內(nèi)部審核中正確運(yùn)用PDCA過程方法的思考

楊海燕

[摘要]近年來，我國企業(yè)普遍加強(qiáng)了對(duì)于質(zhì)量管理的重視，企業(yè)的整體管理能力實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，但同時(shí)也暴露出了一些潛藏的深層次問題。切實(shí)提升企業(yè)對(duì)于市場風(fēng)險(xiǎn)的抵御能力，加強(qiáng)內(nèi)部審核是不可或缺的一環(huán)。而這項(xiàng)工作的高效進(jìn)行，就需要企業(yè)能夠在過去的管理過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審核工作的精益求精。怎樣在企業(yè)內(nèi)部審核中正確運(yùn)用PDCA過程方法，成為企業(yè)管理者普遍關(guān)注的話題。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部審核;PDCA過程方法;審核人才

[DOI]1013939/jcnkizgsc201929137

內(nèi)部審核是現(xiàn)階段企業(yè)最常用的審核方式之一。其特點(diǎn)是企業(yè)對(duì)自身管理體系的效率進(jìn)行審核，目的是為了驗(yàn)證自身的管理體系能否匹配企業(yè)不斷發(fā)展的戰(zhàn)略。通過高效的內(nèi)部審核，企業(yè)能夠進(jìn)一步找出管理體系中存在的漏洞，并力爭在最短的時(shí)間內(nèi)提出改進(jìn)的措施。大企業(yè)通常會(huì)抽調(diào)企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行這項(xiàng)工作，而對(duì)于一些人才儲(chǔ)備并不雄厚的小型企業(yè)而言，通常采取的是聘請(qǐng)專業(yè)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核的方式。

1PDCA過程方法的內(nèi)涵及其重要意義

PDCA過程方法是19世紀(jì)30年代由美國人休哈特首次提出，之后受到當(dāng)時(shí)全球范圍內(nèi)最負(fù)盛名的質(zhì)量管理專家愛德華茲·戴明的高度推崇，從而成為一種影響非常廣泛的質(zhì)量管理理論。現(xiàn)階段被普遍采用的全面質(zhì)量管理思想，就是產(chǎn)生于PDCA過程方法這種理論。它的主要手段是把質(zhì)量管理按照生產(chǎn)流程拆分為四個(gè)環(huán)環(huán)相扣的階段，分別為計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。企業(yè)在進(jìn)行質(zhì)量管理的過程中，將每項(xiàng)工作按照上述四個(gè)步驟進(jìn)行分類，總結(jié)出成功的經(jīng)驗(yàn)，那些失敗的教訓(xùn)則留待再一次工作循環(huán)尋找成功解決的方案。

PDCA現(xiàn)在已經(jīng)成為質(zhì)量管理的重要手段之一，它的重要意義在于以下幾點(diǎn)。首先是通過PDCA過程方法，企業(yè)能夠不斷地找出促進(jìn)自身發(fā)展戰(zhàn)略得以順利進(jìn)行的方法，并通過不斷的循環(huán)來糾正錯(cuò)誤;其次是能夠更好地提升企業(yè)在成本控制方面的水平，讓整個(gè)生產(chǎn)過程持續(xù)保持增值;再次是幫助企業(yè)更好地建立績效管理體系，PDCA通過對(duì)整個(gè)生產(chǎn)流程的分解和跟蹤，能夠更好地對(duì)生產(chǎn)流程進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而獲得更加準(zhǔn)確的績效評(píng)估;最后是企業(yè)能夠在每次的工作循環(huán)中積累經(jīng)驗(yàn)，然后不斷提升工作的效率，形成螺旋上升的趨勢。

2現(xiàn)階段PDCA過程方法在內(nèi)部審核運(yùn)用中存在的主要問題

雖然現(xiàn)階段PDCA過程方法在企業(yè)內(nèi)部審核中扮演著越來越重要的角色，但是在具體工作中，仍然存在著一些比較普遍的問題。這些問題如果不能得到妥善解決，將會(huì)在很大程度上影響企業(yè)的內(nèi)部審核工作。

21審核過程中重點(diǎn)不突出

內(nèi)審工作中使用PDCA過程方法存在的首要問題就是對(duì)于所要審核的工作環(huán)節(jié)。對(duì)工作中每一環(huán)節(jié)的檢查都采取按部就班的形式。這不僅會(huì)形成許多無謂的工作負(fù)擔(dān)，還使本該要重點(diǎn)檢查的部分遭到了弱化。工作流程是動(dòng)態(tài)演變的，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有自己的重點(diǎn)，上一個(gè)工作環(huán)節(jié)的結(jié)果是下一個(gè)環(huán)節(jié)的開端。企業(yè)在每一個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的重點(diǎn)都是不同的，在人員、機(jī)器、原料 、方法等各種要素的需求也有著極大的差別。這時(shí)如果企業(yè)在使用PDCA過程方法進(jìn)行內(nèi)審工作時(shí)不能抓住每個(gè)環(huán)節(jié)的重點(diǎn)，就很容易導(dǎo)致審計(jì)工作發(fā)生偏離。

22重審查輕提升

現(xiàn)階段，企業(yè)內(nèi)審工作對(duì)于PDCA過程方法的使用還存在的另一個(gè)嚴(yán)重問題就是重審查輕提升。戴明環(huán)之所以能夠成為質(zhì)量管理理論中極具影響力的一種模式，關(guān)鍵在于其能夠通過不斷的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)來使下一個(gè)循環(huán)的工作更具效力。但是從目前的情況來看，多數(shù)企業(yè)在工作中對(duì)于審查工作的執(zhí)行都能夠做到一絲不茍，對(duì)于一些深層次的問題也都能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，但在此之后，卻只是簡簡單單地提出一些改進(jìn)的意見，不去探究這些問題產(chǎn)生的根源以及徹底解決問題的途徑。導(dǎo)致問題雖然表面上在下個(gè)循環(huán)中不再出現(xiàn)，實(shí)際上卻是以另一種方式進(jìn)行隱藏。久而久之，必然會(huì)給企業(yè)帶來難以承受的損失。

23審核人員能力有限

審核人員的工作能力對(duì)于該項(xiàng)工作的順利開展有著非常重要的影響。從目前的情況看，我國企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部審核時(shí)所構(gòu)建的審核小組，其人員構(gòu)成主要來自于以下兩個(gè)方面：人才儲(chǔ)備雄厚的企業(yè)通常會(huì)在企業(yè)內(nèi)部各部門中選拔人員組成，而部分中小型企業(yè)則會(huì)采取企業(yè)自有人員和第三方機(jī)構(gòu)混合搭配的方法來構(gòu)成審計(jì)小組。不論是哪種形式，企業(yè)自有人員都在其中扮演著非常重要的角色。這雖然能夠讓審計(jì)小組對(duì)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況有更加深入的了解，但同時(shí)也使審計(jì)小組面臨著因人員能力不足而帶來的工作效率不高、深層次問題無法發(fā)現(xiàn)等問題。

3運(yùn)用建議

針對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部審核中運(yùn)用PDAC過程方法時(shí)存在的主要問題，筆者在相關(guān)理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，結(jié)合其他企業(yè)在處理這些問題時(shí)的成功經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)解決建議。

31明確各部門審查的重點(diǎn)

找準(zhǔn)內(nèi)部審核工作時(shí)的重點(diǎn)是提升PDCA工作方法效率的重要前提。在這個(gè)前提下，內(nèi)部審計(jì)工作能夠變得更加高效。以對(duì)企業(yè)一線生產(chǎn)車間的審查為例，就應(yīng)將該審查的重點(diǎn)放在：一是對(duì)于安全要求和定期巡視的完成度;二是生產(chǎn)的過程是否符合預(yù)先制定的計(jì)劃;三是企業(yè)的生產(chǎn)現(xiàn)場是否達(dá)到了6S的標(biāo)準(zhǔn);四是在上一循環(huán)所發(fā)現(xiàn)的問題是否找到了解決的對(duì)策。

32將審查與提升相對(duì)接

采用PDCA過程方法之目的是提升企業(yè)的內(nèi)部審查工作的效率，并找出解決問題的方法。如果不能將存在的問題盡可能解決，那么再完善的管理理論也失去了存在的價(jià)值。企業(yè)內(nèi)部審核的成功與否，建立在企業(yè)內(nèi)部控制時(shí)的指導(dǎo)理念之上，而內(nèi)審人員對(duì)于PDCA過程方法的認(rèn)知與執(zhí)行更是具有不可忽視的意義。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)在內(nèi)審工作開始之前，組織全體人員進(jìn)行培訓(xùn)，力爭讓全體內(nèi)審小組成員都對(duì)PDCA過程方法在內(nèi)審工作中的意義和主要目標(biāo)產(chǎn)生明確地認(rèn)識(shí)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題不要諱疾忌醫(yī)，而是應(yīng)該在第一時(shí)間提出來供大家研討解決的方案。這樣就由被動(dòng)等待問題浮出水面變成了主動(dòng)去探尋，在問題還處于萌芽之初就將其消滅。

33大力提升審查人員的綜合能力

企業(yè)要想切實(shí)地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審核中對(duì)PDCA過程方法的科學(xué)運(yùn)用，離不開一支高水平的內(nèi)審隊(duì)伍。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按照“打造高水平內(nèi)控團(tuán)隊(duì)”的要求，通過企業(yè)平臺(tái)、微信群等形式，定期對(duì)企業(yè)的內(nèi)審小組成員進(jìn)行培訓(xùn)，通過印發(fā)資料、分組研討、案例分析等多種方法結(jié)合手段，來提升企業(yè)內(nèi)審團(tuán)隊(duì)的綜合能力。針對(duì)企業(yè)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的具體分類，找出對(duì)其進(jìn)行審查工作時(shí)的重點(diǎn)，并將相關(guān)知識(shí)整理成文字資料供大家提前預(yù)習(xí)。

現(xiàn)階段我國市場經(jīng)濟(jì)體制改革正逐步深入，對(duì)于企業(yè)內(nèi)審人員的業(yè)務(wù)能力提出了更加全面的要求。他們不僅需要擁有高超的財(cái)務(wù)管理能力和賬目審計(jì)能力，還要具備其他同企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營相關(guān)的各項(xiàng)知識(shí)，甚至需要具有不俗的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)能力。這些綜合性的能力都是現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部審核運(yùn)用PDCA過程方法中必不可少的。

4結(jié)語

企業(yè)生產(chǎn)管理的提升，是一個(gè)不斷上升的螺旋形狀。通過內(nèi)部審查并解決問題，不代表在今后的工作中就可以一勞永逸。因?yàn)樾聠栴}必然會(huì)隨著管理方式的變化而產(chǎn)生，這是不可避免的。而這也是在內(nèi)審工作中運(yùn)用PDCA過程方法的初衷。企業(yè)在進(jìn)行質(zhì)量管理體系的實(shí)踐中，時(shí)常會(huì)面對(duì)各種外部條件發(fā)生巨大改變的情況，這時(shí)企業(yè)如果不能及時(shí)地調(diào)整管理策略，那么必然會(huì)漸漸在市場競爭中處于劣勢。而只有切實(shí)地加強(qiáng)對(duì)PDCA過程方法的運(yùn)用，掌握持續(xù)改進(jìn)的精髓，才能確保企業(yè)管理質(zhì)量的不斷提升。

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[作者簡介]楊海燕（1971—），女，廣西資源人，研究生，工程師，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：現(xiàn)代企業(yè)管理研究。