加強物資采購管理降低供電企業成本的探索與實踐

黎玉青

摘 ?要：采購是企業運營中非常重要的一個環節，采購不僅影響到企業的生產成本和資金周轉，還體現著一個現代企業各部門之間的協作能力，甚至可以成為衡量一個企業綜合競爭力、凝聚力的標準。但是隨著市場化改革深入，供電企業規模的逐漸擴大，企業采購管理中的問題逐漸凸顯，嚴重制約了企業的持續發展。本文分析了供電企業采購管理中存在的問題，并進一步提出了加強采購管理的建議。

關鍵詞：采購管理;成本;供電企業;數據庫

一、目前企業采購管理存在的問題

企業采購環節包括企業內部所需物資調查、所需物資市場情況調查、合同簽訂、采購物資驗收入庫等環節，但是由于很多企業不具備嚴格高效的物資采購機制，導致在物資采購過程中出現采購物資數量質量不達標、企業缺乏長期供應合作伙伴、采購人員素質較低中飽私囊、企業賬目混亂等問題。

（1）采購前期調研工作缺乏

采購部門首先確定需要獲取各個部門之間的信息，對照整個企業的季度規劃，然后根據市場物價浮動情況做出符合企業利益的物資采購計劃。確定物資采購內容之后，采購人員需要對現有供應商進行對比分析，以確保所采購物資的質量與供應時間;完成采購之后還需要溝通倉庫管理部門進行存儲與分發，避免庫存長期積壓。但是采購人員往往缺乏前期調查與部門溝通，導致采購物資與企業發展規劃不符，采購物資質量、供應時間堪憂，采購物資長期積壓無法去庫存的種種問題。

這些問題都會導致采購物資成本上升、物資供應周期延長、企業資金周轉放緩、采購人員分身乏術等問題，都是對現有人力財力的浪費，無形中提升了企業的采購成本。市場環境瞬息萬變，企業的任何決策都離不開前期的市場調查與項目評估，采購人員必須要充分衡量市場與企業兩方的需求，并從中尋找平衡點。

（2）采購環節數據庫尚未健全

從上文中可以看出，采購環節不僅需要與企業各個部門實現網狀聯系，還需要對每項物資的庫存情況進行精確掌握，甚至需要了解到物資價格變動、供應商物資質量、供應商信譽等諸多因素。但是因為市場環境時刻發生著變化，電力企業和供應商之間的關系較為短暫，雙方很難長期合作。這就導致采購部門需要掌握市場變化的實時數據，甚至由于供應商地頻繁變更，每次采購前都需要重新進行供應企業評估和合作關系建立。

復雜的數據和極強的不穩定性導致采購部門的工作量非常龐大，需要企業投入巨大的人力物力資源。但是僅僅依靠人腦記憶或者文檔存儲是遠遠不夠的，因此供電企業采購部門需要建立獨立的數據庫，實現現有資源網絡化，與企業內其他部門數據共享，并利用大數據追蹤市場走向。建立數據庫之后企業的采購管理效率將會大大提高，短期成本的投入能夠帶來的收益效果遠超過其本身投入。

（3）采購人員素質較低

我國對于采購管理的認識和研究起步比較晚，因此對于采購人員的培訓普遍比較形式化，有些企業甚至直接由財務人員全權負責采購管理。

采購人員的專業素養和個人私德問題會導致整個采購環節的流程混亂，企業不僅會承受資金方面的損失，還可能影響到正常的生產秩序，進一步影響企業的信譽，使企業陷入無盡的官司糾纏、債務糾紛之中。

二、企業加強采購管理，降低成本的對策

（1）建立健全各項規章制度

供電企業若想增強采購管理，降低由于采購產生的種種額外成本，就需要徹底轉變管理思維，重視采購環節的程序與監督。因此需要建立健全采購制度，尤其是獎懲制度。

首先需要建立集中采購制度，采購中的企業內物資需求調查、所需物資市場情況調查以及招投標進行、合同簽訂及后續事項處理都需要有一套完整的章程，讓采購人員有法可依、有章可循、有據可查。通過對歷年來企業采購物資經驗，采購部門及相關部門聯合編寫管理制度，為采購人員開展工作提供充分可靠的政策性依據。

除了章程性的規定，采購部分還需要與各部門進行協商溝通以確定企業所需采購內容，需要與倉庫管理部門核對現有庫存量等等。僅僅依靠采購部門工作人員進行單方面地協商是遠遠不夠的，還需要在其他部門設置專門人員負責本部門采購事項，并且定期進行匯報和核對。

（2）采購績效評估和監督機制

為了確保采購制度能夠有效實施，企業需要相應設立一套績效評估和采購監督機制。績效考核的關鍵在于制訂一套客觀、有效、能夠充分展現采購績效、對考核對象具有工作指導作用的指標體系。而采購監督機制旨在采購部門內部監督與各部門間互相監督、規范采購人員行為操作、提高采購部門工作效率的監督體系。

供電企業可以根據自身特點制定行之有效的績效評估制度，諸如管理人員評定法和同類型公司橫向比較法等等。進行績效評估之后，對評估人員進行一定程度的獎懲，做到功有所獎，過有所罰。但是績效評估的根本目的在于促使采購人員自我反思、互相激勵，以此不斷提升自身實力，為以后工作起到良好的導向作用。所以在績效評定之后需要對針對不同員工情況進行工作調整、專業培訓等，以此提高員工工作積極性，減少采購成本，增加企業利潤空間。

為了確保采購制度和績效評估機制能夠公正、公平地進行，企業需要建立監督機制。不僅對采購人員進行監督，也需要對制度實施者，采購部門領導進行監督。通過全員監督、舉報有獎、包庇有懲的嚴格制度，避免以權謀私、徇私舞弊的現象。

（3）建立采購部門數據庫，加強企業內部聯系

數字時代下每個企業都擁有自己的數據平臺。而供電企業的采購部門一般是依據其他部門反饋數據、企業公開信息等與其他部門進行溝通、確定自身采購內容、完成采購后續事項，但是往往因為溝通時間過長，導致采購不及時、物資存儲安排不當，采購周期拉長，導致企業資金周轉時間變長，由采購信息問題導致企業額外資金的支出。因此，采購部門需要建立獨立的數據平臺，既保持與企業內其他部門高效準確地溝通，也通過與其他數據庫的連接迅速掌握市場動態，減少溝通時間，從無形中提高采購部門工作效率，減少企業采購成本。

在企業內部，采購流程的上游是其他部門的需求，下游是倉庫管理部門的核算和存儲。采購部門數據庫可以直接將其他部門所需物資進行統計，并且對比企業往年采購該項物資及使用情況，確定本次采購該物資的數量及預期價位。在進行采購期間，采購人員可以調動庫內往年合作供應商目錄，招投標、簽合同注意事項等等，確保本次采購物資的數量、質量以及供應時間符合企業利益最大化。在結束采購之時，采購部門溝通倉庫管理部門協商物資存放以及存取時間問題，保證企業倉庫既不超額又不閑置。

在市場外聯方面，采購部門不僅需要準確掌握各類物資的市場均價與浮動情況、采購政策法規，還需要對比供應商的物資質量、企業信譽等情況。采購部門數據庫可以對一些專業方面的數據進行合理調用，利用網絡大數據對所需專業信息進行篩選、評估、推送，保證采購人員輕松獲取市場信息。

（4）加強采購人員綜合素質

在職業道德方面：采購人員在日常采購工作中面臨著諸多誘惑，可能會出現收取好處費、回扣，利用采購機會公費旅游等等現象。這是對公司資源的極大浪費，嚴重時可能因為采購物資無法達標、采購周期過長而影響企業的正常生產運營，給企業帶來不可估量的損失。企業需要培養員工以廠為家，克己奉公的自制意識，自覺抵制物質利益的吸引，始終把公司利益放到第一位。并且嚴格執行“采購監督機制”，形成企業內部互相監督、潔身自愛的良好氛圍。

在專業知識方面：采購人員需要具備廣闊的知識儲備，熟知相關法律法規和公司規章制度，具備招標財經等等知識，并且擁有良好的溝通協調能力。企業對采購人員可以采用“師徒制”與外包培訓兩種模式進行培養。

三、結語

物資管理對企業有著非常重要的意義，尤其市場經濟下，企業的生產運營和資金周轉都存在極大的風險，物質資源和流動資金都是有限的，做好科學的物資管理工作，可以有效地降低成本。隨著國家對物資采購管理認識的不斷深入，采購工作已經從單純的支持服務發展成為新的利潤增長點。采購管理者只要把握住供電企業采購管理中成本控制的關鍵要點，就可以有效地降低成本，加快企業內資金周轉，保證企業高效平穩運營。

參考文獻

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