城建檔案業務工作數字化管理辦法

杜厚勤

摘 ? ?要：城建檔案能夠為城市科學規劃和開發建設提供必要的經驗參考，注意做好城建檔案資料的收集、管理與利用，成為現階段城建檔案館的重要工作。在信息時代，城建檔案館的業務工作思維、方法也必須進行與時俱進的創新，通過引進信息化系統，進一步提高檔案管理的數字化水平。在提高檔案收錄、查閱工作效率的基礎上，也可以借助于數字化技術，深入挖掘城建檔案的參考和利用價值。我們必須要熟練運用數字化管理技術，讓城建檔案在支持城市現代化建設中發揮更大的作用。

關鍵詞：城建檔案;數字化;精細化管理;開發利用

1 ?引言

隨著城市化進程的不斷推進，城建檔案資料的種類與數量都在快速增加。傳統的城建檔案業務工作中，經常會出現檔案資料收錄不全，或是重要檔案丟失等問題，嚴重影響了城建檔案的借鑒價值。近年來，城建檔案館十分重視信息技術在館內各項業務工作中的利用，除了在軟硬件設施的建設上加強了重視外，還出臺了配套的工作制度，開展了信息技術培訓，通過多方面為城建檔案數字化管理提供支持。

2 ?城建檔案數字化管理的必要性

2.1 ?有利于保證檔案資料的完整性與安全性

由于城建檔案大多為紙質材料，存放時間過長容易出現破損，或是在反復借閱使用中出現丟失等問題。有些紙質檔案沒有備份，一旦破損、丟失，就會造成永久的損失。在數字化管理模式下，將大量的紙質文件轉化為電子檔案，其一可以減少空間占用，其二是利用計算機方便進行檔案的查閱、分類和管理，其三能夠通過容災備份，保證了檔案的完整性和安全性。因此，在信息時代，將數字化技術與城建檔案業務工作進行有機融合，已經成為檔案管理事業成熟發展的必然趨勢。

2.2 ?有利于城建檔案資料的開發和利用

城建檔案管理數字化建設中不僅能實現高效規范化的管理，還有利于城建資料的開發應用。因為城建檔案資料不僅是城市建設的重要依據，還能為相應的城市管理、發展等提供相應的數據理論支持，因而數字化管理模式的應用，對城建檔案資料的開發與應用能有新的突破。除此之外，依托大數據、云平臺等技術手段，還可以建立城建檔案的共享平臺，這樣就可以讓不同城市的城建檔案館，共享本館的一些資料，對提高檔案利用價值，推動我國城市規劃與建設水平的整體提升也有積極影響。

3 ?城建檔案業務工作數字化管理的現狀

3.1 ?數字化管理的體制機制逐漸完善

城建檔案館在引進數字化技術后，除了要重視硬件設施的建設外，還要做好配套制度的完善工作，從而為數字化辦公提供制度保障。近年來，城市檔案館在檔案管理人員培訓機制和信息設備管護機制的建設上取得了顯著成效。為了讓檔案管理員能夠更好的適應數字化形勢下的業務工作要求，出臺了在職城建檔案管理人員的繼續教育制度，通過該項制度保障了職工每年至少有2-3次的學習機會，通過提高自身的業務水平，為城建檔案的數字化管理提供必要的支持。

3.2 ?城建檔案部門的信息化水平顯著提升

面對日益增加的城建檔案管理壓力，以及不斷提高的城建檔案管理工作要求，城建檔案館近年來增加了資金投入，確保了本館管理系統的硬件設施不斷完善，軟件技術水平不斷提升。通過對比來看，近幾年城建檔案館還存在館藏的檔案中，紙質檔案占比不斷下降，電子檔案的占比已經超過50%;每年收錄的城建檔案數量也在穩步上升。利用數字化管理工具，也進一步提高了檔案借閱、使用的滿意度，為檔案使用者提供了更多的便利。

4 ?城建檔案業務工作數字化管理辦法

4.1 ?檔案收錄的數字化

首先是要按照城建檔案管理規范要求，建立建設工程電子檔案報送系統，然后由工作人員根據建設工程進展，將建設工程信息（文件材料和圖紙信息）同步錄入該系統，最后以光盤等形式直接報送數字化打包信息。工作人員將按系統程序要求，一步步地完成建設工程信息的錄入，避免了紙質接收模式的那種隨意性導致檔案缺項漏項或重復冗余。數字化接收在檔案接收質量檢驗環節也體現了精細化管理的優勢，可以用質量檢驗軟件對檔案信息包進行檢驗，避免了人工檢驗的主觀性。

4.2 ?檔案管存的數字化

以往檔案館存放和管理城建檔案，除了需要占用較多的存儲空間外，還需要人工進行搬運，在這一過程中難免會出現部分珍貴檔案丟失的問題。通過推廣使用數字化檔案管存方法，城建檔案館首先將收集起來的文件資料，利用掃描設備，將紙質上的文字、圖表，轉化為電子版，錄入到計算機的檔案管理數據庫中。這樣就減少了空間占用，并且為下一步的城建檔案管理帶來了方便。例如，當有用戶需要查詢、借閱某一份檔案時，工作人員可以通過年份、名稱等進行快速檢索，在幾秒鐘的時間內找到目標檔案。在數字化管存模式下，工作人員還可以對重要的城建檔案進行加密、備份，從而確保了城建檔案的安全性。

4.3 ?業務工作的數字化

業務工作數字化其一是可以提高工作效率，其二是可以規范工作流程。數字化辦公將由網絡環境的計算機系統對各種工作流程進行界定和標注，這樣就可以保證工作人員對城建檔案的各項管理工作，都能夠做到有跡可循，避免了因為誤操作導致的城建檔案受損問題，在提高業務工作高效性的同時，也有利于保證城建檔案管理的規范性。數字化管理的優勢不僅體現在對城建檔案的收錄和管存上，更重要的是為檔案潛在價值的挖掘提供了技術支持。例如在城市規劃或建設中遇到的問題，可以通過查閱檔案的方式，了解其他城市對待這類問題是如何解決的，這樣就可以從城建檔案中汲取經驗，從而更好的發揮了城建檔案數字化管理的價值。

5 ?結語

在城市化進程深入推進的時代背景下，城建檔案管理技術也需要動態的發展，這不僅是提高檔案管理效率的客觀要求，而且也能夠更好的體現城建檔案業務工作的時代特征。作為一名城建檔案館的工作人員，也要樹立創新思維、增強學習能力，要利用好本單位組織的培訓機會，熟練運用數字化技術，讓本職工作更高效率的進行，同時也進一步提高服務水平，更好發揮城建檔案價值，為城市建設工作開展提供參考與借鑒。

參考文獻：

[1] 紀平.沈陽市城建檔案館檔案數字化建設——紙質檔案的數字化轉化工作[J].城建檔案，2018（9）：118～119.

[2] 楊曉華.新形勢下城建檔案管理全面數字化淺析[C].軟科學論壇——公共管理體制改革與發展研討會.2014.