新時期文書檔案管理工作的具體方法

苗麗娟

摘要：新時期的發展，為文書檔案工作帶來了一定的影響，尤其是信息技術的大范圍推廣與應用，使得文書檔案管理的信息內容在逐漸增多，原有的檔案管理模式已經無法滿足當前的管理需求，如不能對文書檔案管理工作進行及時整改，很可能影響文書檔案管理作用的有效發揮。基于此，要求相關人員應正確認識到新時期，文書檔案管理中存在的問題，并且結合新時期的發展要求，對文書檔案管理的工作方法展開研究，旨在快速適應新時期的發展要求，充分發揮指導工作的重要作用。

關鍵詞：文書檔案管理;新時期;信息化

當前，文書檔案管理工作已經逐步受到人們的重視，在單位發展中，文書檔案發揮著重要的指導作用，是保障單位事業健康發展的關鍵工作內容。此外，信息技術的普遍應用也為文書檔案的管理工作提供了有力的技術支持，在此基礎上，文書檔案的管理內容得到快速擴充，有效提升了文書檔案管理的時效性與共享性，與原有的管理工作相比，更具指導意義。在新的發展時期，要求相關的管理人員不斷加大對信息技術的應用力度，利用信息技術提升文書檔案管理效率與管理質量，為單位的健康發展提供保障。

一、新時期文書檔案管理中面臨的主要問題

1.文書檔案管理人員的服務意識不強

文書檔案管理工作屬于一項服務型為主的管理工作，且是面向全體公眾的服務項目，需要具備較強的服務意識才能保障文書檔案管理作用的有效發揮。而從當前的文書檔案服務現狀來看，還處于被動服務的狀態下，即在提出檔案服務需求的情況下，才能被動的執行服務工作，且由于管理人員的服務意識不足，存在消極服務的現象，這必定會對文書檔案的工作有效性造成影響。此外，因檔案管理工作較為枯燥，長期處于一種工作模式下，工作內容較為單一，致使管理人員很難發揮積極的工作態度，大部分管理人員均存在消極怠工的行為，在執行檔案收集和管理工作時，也不能嚴格落實文書檔案的管理規范，從而造成檔案信息丟失或者損壞的問題，對文書檔案的內容的全面性造成影響。

2.管理制度有待完善

現階段的很多檔案管理單位存在制度不完善，統計不規范的問題一具體來說：很多檔案的保管欠妥，庫房沒有經常打掃，導致檔案出現糜爛蟲蛀;由于管理制度不嚴格，在檔案的查閱提取時，沒有經過審查的手續，并備案，造成檔案的丟失、泄密;沒有規范的監督機制，使得統計工作頻頻出錯，甚至有個別人員以權謀私，對檔案信息擅自修改或者出賣。整個檔案管理工作沒有完善的監管機制，沒有健全的法律法規，造成無法可依，監督不力，這對于文書檔案管理的發展無疑是雪上加霜。

3.管理方法不當

傳統的檔案管理統計方法相對落后，由于當前的檔案信息數量越來越龐大、關系越來越復雜、形式更加多樣化，使得檔案信息統計的工作量持續增加，并且困難程度也有所加劇，傳統的方法己經很難完成當前的檔案統計工作。信息化是現代社會的發展主題，在檔案的統計管理中對信息化技術的利用嚴重不足，特別是現在很多文書檔案的內容己經由單一的文字轉變為了圖片、錄音、視頻等多種多樣的形式，使得檔案統計工作的難度大大增加而且由于很多檔案管理單位依然運用機械或人工等落后的統計方法，造成檔案管理工作的效率較低，并且而對海量的信息出錯的概率也大大增加。

二、新時期優化文書檔案管理工作的方法

1.增強管理人員的業務能力

文書檔案管理工作的特性決定了，檔案管理人員需要具備較強的專業素質和業務能力，能夠根據用戶檔案服務需求，提供有效的檔案服務，保障文書檔案作用的高效發揮。此外，還要求其具備較強的責任感，能夠嚴格按照檔案管理規范完成文書檔案管理任務。在新時期，信息技術快速發展的基礎上，也應掌握計算機的操作能力，靈活應用計算機和信息技術完成檔案管理工作。基于此，就要求各個單位應加強對文書檔案管理人員的培訓工作，保障對各類專業知識、計算機技術和信息技術的及時同步，使管理人員的綜合素質得到進一步提升，從而保障文書檔案管理工作的高效開展。

2.優化文書檔案管理內容

首先，需要加大對文書檔案卷宗的盤查力度，細致篩選檔案資料中有價值的部分，做好歸類總結工作，對于已經失去管理價值的部分檔案則應及時剔除，以免增加文書檔案管理的壓力，影響整體的管理水平。同時，也應去除其中的重復信息，確保在進行檔案檢索時，能夠快去確定文書檔案，提升檔案檢索的效率;其次，應整合文書檔案內容，對于檔案內容較對，且層次復雜的文書檔案，應進行重新梳理后，再歸檔管理，對于其中存在的模糊內容，應經過多次確認后，對文書檔案內容進行補充與完善，保障檔案內容的全面性和有效性;最后，應做好文書檔案的提名工作。提名指的是對文書檔案進行明確分類和標號，標號和分類合理的情況下，可以有效提升檔案檢索的效率，同時也可幫助文書檔案應用人員快速查找檔案信息，保障信息獲取的準確性。

3.借助信息技術進行文書檔案管理的主要方法

（1）在對文書檔案進行整理時，可以結合計算機技術進行。依據現階段國家頒布的相關整理規定，可以將文書檔案依照文件形成順序進行整理，并打印。這種方式減小了對文書檔案進行歸檔的難度，有效節約時間。利用計算機技術進行整理，還可減少人力和時間的消耗。

（2）使文書檔案管理工作完成向自動化和信息化的轉變，這是時代發展的需求，也需要文書檔案管理人員提高自身素養。從業人員需要了解崗位需求和變化，不斷提高自身專業水平。在新時期條件下，還需要掌握計算機操作等技術，更好地適應時代發展的需要。

（3）應用信息技術對文書檔案進行處理，可以實現文書檔案的自動化形成，同時在進行文書檔案提取時，也可借助計算機進行檔案信息輸出，與原有的文書檔案管理模式相比，檔案服務的效率得到了有效的提升。

結語：

文書檔案在促進企業發展、對工作進行指導等方面都發揮著重要的作用。因其具有一定的政策性，對專業能力也有較高要求。在信息技術逐漸成熟的新時期背景下，文書檔案管理的自動化成為必然的趨勢。這要求在進行文書檔案的管理工作時，從程序的規范、人員素質的培養等多個方面著手，才能實現文書檔案管理的優化。

參考文獻：

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