新媒體時代檔案工作轉型及服務創新思考

楊向朋

摘 要：檔案工作是對檔案信息進行管理和利用的過程。檔案信息在收集、整理、保管、鑒定、統計的過程中需要耗費一定的人力和時間，但在傳統檔案工作管理的過程中，信息檔案比較雜亂、零散，大量手工化的信息檔案在采集和管理過程中缺乏現代化的科學管理手段，給整個檔案管理工作帶來一定的困難和不便。然而，在新媒體時代的環境下，檔案管理工作將自動化、無紙化和高效化，互聯網新媒體的發展促進了檔案工作轉型。

關鍵詞：新媒體時代;檔案工作轉型;服務創新

隨著社會發展和科學水平的提高，新媒體技術已經融入到人們日常生活和工作中，各行各業積極利用新媒體技術實現產業升級，公共服務領域也借助新媒體不斷提高工作效率、改進工作效果。檔案部門長期以來重保管、輕利用，服務方式被動，宣傳工作乏力。新媒體技術為檔案工作提供了新的發展契機，尤其在信息推送和服務方面，檔案部門應充分利用新媒體技術創新工作方式，讓檔案信息化建設實現新的飛躍，以提供更優質的檔案服務。

1 檔案工作管理的現狀

1.1 檔案工作管理標準不統一

現階段，檔案管理工作標準不夠統一，檔案形式各樣，有文卷、磁帶、光盤等形式，在保管上帶來了諸多不便，有些資料甚至會在保存時效內自然損壞。分類方法在不同時期和不同地區也不一樣，長此以往，造成檔案管理的卷宗質量差，各檔案的信息不完整。[1]由于檔案信息的基礎工作缺乏規范化和標準化，工作量比較煩瑣，需要大量的人力和物力進行管理與維持，制約了檔案管理工作轉型與發展。統一管理，做好標準化收集、整理、保管、鑒定、統計，在一定程度上可以給后期檔案工作管理帶來更多有益的影響，此外，也為檔案管理工作轉型帶來更多便利，促進檔案電子信息化進一步發展。

1.2 與新媒體接洽的數量較少

目前，我國新媒體檔案部門主要集中在微信和微博這兩種社交媒體上，與其他新媒體的融合度不高，覆蓋度不廣，檔案信息未實現高效共享體系，一方面阻礙了挖掘檔案信息資源的價值，另一方面也降低了檔案信息的傳遞效率。在新媒體環境下，有關單位可以實現高效處理檔案信息，也可以借由新媒體的傳播方式來宣傳檔案信息中有價值的部分。在信息化時代，應打破信息檔案管理形式單一的局面，結合更多的新媒體挖掘檔案信息，建立一體化、多層次、全方位的檔案管理系統，促進檔案工作轉型及服務創新，實現多元化的新媒體覆蓋。

2 提高檔案管理科學化水平的重要意義

隨著我國經濟水平的不斷提高，以及信息化程度的不斷加深，各種信息撲面而來，海量的數據加大了檔案工作的工作量。如果不能有效應對檔案工作面臨的全新挑戰，勢必會對社會的穩步發展造成不利影響。第一，作為當前信息化發展的基本要求，提高檔案管理的科學化水平必然是檔案事業的重中之重。在數據共享成為熱點的大背景下，大量信息與數據通過互聯網進行傳播，出現各種各樣的問題在所難免。這就需要檔案工作具備一套行之有效的管理手段，從而避免重大問題的產生，規避問題帶來的負面影響。第二，提高檔案管理科學水平也是不斷推進答案管理自身穩步發展的重要路徑，尤其是在大數據時代，檔案資料的形式、內容、種類都發生前所未有的改變，隨之而來的就是檔案管理的難度不斷加大。而如何走出當下檔案管理工作所面對的困境，擺脫舉步維艱的局面，就只能是通過科學的規劃，以創新意識探索新的發展路徑，不斷提高檔案管理科學化水平，從而提高我國檔案管理事業的發展和現代化建設水平[2]。

3 新媒體時代進行檔案工作轉型及服務創新的措施

3.1 提高管理人員的專業人水平

檔案管理工作具有一定的復雜性和繁瑣性，其嚴謹程度也相對較高，因此就要求檔案管理工作人員必須具備較高的專業水準，以應對具體工作中的專業問題。同時，提高管理人員的專業水平也是提高檔案管理工作科學水平的重要途徑。首先，提高檔案管理個體工作人員的專業素質。這樣就能不斷形成合力，從而增強整個檔案管理隊伍的職業素質，這是一個以點帶面的過程，是人才隊伍建設的重要手段和方式。其次，在實際工作中缺乏高素質的人才也會制約管理制度的有效推行，大大降低管理效力。只有不斷提高管理人員的專業水平，才能保證良好的管理制度發揮最大的作用。最后，提高管理人員的專業水平要落到工作實處，不能通過簡單培訓去完成，而應多措并舉，通過更多新穎的方式切實激發管理人員的工作熱情。如開展區域性經驗交流總結會，在思想與經驗的碰撞中增強管理人員的思維廣度，豐富其實際工作中的經驗技巧。任何工作的最終落實都要到個人之上，所以只有提高管理人員的專業水平與職業素質才能提升檔案管理工作的科學化水平。

3.2 完善檔案信息的安全系統

在新媒體網絡下，信息收集到信息利用過程存在安全隱患。檔案信息儲存的主要安全隱患來自病毒攻擊造成的信息泄露、丟失和篡改。為了防止這種情況發生，相關單位應該建立網絡安全系統，通過網絡安全系統對信息檔案進行監控和加密，監控可共享的檔案信息，發現數據異常進行預警提示，對不可公開的檔案信息進行加密。同時，還應安全監控檔案信息收集、整理、鑒定、統計過程，防止信息進入檔案系統過程中攜帶危險因素。檔案信息管理需要從整體的角度來考慮，從信息采集到利用，應該建立一個完善閉合的防護體系，制定相應管理辦法、標準化的工作方式，確保檔案信息管理過程安全可靠。

3.3 提高檔案信息的探究深度

現階段，檔案信息管理涉及的內容比較基礎，難以和新媒體進行融合。因此，在新時期，相關單位一定要提高檔案信息的探究深度，提高檔案信息管理的工作效率和新媒體環境下網絡信息資源的利用率。[3]新媒體網絡的大數據具有海量性、碎片化、虛擬性的特點，在該特點下，檔案信息工作者通過建立某個主題，通過新技術的網絡系統挖掘數據，分析數據背后的含義，再把分析結果進行檔案化集成，增加檔案信息的知識性，連接網絡大數據與檔案信息，從新媒體大數據的角度出發，收集種類多、數量多、價值高的信息，這些信息將構成探究檔案信息的原材料，從這些原材料入手，提高檔案信息的探究深度，促進檔案工作創新與發展。

4 結束語

在新媒體環境下，檔案工作的對象和內容不再單一局限于社會民生類信息，檔案工作的對象和內容不斷增加，各種新媒體將推動檔案管理工作的創新與發展，一方面，減少了傳統檔案工作中需要的人力和財力，提高了檔案管理效率，另一方面，拓寬了檔案服務的范圍，提高了檔案信息的利用效率，增加了檔案工作的實用性。

參考文獻

[1]梁艷萍.論新媒體時代檔案資源建設[J].檔案管理，2016（03）：96.

[2]馬燕.淺析新媒體時代如何有效利用檔案進行宣傳[J].辦公室業務，2015（24）：86+5.

[3]李曉.新媒體時代檔案文化對農村傳播的對策分析[J].蘭臺世界，2015（14）：24-25.