從企業維權看檔案開發利用成效

段三紅

摘 要：水電建設項目因多種因素，存在變更索賠、勞務糾紛、提前超額預付相關款項、檔案高質量按期移交等爭議問題。本研究以此為背景，深挖檔案維權的重大意義;從技術變革創新帶來新挑戰、智能管理研究形成新思考、發展方式轉變提出新要求等方面，闡述檔案管理體制機制和檔案收集模式創新、管理創新的內涵和意義，提出檔案精準開發利用前景。

關鍵詞：檔案維權;智能協同;收集模式創新;開發前景

1 案例概述

猴子巖公司的檔案維權主要體現在司法訴訟、工程審計、保險理賠、設計優化等諸多方面?，F以司法訴訟為例展開論述。2016年7月25日，某施工承包人（簡稱以下乙方）向四川省康定市人民法院提起訴訟請求：判令被告國電大渡河猴子巖水電建設有限公司（以下簡稱甲方）在尚未支付某工程項目工程款范圍內，向原告支付1100萬元的工程款。乙方利用檔案進行法律維權，最終案件撤拆，為公司挽回經濟損失1100萬元。

2 實施背景

2.1 創新前現狀

水電建設項目因多種因素，存在變更索賠、勞務糾紛、提前超額預付相關款項、檔案高質量按期移交等爭議問題。猴子巖公司遇到類似麻煩。某施工承包人在業主尚未支付項目工程款范圍內，要求業主向其支付1100萬元的工程款。

2016年8月30日，甲方委托律師事務所了解案件情況并收集證據。2016年9月中上旬，甲方財務處、合同處會同律師事務所8人次到甲方檔案室或相關參建單位查閱、收集材料，甲方訴訟團隊充分利用某工程項目相關合同類檔案4卷，支付、結算類檔案4卷，2011年8月～2015年相關工程款支付憑證類檔案216卷及其它資料，含照片、視頻、檔案系統及招投標、合同、結算等業務系統數據等電子文件，合計約168萬字、8萬張報表，查證翔實的相關合同、中間支付、完工結算等關鍵信息，提出了對相關司法民事裁定書的復議申請及違反法律規定及法定程序侵害我公司權利的異議，促使司法機關撤銷民事裁定。終為甲方減少經濟損失1100萬元。

2.2 創新需求、動因

1）技術變革創新帶來新挑戰。猴子巖公司管理創新正在引發新的變革，由此將新的技術知識與管理方式、“互聯網+”思維引入公司檔案管理體制及工作機制之中，檔案收集模式隨之由零散性向智能化、網絡化、個性化發展。企業檔案工作只有敏銳把握科技創新發展趨勢，加強管理創新與自身革新，才能提升檔案可持續發展和服務能力。

2）智能管理研究形成新思考。猴子巖公司綜合分析企業經營環境、發展條件，積極研究水電企業檔案智能管理，形成了“業務量化、統一平臺、集成集中、智能協同”的總體思路。

3）發展方式轉變提出新要求。猴子巖公司為增強檔案工作圍繞中心、服務大局的能力，加快建立完善檔案管控模型，構建內在驅動機制，讓各業務部門及參建單位自發地進行整改提升，激發提質增效內生動力和活力。

3 創新做法

3.1 創新內容及實施過程

1）公司檔案管理體制機制和檔案收集模式創新。為妥善解決猴子巖水電站建設項目低價中標、后期索賠、訴訟、檔案移交等爭議問題，公司創建《項目問題一攬子解決方案》，對承包商的合理訴求，及時簽訂補充協議，同時修訂《猴子巖公司工程變更與索賠管理實施細則》（國電大猴計〔2015〕45號）、《猴子巖公司檔案管理辦法》（〔2018〕13號）等10多個項目管理文件，讓項目合同款控制在有效范圍內，檔案高質量按期移交得到保證。

2）通過招投標平臺對承包商實行黑名單禁入制度。通過招投標平臺等管理手段，將擾亂市場行情低價中標、惡意索賠、檔案意識淡薄的承包商踢出局，凡進入黑名單的承包商，在規范可控的后續水電建設市場禁止入內，提前鏟除了檔案管理的隱患，歸檔質量及效率提高25%。

3）公司實施檔案智能管理“業務量化、統一平臺、集成集中、智能協同”。公司依托工程質量、監理監管、隱蔽工程監管、計劃管理、經營管理等項目管理體系業務平臺及運行監管平臺，通過內部審核、管理評審、監督審核等強大的組織推動和平臺控制，使檔案工作融入到工程建設、經營管理業務環節，推動檔案工作同企業發展相協調。

3.2 對比分析

1）公司檔案管理體制機制和檔案收集模式創新前后對比。在工程建設管理初期，因公司體制、機制有待完善，約有40%的承包商因合同價款及支付方式引發爭議，參建雙方需反復磋商幾個月甚至一年的時間，才能協調解決，協調不了的，則訴諸法律。承包商提出變更索賠等合理訴求時，因無法提供有效的影像文件、電子文件及檔案材料，使索賠流程異常漫長甚至協調無果。公司檔案管理體制機制和檔案收集模式創新之后，各參建單位的檔案意識增強，廣大建設者明確各方的權利和義務，主動留存并細化申請、批復、合同等紙質憑證和音頻、視頻、照片等聲像憑證;各業務平臺形成的電子文件、檔案材料規范，單證齊全，證明材料充分，使金額核定有據可查，索賠損失精打細算，為參建各方合理維權提供了完整的證據鏈條，使工程結算、檔案移交流程順暢，高效便捷;同時拓寬了猴子巖公司在檔案系統深度、精準開發利用上的巨大空間。

2）公司實施檔案智能管理“業務量化、統一平臺、集成集中、智能協同”前后對比。公司實施檔案智能管理“業務量化、統一平臺、集成集中、智能協同”等業務平臺及監管平臺之前，各業務系統之間數據相對獨立，共享、協同性較差。實施智能管理之后，各業務系統集成集中，數據智能協同，電子文件、電子檔案或直接在業務系統存檔，或由業務系統推送至檔案系統整編。公司實施智能管理，加強了企業文件形成全過程的協助、指導與監督，保證了企業形成的文件規范、齊全、完整、可控。海量信息智能協同為檔案深度開發、精準開發利用提供了大數據挖掘的廣闊前景。

4 效果及影響

1）猴子巖公司的檔案管理通過傳統手段和管理創新，檔案資源開發利用碩果累累。據不完全統計：工程建設項目司法訴訟為公司減少損失1320萬元;2014年～2018年工程審計為公司減審金額305.24萬元;因地質災害等獲保險理賠1133.00萬元，僅上述三項不完全統計，已為公司減少經濟損失2758.24萬元。

2）將新的技術知識與管理方式、“互聯網+”思維引入公司檔案管理體制及工作機制，打破傳統工程檔案管理垂直式信息傳遞模式，管理者可直接獲取現場第一手生產數據，減少不必要的損失及額外成本，解決指令傳遞失真、決策流程滯后等低效問題。猴子巖公司的檔案開發利用斬獲第一手數據，同時與大數據挖掘、專家系統聯合應用，使企業營運績效預期可提升15%。

3）檔案管理模式發生改變。企業將工程數字化技術應用于工程建設全過程，以全方位、全生命周期、智能管理為特征，充分利用先進的現代測控、網絡通信、工程三維技術、虛擬現實技術和現代壩工理論，實現工程管理和檔案管理“自動化、信息化、智慧化”。預計在5～10年，檔案管理模式改變將部分顛覆企業組織形態和工程項目管理模式，企業可增加10%的經濟回報率。

參考文獻

[1]遼寧省總工會法律工作部.企業將職工檔案丟失，職工如何維權[J].現代班組，2015（2）：32-32.

[2]張穎.試論檔案管理工作在工會維權中的作用[J].工會信息，2017（09）：37-38.

[3]張芷筠.檔案開放利用中公民檔案利用權利保障研究[D].鄭州大學，2016.