淺析社會保險檔案管理中計算機的應(yīng)用

申敬

摘 要：如今由于我國的社會保險機構(gòu)還再使用傳統(tǒng)的管理模式對社會保險檔案實施管理，這不僅大加了管理人員的工作量，而且還容易出錯。為此本文就對社會保險檔案管理中計算機的應(yīng)用進行了調(diào)查和研究，找到能夠提升社會保險檔案管理的有效方法。

關(guān)鍵詞：計算機應(yīng)用；社會保險；檔案管理

在社會保險檔案管理工作中應(yīng)用計算機不僅能夠有效的促進檔案數(shù)字化和信息化的管理模式，而且還能夠有效的推動社會保險檔案的發(fā)展，提高社保檔案管理的工作效率和質(zhì)量，進而帶動我國社會保險事業(yè)的發(fā)展。

一、在社會保險檔案管理中應(yīng)用計算機的可行性

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展和壯大，使得計算機已成為我們生活和工作當中不可或缺的一部分，被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域當中，社保工作也不例外。由于社保具有極強的政策性，而且涉及的范圍還廣、人員又多，對于檔案的管理人員來講，其需要整理的檔案非常多，同時需要查找的資料也非常多，如果采用手工整理和查詢則會消耗大量的時間，不利于社保檔案的管理，因此就應(yīng)該運用計算機來進行整理和查找，這樣才能很大程度上縮小整理和查找檔案的時間，提升檔案管理的效率。由此可見，在社會保險檔案管理中應(yīng)用計算機極其的主要，不僅能夠儲存大量的信息資料，而且還能夠避免檔案發(fā)生損壞，很大程度上拓展了管理的方式，具有很大的可行性。

二、在社會保險檔案管理中應(yīng)用計算機的必要性

如今隨著社會保險領(lǐng)域的迅速發(fā)展，使得其涉及的范圍以及人員越來越多，而且數(shù)據(jù)和資料也越來越多，這時如果應(yīng)用計算機不僅幾分鐘就能完成任務(wù)，而且還能夠檢閱和篩選數(shù)據(jù)，可以顯著地減少社保檔案管理人員的工作量，所以應(yīng)用計算機在社保檔案管理中是必然的結(jié)果。社保檔案以電子化的形式出現(xiàn)，不僅能夠有效的降低社保工作量，確保數(shù)據(jù)和信息的準確性，而且還能夠拓展社保的服務(wù)區(qū)域，完善管理，給社保檔案管理工作帶來了很大的優(yōu)勢，因此合理應(yīng)用計算機在社會保險檔案管理中非常的必要。

三、在社會保險檔案管理中應(yīng)用計算機的意義

（一）降低管理的成本

傳統(tǒng)的社保檔案管理工作都是采用紙質(zhì)形式進行的，這樣不僅使其成本變得非常巨大，而且還加大了管理人員的工作量，嚴重影響了工作的效率。不過隨著計算機的出現(xiàn)，就改變了此種形式，使如今的社保檔案管理工作變得更加的便捷和迅速，而且成本也明顯的降低了，給社保檔案管理工作帶來了很大的優(yōu)勢。同時還有效的減少了社保檔案損壞的可能性發(fā)生，既節(jié)省了檔案的占地面積，又很大程度上節(jié)約了人力、物力和財力，給社會保險檔案管理帶來了非常大的意義。

（二）提高管理的效率

檔案管理工作通常都非常的龐大，既需要對參保人員的信息資料進行收集，又需要對資料進行整理和歸類，有時還可能涉及到信息檢索工作，由此可見，運用計算機在社會保險檔案工作當中是非常的重要和關(guān)鍵，能夠有效的減少檔案管理人員的工作量。運用計算機進行社保檔案管理時，其管理人員只需要很短的時間便可完成工作，特別是對信息資料的檢索工作，其管理人員只需在軟件系統(tǒng)當中輸入關(guān)鍵詞，便可以檢索到所有相關(guān)的信息資料，既方便又快捷，而且具有很大的準確性，很大程度的優(yōu)化了管理的流程，提高了管理的效率。

（三）檔案能夠永久的儲存

傳統(tǒng)的社保檔案會因為自然、人為等因素的影響，無法確保能夠永久的儲存，而且時間一長，檔案的紙張會由于雨水、灰塵以及水蒸氣等因素的影響，而發(fā)生變質(zhì)，又由于沒有注意到就更會導(dǎo)致其發(fā)生損壞，等到查找時就會發(fā)現(xiàn)其中的信息已無法辨別，就會失去存在的意義，根本沒有保存的價值。而計算機剛好解決了這項問題，將社保檔案以電子的形式進行儲存，不僅能夠進行備份，而且還能永久的保存，這給社保的檔案管理方面帶來了很大的可靠性與安全性。

四、加強社會保險檔案管理中應(yīng)用計算機的措施

（一）通過計算機加強檔案管理的基礎(chǔ)工作

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)在社會保險檔案管理工作中運用計算機可以更好的完成基礎(chǔ)工作，其中基礎(chǔ)工作主要包括：檔案的收集、整理、編排、檢索和統(tǒng)計等。通過使用計算機能夠快速的完成這些工作，而且還能夠?qū)?nèi)容進行編排，在原有的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上自動的形成案卷目錄和專題目錄等，形成明確的檔案目錄庫，以便于對社保檔案的日后分類。另外，通過計算機還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的檢索工作，能夠快速的查找到想要檢索的內(nèi)容，以滿足對不同程度的需求。總之，經(jīng)過計算機的幫助，可以有效地把檔案管理當中所涉及的借閱、調(diào)閱以及歸還等情況實施登記與統(tǒng)計。

（二）調(diào)整社保檔案管理的理念

要想有效的提高社保檔案管理工作，就必須對工作人員的管理理念進行轉(zhuǎn)變和完善。摒棄傳統(tǒng)的管理理念，根據(jù)時代的發(fā)展和變化建設(shè)出正確的管理觀念，意識到檔案管理工作的重要性，同時使計算機系統(tǒng)不斷的完善和發(fā)展，使用先進的科學(xué)技術(shù)來促進社會保險檔案管理工作的順利進行。并且還應(yīng)注意到檔案管理工作當中所存在的問題，應(yīng)對所存在的問題及時的解決。如今社保檔案管理工作更加注重于質(zhì)量和效率，只有采用合理的方法才能確保社保檔案的有效開展，因此調(diào)整社保檔案管理的理念變得非常的主要。

（三）健全檔案管理工作的制度

應(yīng)用計算機在社保檔案管理中是必然的，因為合理應(yīng)用計算機能夠有效地完善檔案管理工作，給檔案管理工作起到支撐的作用。如今隨著檔案管理體系的不斷完善，使得計算機的應(yīng)用更加的廣泛，因此就必須對計算機的應(yīng)用設(shè)計出更加規(guī)范化的制度和流程，如檢索的流程、整理的流程以及歸類的流程等。另外，還應(yīng)制定出安全的防護措施，如規(guī)定對檔案管理的電腦只能登陸相應(yīng)的網(wǎng)站和網(wǎng)頁，不可隨便的上網(wǎng)瀏覽其他網(wǎng)址，避免受到病毒浸入，因為如果受到病毒浸入，就會影響到整個系統(tǒng)，甚至造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓，從而影響檔案管理工作。

（四）注重檔案管理人才的培養(yǎng)

對檔案管理的工作人員應(yīng)要求其具備一定程度的計算機運用能力，能夠有效的使用計算機，給檔案管理工作起到促進的作用。對于社保部門來說，應(yīng)定期組織社保檔案人員參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，重點培訓(xùn)檔案管理人員的管理能力、計算機運用能力以及安全防護等方面。并且為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)的機會，使其能夠有效的增強計算機操作能力，成為社會保險檔案管理的人才，進而為社保部門建設(shè)出人才的隊伍，提高每一位員工的專業(yè)能力與素養(yǎng)，以便于能夠更加有效的推動我國社保的發(fā)展和建設(shè)，增強社保檔案管理的質(zhì)量。

五、總結(jié)

總之，我國的社會保險檔案管理工作與傳統(tǒng)的管理方法相比，既節(jié)約了時間，又減少了差錯，具有了很大的拓展性。合理應(yīng)用計算機在社會保險檔案管理工作中不僅能夠有效的降低成本，提高管理的效率，而且還能使社保檔案永久的保存，由此可見，在社會保險檔案管理工作中應(yīng)用計算機是非常有必要和可行的，應(yīng)對其更加的完善和健全。

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