關于加強機關事業單位文書檔案管理的途徑探索

成紅梅

摘 要：開展機關事業單位工作的重要組成部分之一就是文書檔案管理工作。文書檔案管理工作與機關事業單位的其他工作均有緊密的聯系，扮演著重要的角色。但在當前信息化發展的今天，飛速運行的網絡時代，對文書檔案管理工作提出了更高的要求。本文通過聯系文書檔案管理工作與信息化建設水平，從多個角度分析加強事業單位文書檔案管理工作的有效途徑。

關鍵詞：機關事業單位;文書檔案管理;途徑

1 文書檔案管理

在事業單位內部，文書檔案管理是指將事業單位從成立到結束這一范圍內所涉及到的全部信息資料，由專業人員對此進行妥善保管、儲存和管理。文書檔案管理工作不僅為事業單位的變更及其他活動提供了可查詢的歷史記錄，而且文書檔案同時還屬于一種客觀的重要信息憑證，豐富了國家的檔案補充。再具體化一點，文書檔案就是對形成的文件進行收集、鑒定、裝訂的一系列過程。但當前的文書檔案管理工作還存在著一定的不足，比如工作人員業務能力不足，無法有效的開展文書檔案管理工作，認為只收拾檔案就足夠了，片面的將管理工作同檔案工作化為等號，都會影響文書檔案工作的開展。所以針對當前文書檔案管理工作存在的問題，建設性的提出解決措施，做好文書檔案管理工作，促進機關單位事業的發展。

2 開展文書檔案管理工作對機關事業單位的重要意義

1）文書檔案管理可作為機關事業單位的消息憑證和依據，具有法律效力。文書檔案客觀的記錄了事業單位登記管理工作的基本狀態，具有非常高的科學性和合理性，在法律上具有效力，一旦發生問題，可以作為重要憑證使用。所以行政事業單位內部應該開展好文書檔案管理工作，切實保護好文書檔案。

2）有利于促進事業單位內部的可持續發展。在事業單位的建設和發展過程中，文書檔案管理工作不僅擔任著記錄者的作用，同樣文書檔案管理工作同樣也是事業單位的一份子，發揮作用，積極推進事業單位的發展。在文書檔案管理工作當中的所有文書檔案，都對事業單位乃至國家發展具有一定影響。

3）為事業單位提供信息查詢功能。文書檔案扮演著記錄者的身份，在市場經濟發展如此飛速的今天，通過對事業單位等諸多內容進行記錄，為事業單位提供更加全面的信息查詢功能，不斷提升事業單位的發展水平。

3 當前文書檔案管理在機關事業單位當中所存在的問題

1）缺乏足夠的重視性。首先機關事業單位對檔案管理工作的認知不足，自然也無法對檔案管理工作進行高度重視。尤其是規模越小，人數較少的機關事業單位，對文書檔案管理工作更加不用心。所以檔案管理工作開展時，沒有上級領導與公務人員的支持，開展的異常艱難。檔案管理工作并不是簡單的對文書檔案收集，存放，還有一個更重要的工作就是工作人員要對收集上來的檔案內容進行整合，方便為事業單位提供消息查詢功能。雖然文書檔案管理工作并不能為事業單位內部帶來直接的利益，但開展好文書檔案管理工作，從長遠來看對事業單位的發展意義重大，一般見效不快的工作是得到重視的，文書檔案管理工作就被事業單位劃分到了這一類里面。

2）缺乏完善的文書檔案管理工作制度。事業單位內部雖然建立了很多規范性制度，大文書檔案管理單位建立的制度內容根本無法滿足當今時代發展的需要。最明顯的弊端就是因為文書檔案管理工作沒有太大的競爭性，工作起來比較自由，所以對文書檔案管理沒有較大的約束性，各項工作最后落實效果不減。過去的文書檔案管理工作制度比較粗放，對檔案內容的規定也比較模糊，這就導致工作人員在查找檔案時難度較大。尤其文書檔案管理工作并不是一人進行，擁有不同的檔案收集人，其收集重點不同，定位也不明確，查找內容的難度又加了一層。而且文書檔案管理單位內部缺乏相應的人才管理機制，工作人員在實際操作中缺乏科學性和規范性，不能正確掌握先進技術的支持，這些都阻滯了文書檔案管理的順利進行。

3）當前文書檔案管理人員綜合素質偏低。由于對文書檔案管理工作并沒有給予相應的重視度，所以在開展文書檔案管理工作時，很多機關事業單位都會選擇找兼職來頂替工作人員，簡單的對檔案進行收錄，管理工作無法進行。就算是真正在職的專業人員，也沒有相應的專業知識背景，而是在部門調整被調過來的人居多，把它看作是一種輔助性崗位，對工作人員沒有什么太高的要求。但機關事業單位文書檔案管理工作，與其他相關財務部門行政部門等具有密切的關系，所以檔案管理人員需要具有一定的技能素養和道德意識，但很顯然當前單位檔案管理人員甚至不是正職，保密意識差，服務意識淡薄，都阻礙了文書檔案管理工作的順利。

4 強化文書檔案管理工作的建議

1）增強對文書檔案管理工作的重視性，提高文書檔案管理部門的獨立性。將文書檔案管理部門獨立出來，單獨的作為部門發展。文書檔案管理的工作方式不同，不能簡單的與其他部門相混合，否則會限制文書檔案管理工作的順利開展。提高對文書檔案管理工作的重視性，調整文書檔案管理部門的工作方式，對文書檔案進一步的工作提供良好發展空間。文書檔案管理部門首先也要擴大查閱權限，為真正有需要的群眾排憂解難，在文書檔案管理工作運行期間，要做到對文書檔案管理工作的嚴格監管和嚴格保密。

2）提高文書檔案管理工作人員的專業素養。在加強文書檔案管理工作的重視性之后的一步工作，就是要提高文書檔案管理工作人員的專業素養。具有文書檔案管理工作人員專業素養到達一定高度，才能更好地推進工作的進行。不僅要注重文書檔案的收集與整合，也要注重文書檔案的儲存和管理。在文書檔案儲藏時，盡量配置優秀硬件設備，鼓勵群眾從信息化平臺上購物，盡可能的減少文書檔案原件的消耗。提高文書檔案管理工作的薪酬待遇，爭取留住專業人才。另外對在職員工加以培訓，提高其對文書檔案管理的重視感，更好的將自身所學所用，投入到文書檔案管理中來。

3）加強信息化建設。在機關事業單位內部加強信息化建設，在文書檔案管理部門成立信息化平臺，將信息化應用到文書檔案管理工作部門當中。在事業單位發展過程中，勢必要產生大量的資料，不管是在信息的收集與處理，還是檔案的保存與整理上，都必須要借助信息化的力量，為事業單位下一步發展整合數據，提供決策支持。事業單位內部不僅有紙質檔案，還有電子檔案，對于文檔管理來說，要一式兩份，任務量繁重，開展信息化建設，將電子檔案實行內部網絡公開管理，群眾查閱時可以從網上信息化平臺自行查詢，減少了翻閱原材料的不必要性，也從側面促進了原材料的保存。尤其在單位內部加強信息化建設，可以密切文書檔案管理部門與其他部門之間的聯系，提高單位內部的資源利用水平。在開展信息化建設之后，還要組成專業人員定期對內部文書檔案管理信息化平臺進行維護，不斷增強平臺的功能，防止因為一點小問題就發生數據丟失現象。

5 小結

機關事業單位若想平穩發展，必須要發展文書檔案管理工作。通過文書檔案管理工作對數據進行收集整合，吸取事業單位在發展過程中所獲得的經驗和教訓，及時解決存在的種種問題，推動機關事業單位文書檔案管理工作的快速發展，進而推動機關事業單位的穩步發展。

參考文獻

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