。建議單位部門在日常各門工作、各類會議、各項活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的聲像材料均納入歸檔范圍，堅持“誰經手、誰負責、誰主辦、誰預立卷”的原則，要采取隨時收集歸檔、隨時整理立卷的方式，否則檔案越積越多，大量集中歸檔整理費時耗力，還很可能造成檔案的缺失。

聲像檔案以特殊的方式真實記錄了統一戰線在各個發展時期的人物、歷程和面貌，充分體現其生動性、形象性、還原性和紀實性，是統戰檔案的重要組成部分，也是統戰部門的特殊資源和珍貴財富。因此，做好聲像檔案管理工作，盡量避免和減少這部分檔案的流失，以保證統戰檔案內容的齊全和歷史記錄的完整，使聲像檔案在統一戰線事業的偉大進程中發揮不可替代的重大作用和重要意義。

參考文獻

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作者簡介

周凌潔（1987-），女，江蘇常州，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。