關于科研項目檔案無紙化管理的思考

張小蘭 郭劍坤 韓薇 吳詠梅

科研項目檔案管理是科研項目管理日常工作的一部分，在信息化時代，科研項目檔案無紙化管理是必然趨勢。本文從國家政策和電子檔案的優點兩方面探討了推廣科研項目檔案無紙化的必要性，并對科研項目檔案無紙化管理提出了五點對策建議：轉變傳統觀念;落地電子簽名、電子印章的使用;建立科研項目評審平臺;制定科研項目電子檔案管理辦法;建立科研項目電子檔案管理共享服務平臺。

一、引言

“科研項目檔案”指在科學研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料?？蒲许椖繖n案管理是各級科技主管部門和科研院所科管部門日常工作的重要部分。傳統的科研項目紙質檔案已經無法滿足信息化時代的需求，逐年積累的大量紙質文檔也成為各級科研項目管理部門的負擔，科研項目檔案無紙化已成為一種趨勢。電子檔案因其具有簡便、省時、不占用物理空間、易攜帶等優點，在科研項目檔案管理中的地位將逐步提高。本文從必要性和對策建議兩方面探討了科研項目檔案無紙化管理的問題。

二、推廣科研項目檔案無紙化的必要性

（一）響應國家政策的號召

2019年4月26日，國務院發布了《國務院關于在線政務服務的若干規定》（國令第716號）。該規定指出應加快建設全國一體化在線政務服務平臺，推進各地區、各部門政務服務平臺規范化、標準化、集約化建設和互聯互通，推動實現政務服務事項全國標準統一、全流程網上辦理，促進政務服務跨地區、跨部門、跨層級數據共享和業務協同，并依托一體化在線平臺推進政務服務線上線下深度融合;并明確了除法律、行政法規另有規定外，電子文件不再以紙質形式歸檔和移交;符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力]?？蒲许椖抗芾淼姆諏ο笫菑V大的科研人員，他們所從事的工作決定著我國科技的發展。習總書記曾指出科學技術是第一生產力，創新是引領發展的第一動力?？萍脊ぷ餍枰獎撔拢鄳姆找残枰獎撔隆？蒲许椖繖n案的管理也應響應國家政策的號召，推廣電子檔案，實現一體化在線服務，讓信息多跑路，讓科研人員少跑腿。

（二）電子檔案優點多

科研項目檔案采用電子檔案相比于紙質檔案具有諸多優點，比如，1.科研人員無需跑腿辦理紙質材料蓋章、提交等業務，只需在辦公室通過計算機完成電子簽章申請審批并網上提交電子材料。2.電子檔案的存儲介質為計算機、U盤、硬盤、光盤等，無需占用較大的物理空間，可為科研項目主管部門或科技檔案館節省辦公空間。3.電子檔案優化了檢索途徑，查閱起來比較方便，可縮短查詢檔案的時間，提高科研項目檔案管理人員的工作效率。4.電子檔案易傳輸，易攜帶，方便實現資源共享，可快捷地為異地利用者提供信息服務，不必限定于某個特定的地理位置。科研項目檔案在科技活動中的意義重大，不僅能記錄過去的科研過程和成果，還能為今后科技政策、計劃的制定以及科學研究的開展提供參考。只有將科研項目檔案充分利用起來，才能較大化地體現科研項目檔案管理的價值。5.電子檔案可長期完好無損地保存相關信息，不會隨著時間的延長或遭受災害而被磨損。6.可節省辦公資源，電子檔案不再需要像紙質檔案那樣耗費那么多辦公用紙，符合綠色辦公的理念。

三、科研項目檔案無紙化管理的對策建議

（一）轉變傳統觀念

科技主管部門、科研院所科管部門和科研人員應轉變紙質檔案才具有法律效力的傳統觀念，逐漸樹立電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力的意識。這種觀念的轉變關鍵在于社會各級部門認同電子檔案的法律地位，比如在巡視、審計等環節認同電子檔案，科技主管部門和科研院所科管部門才會無顧慮地只接收科研項目電子檔案，如同電子發票得以推廣關鍵在于財務報銷采用電子發票得到各級財務部門的認可。

（二）落地電子簽名、電子印章的使用

雖然國令第716號明確了電子簽名、電子印章的法律效力，但是目前電子簽名、電子印章還未廣泛應用。國家相關部門應出臺具體可操作的實施細則，對于如何申請、審批應有明確的規定，讓使用流程規范化。防偽等技術手段也要突破。

（三）建立科研項目評審平臺

目前，科研項目立項、結題評審等都有會議評審環節，會議評審時一般會向評審專家提供紙質版申請書、結題報告等材料作為評審參考的依據。如果科研人員不提交這些紙質材料，科技主管部門、科研院所科管部門就得打印出來供評審專家查閱。這樣并沒有節省資源，只是變更了行為人。這個問題的關鍵是沒有建立專門的科研項目評審平臺。會議評審時，相比給每位專家臨時配備一臺筆記本電腦或平板電腦，打印紙質材料更省事省心。如果建立了專門的科研項目評審平臺，并配置相關工作人員管理和運行，科研項目管理人員只需將評審材料線上提交至平臺即可。申請書、結題報告是科研項目檔案的主體，這部分檔案無紙化后將有力推進科研項目檔案無紙化的進程。

（四）制定科研項目電子檔案管理辦法

我國出臺了《 中華人民共和國檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》，國家自然科學基金委員會也制定了《 國家自然科學基金委員會檔案管理辦法》，科技部也制定了《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》，但上述管理辦法和規定是針對紙質檔案的管理，均缺少關于電子檔案管理的相關條款。建議在當前管理辦法的基礎上參考《科學數據管理辦法》（國辦發〔2018〕17號）制定切實可行的科研項目電子檔案管理辦法。

（五）建立科研項目電子檔案管理共享服務平臺

在信息化時代，科研項目的開展逐漸從線下轉為線上，科研項目檔案的收、管、用也應轉移至線上，實現科研項目電子檔案的線上共建和共享。國家相關部門應借鑒紙質檔案管理的經驗，制定統一的科研項目電子檔案元數據方案、歸檔要求、存儲策略，設計數據庫檢索工具，將不同單位的科研項目電子檔案連接起來，讓社會公眾實現對科研項目電子檔案的檢索和獲取。從制度層面和技術層面保障科研項目電子檔案管理共享服務平臺的建設和運行，讓科研項目檔案最大限度地發揮其科技價值和社會價值。

四、結語

當前處于快速發展的信息化時代，電子檔案是科研項目檔案管理的必然趨勢。但是傳統的科研項目紙質檔案管理已深入人心，電子檔案的推廣還面臨很多問題。各級部門需盡快制定相關落地政策，積極探索電子檔案管理的新模式，全面提升科研項目檔案管理的水平。（作者單位：南京航空航天大學科學技術研究院）

本文由中央高?；究蒲袠I務費專項資金資助，No. NR2018042