高校校史檔案征集、管理與利用的實踐與探索

孟秀梅

摘 要：高校校史檔案是學校發展變遷過程中積淀的歷史資料，在學校的校史宣傳和校園文化建設中發揮著重要作用。本文從實際工作出發，就高校校史檔案的征集方法、歸檔管理和編研利用三個方面進行了探討。

關鍵詞：校史檔案;征集;管理;利用

校史檔案是指一所學校在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息[1]。校史檔案記錄承載了學校發展過程中關于學科、院系、人物、重大事件、校園建筑等各方面的歷史變遷。校史檔案形式多種多樣，根據記錄載體的不同，可以分為文字檔案、聲像檔案和實物檔案。根據記錄內容的不同，又可以分為名人檔案、重大事件專項檔案等。

校史檔案從不同的層面以不同的方式對學校各個歷史時期的狀況進行了如實的反應，因而校史檔案是校史研究的重要基礎，“在印證歷史事實、糾正訛誤、澄清歷史真相等方面具有權威性”[2]，是學校精神文化傳承、學科發展研究的重要依據，為學校的未來規劃提供參考，為學校的精神文明建設、學生的思想道德教育提供著豐富而生動的資源和養料。因此校史檔案的征集管理和編研利用是學校發展各項工作中不可或缺的組成部分。

1 校史檔案的征集

校史檔案征集是高校校史館建設、校史檔案后期編研與利用的基礎。校史檔案征集內容從全國高校范圍來講大同小異。征集的內容主要包括學校歷任領導任命書、聘用書，獲得獎勵的論著、手稿和證書，在校期間使用過的有紀念意義的實物;學校歷史上任何時期制發的具有歷史價值和紀念意義的印刷品樣本，不同時期使用的印章、校徽、紀念章等紀念品;校友在校期間參加國內外重大活動（包括社會活動、學術活動、重要比賽或評比活動）形成的資料（聘書、獎狀、證書、通知等）、實物（獎品、紀念品）和照片等;校友在校期間使用過的有紀念意義的有關證件（學生證、借書證、畢業文憑等）、實物;學校早期產生的具有代表性的教具、儀器設備、模型等;國家領導人、社會知名人士及重要外賓來校參觀、視察、訪問或講演時的照片、音像、題詞等史料。

從全國高校范圍來看，很多高校在校史檔案征集中采取的主要途徑是發布征集公告，但從目前的實際情況來看，發布征集公告使征集單位處于比較被動的位置，而且受公告發布范圍、方式的局限，征集公告往往得不到預想的回應，收到的效果并不理想。因此校史檔案征集應考慮調整征集策略，改變征集方式，變被動等待為主動出擊，根據學校自身校史研究工作的進程和需要，確定征集的目標、對象和范圍，采取主動聯系、上門走訪等方式，尋找到突破口，或可創造一個較為良好的局面。以太原理工大學檔案館為例，在獲知校史檔案征集線索后，工作人員主動上門走訪，禮貌熱情地與受訪對象進行交流，表達誠意，并根據捐贈者和捐贈校史檔案的不同情況，分別采取寄存、復制、有償購買等不同方式，目前收到了良好的效果，先后征集到已故校領導、學校著名學者、教授的手稿、專著、信件、照片以及學校各階段校園實景圖片等珍貴校史檔案，極大地豐富了檔案館館藏，并且擴大了校史檔案征集工作的影響力，使校史檔案征集與研究工作受到了更多的理解與關注。

2 校史檔案的管理

征集到的校史檔案需要根據檔案類型進行分類整理與歸檔保管。以名人檔案為例。名人檔案是校史檔案的重要組成部分。從校史研究的角度講，名人是指學校發展過程中在某學科做出突出貢獻的專家學者，具有較大社會影響力的校領導，畢業后做出杰出成就的著名校友，以及在本職工作中兢兢業業，獲得廣大師生極高認可度的普通教職工等。名人檔案主要包括人物的專著、論文、照片、獲獎證書、生平資料、信件、證件、手稿、紀念品等內容。對于征集到的名人檔案要設立專門檔案，并根據檔案類型進行分類、組卷、排列、編目，在組卷過程中，也要注意采取不同的原則，即“不同載體材料分開組卷，同一載體按類目組卷，同一小類的材料按問題集中組卷，特殊材料單獨組卷”[3]。之后按姓氏筆畫排序進行上架保管。

3 校史檔案的編研利用

校史檔案征集與管理的終極目的，一方面是要保存學校的歷史，使其作為學校歷史的載體，成為學校歷史的見證者，發揮其文獻價值，另一方面，是要從校史檔案的平鋪直敘中，提煉出它的精神內涵，去發現學校發展史上的成敗得失，讓校史檔案延伸出更深層次的價值，發揮它的文化教育功能。

以太原理工大學檔案館的實踐為例。太原理工大學檔案館以館藏檔案史料、獲贈或征集到的校史檔案資料為基礎，創辦了館報，選取學校成立以來的重要階段、優秀人物進行介紹，力求客觀真實地呈現歷史、還原人物，通過刊物宣傳普及學校百年發展歷程，傳播愛國主義思想，鼓舞青年學子樹立遠大志向，引領青年學子成長道路，增強學校的影響力和凝聚力。館報問世以來，在師生、校友及社會各界產生了廣泛影響，增加了師生對校史的關注度，拓展了校史檔案資料的收集途徑。除館報外，檔案館還舉辦了校史檔案史料圖片展，對校史檔案征集成果進行了集中展示，宣傳普及校史知識，促進師生對校史的深入了解，增強校史實物征集活動的影響力，使校史檔案研究的影響力不再局限于校內，而是進一步擴展到了學校周邊的各個層面，發揮了它的社會影響價值。

綜上所述，校史檔案的征集、管理與利用是高校檔案管理工作中的重要組成部分，在學校的校史宣傳和校園文化建設中發揮著重要作用。我們要進一步提高檔案管理技能，增強檔案理論素養，不斷探索實踐，加強校史檔案的征集管理與編研利用，使校史檔案發揮出它的積極作用。

參考文獻

[1]施秀平.信息化時代高校校史檔案的價值與利用[J].蘭臺內外，2019（2）：5.

[2]李銀銀.校史研究中關于利用檔案史料的若干思考[J].檔案工作，2018（7）：122.

[3]顧瑪麗，周再興.淺談新四軍名人檔案的征集與建立[A].江蘇省2016國際博物館日主題論壇論文集[C].2016年.