淺談如何做好煤炭企業(yè)人事檔案管理工作

劉麗麗

人事檔案管理工作是人事管理工作的重要組成部分，不僅能為人事工作提供可靠的依據(jù)，還能為企業(yè)今后在發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的過(guò)程中發(fā)揮重要作用。人事檔案管理作為人才選拔和培養(yǎng)的一個(gè)重要部分，不斷優(yōu)化人事檔案管理將給企業(yè)帶來(lái)積極的影響。人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人工作經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)以備考察的文件材料，是全面歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)，是人才信息的重要載體和選拔人才的重要工具。加強(qiáng)人事檔案管理，管好用好人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，能更好地為選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)和單位的發(fā)展具有重要意義。

一、創(chuàng)新人事檔案管理理念

基于新時(shí)期背景下，以往以保密為主的管理方法已不能滿足企業(yè)人事檔案管理的需求。為此，人事檔案管理者需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，樹(shù)立新興的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性，從單一的收集歸檔變成主動(dòng)開(kāi)放的應(yīng)用檔案的理念。在人事檔案管理中，需嚴(yán)格遵守以人為本的原則，充分發(fā)揮檔案管理者的積極性，轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式，讓人事檔案管理同企業(yè)人事工作同步，創(chuàng)造新的工作局面。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視不夠，認(rèn)為人事檔案管理無(wú)足輕重，把人事檔案管理作為附屬性工作。在這種錯(cuò)誤意識(shí)的影響下，相當(dāng)一部分單位忽視人事檔案管理工作，檔案工作沒(méi)有計(jì)劃，檔案管理沒(méi)有安排，檔案管理工作得不到應(yīng)有的保障。同時(shí)個(gè)別檔案管理工作人員責(zé)任心淡薄，檔案管理工作常常處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，嚴(yán)重制約著人事檔案工作服務(wù)功能的正常發(fā)揮。為此要進(jìn)一步更新領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，從傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)中走出來(lái)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，把人事檔案管理作為干部人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，把握人事檔案的社會(huì)價(jià)值，本著對(duì)組織和個(gè)人高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理工作。要不斷完善人事檔案工作責(zé)任制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于工作完成出色的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的予以相應(yīng)懲處，不斷強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任心，提高工作積極性。要突出工作重點(diǎn)，找準(zhǔn)檔案管理工作重心，實(shí)現(xiàn)檔案工作從約束管理向服務(wù)管理的轉(zhuǎn)變。要把人事檔案的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到服務(wù)單位的改革發(fā)展上來(lái)，要從服務(wù)干部工作大局出發(fā)，認(rèn)真做好人事檔案管理工作。

二、加強(qiáng)完善人事檔案工作制度

目前一些單位管理制度不健全，檔案保管場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)和人員投入不夠，檔案管理工作得不到應(yīng)有的保障，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的正常開(kāi)展。為切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，必須建立完善檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。人事檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程，在人事檔案材料的收集整編、檔案材料的鑒別利用、檔案移交和轉(zhuǎn)遞、檔案登記借閱和檢查等各個(gè)環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的管理制度，并在實(shí)際工作中不斷修訂完善，確保人事工作的政策性和紀(jì)律性、人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性和完整性、歸檔材料的真實(shí)性和科學(xué)性。要加大現(xiàn)代化管理進(jìn)程中軟硬件的投入力度，嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，建立高標(biāo)準(zhǔn)的、防火防潮防盜專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)檔案柜，要在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置空調(diào)、通風(fēng)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防光、防潮、防盜、防蛀、防高溫，做到“三室分開(kāi)”，即庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)。要加快檔案保護(hù)的現(xiàn)代化，為社會(huì)提供高速快捷和全方位的專業(yè)服務(wù)。

三、要充分、合理、安全地使用人事電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì);再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過(guò)程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

四、切實(shí)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，人事檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。人事檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響人事檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。首先，人事檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使人事檔案工作人員要學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握人事檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，人事檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。人事檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢(shì)對(duì)檔案工作需要的差距，以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各種人才 ，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。