淺談中小企業會計檔案管理

安雯

隨著我國經濟迅速發展，時代變革進步。中小企業在經濟發展浪潮中的作用也越來越大，各按企業市場影響力逐漸增強，業務范圍、業務品種及業務量不斷增大，在業務辦理中產生的反映經濟業務重要數據和史料——會計檔案也在逐年增多。而會計檔案記載著日常業務發生的重要內容，其中主要包括三大類：會計憑證類，會計賬薄類，財務報告類。目前，很多人對會計檔案管理工作內容缺乏足夠的了解，對其重要性缺少足夠的認識，在會計檔案管理工作中缺乏足夠的激情，往往造成會計檔案管理意識弱化，給查閱、審查會計檔案工作帶來了很多阻力。如何進一步提高中小企業檔案管理水平，充分利用檔案資源，更好的為業務發展服務，筆者對此進行了一下思考。

一、當前會計檔案管理存在的問題

（一）在思想認識上不夠重視

由于大多中小企業負責人對會計檔案管理存在思想不重視，財會人員的安全意識普遍不強，有些會計將查閱過的會計檔案隨便地放在檔案室的桌上或地上，檔案柜的門也不加鎖，而且基本上中小企業的檔案室門都是一般的木門，存在嚴重的安全隱患;有些新員工對會計資料的重要性認識不足，如：業務資料隨便放在自已的抽屜內，年終后沒有全部整理歸檔，導致會計檔案不完整;甚至有柜員將客戶簽約資料直接扔進垃圾筒等等。

（二）會計檔案移交不夠規范

中小企業人員變更較為頻繁，財務人員離崗時雖有會計交接，但手續不完備與內容不完整。我們會計離任時通常會辦理會計交接，但是對會計法規關于會計交接的具體要求不清楚，因而使得交接的手續不完備，一般儲蓄會計人員離任，要由會計機構負責人或會計主管人員負責監交;會計機構負責人或會計主管人員離任，要由單位負責人監交。但是有些中小企業在會計人員離任時，只是由移交人和接替人參與交接，沒有監交人，內容也不完整，原因是中小企業負責人對此事未予重視。

（三）日常管理責任不夠明確

目前中小企業的會計檔案雖然已分類造冊，進行統一管理，但責任還不明確。一是沒有統一規定的裝訂要求，外觀上很不整齊，甚至有的企業為圖省力，沒有用標準的會計檔案封面，直接用白紙或其他便于裝訂的紙當封面，每一卷檔案里沒有卷內目錄和備查表;二是有些企業沒有對裝訂成冊的會計檔案逐張編號，導致檔案封面填寫也不完整;三是檔案調閱管理不規范，內部人員調閱檔案未實行登記制度，存在本單位檔案調閱人將檔案帶離中小企業且沒有辦理檔案調閱登記的情況。

（四）會計人員素質有待提高

會計檔案跟會計人員的日常工作和中小企業的業務發展息息相關，會計人員的素質的高低在一定的程度上決定了會計檔案質量的好壞，許多會計沒有經過系統性會計學習和培訓，甚至大多企業的財務人員都沒有會計從業資格證，因而提高會計人員的素質非常有必要。

二、規范會計檔案管理的幾點建議

（一）提高會計檔案管理認識

必須要認識到會計檔案的重要性，不斷更新會計檔案管理觀念。會計檔案管理工作是維護業務歷史真實面貌的一項重要工作，科學規范地進行會計檔案管理是中小企業工作一個重要部分。會計檔案為中小企業發展提供了第一手資料。科學規范的會計檔案，是會計工作的一個重要方面，也是衡量一個中小企業管理水平的重要尺度。

（二）建立健全會計檔案管理制度

完善健全的會計檔案管理制度是做好會計檔案管理的前提，不斷完善會計檔案管理三大流程立卷歸檔、借閱審查和定期銷毀的制度，明確檔案管理要求及會計檔案管理分工。嚴格執行會計檔案管理制度，把握檔案的整理，歸檔，管理的各個環節，做到有條不紊，規范有序，常整理，常審查，防鼠，防蟲，防潮;確保檔案室干凈衛生，檔案資料完整無缺，整齊不散亂，查找不慌亂。

（三）推進會計檔案管理隊伍建設

目前來說，會計檔案管理都是有中小企業會計負責，由于中小企業的人才隊伍所學專業很少有涉及檔案學課程，對檔案管理工作內容和方法都不甚了解，全靠中小企業前輩傳，幫，帶;缺乏專業性的知識指導，加強會計檔案隊伍的培訓勢在必行?？梢赃x派會計檔案管理人員參加市檔案管理部門參觀學習或者邀請檔案管理專家當面授課，讓會計檔案管理人員認識會計檔案管理的重要性，強化會計檔案管理知識，提升會計檔案管理水平。

（四）加強會計檔案后續檢查管理

加強會計檔案的檢查、考核力度，從而確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。一是對原有會計檔案財務會計部門要組織人員進行全面清理，通過搜集補救一批、規范整改一批、集中銷毀一批，保證現有會計檔案完整、規范，使新增會計檔案有科學管理的起點。二是財務部門要抓好會計人員調動時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發現的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責令當事人回原單位查明原因，避免責任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。三是要嚴格遵守會計檔案調（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。