A公司采購業務內部控制優化研究

戚人月

摘 要：改革開放以來，我國經濟高速發展，企業規模日益壯大，管理內容也越來越復雜化。我國的內部控制研究起步較晚，還不夠成熟，內部控制理論建設以及實施方面與發達國家相比還有很大差距，企業目前執行的內部控制機制并不能有效發揮作用，這嚴重影響了企業的健康快速發展。近年來，隨著城鎮和農村的發展改造進程加快，建筑施工企業高速發展，行業競爭十分激烈，企業想在激烈的挑戰和競爭中謀求發展，就必須強化內部控制在企業管理中的應用，構建科學的內部控制體系。目前建筑施工企業對于企業內部控制的研究主要集中在項目上，對于具體業務相關的內部控制研究較少。本文以A公司為例，對A公司采購業務內部控制的現狀以及存在的問題進行描述。以內部控制相關理論為基礎，對采購業務內部控制存在的問題剖析原因，最后對A公司采購業務內部控制提出優化建議，希望可以完善A公司采購業務內部控制體系，進而為其他建筑施工企業提供一些借鑒。

關鍵詞：A公司;采購業務;內部控制

1 采購業務內部控制理論概述

1.1 采購業務內部控制概念

采購業務內部控制是指企業應當根據其需要進行物資采購，結合自身日常經營活動的特點，明確采購業務流程，根據采購流程關鍵控制點設置相應的內部控制活動。

1.2 采購業務內部控制目標

采購的內部控制目標包括以下幾點，保證采購要符合生產以及銷售業務的要求;保證企業享有應有的采購折讓;保證采購業務各環節運行通暢和高效率;保證采購業務資金流動的真實性;保證采購業務會計信息的記錄準確及時;保證采購業務活動符合相關法律法規的規定。

2 A公司采購業務內部控制現狀與問題

2.1 A公司簡介

A公司成立于2004年，是集建筑和施工于一身的大型建筑公司。公司經營以大型工業建筑與民用建筑施工總承包，房地產聯合開發建設，綜合配套施工等為主項業務，并與各專業公司橫向聯合為補充的多功能集結化的大型綜合建筑企業公司。

2.2 A公司采購業務內部控制現狀

A公司設有相關部門進行采購業務處理，A公司采購業務主要分為四個環節，分別是請購審批、采購運輸、驗收入庫以及貨款結算。

（一）請購審批

A公司采購計劃是由公司的物資部進行管理，項目經理審批采購計劃后報分公司物資部審核，分公司物資部門將審核通過的匯總表報分公司領導審批。分公司領導將審批通過的匯總采購計劃報公司物資部進行再審核，審核通過的采購按照計劃的流程進行管理，采購的資料歸檔保存。

（二）采購運輸

A公司采購合同管理是由公司的物資管理部來負責的，采購方式通常分為招標采購、非招標采購以及集中采購。公司各個項目部整理出相應的供應商名單，并根據項目部的實際需要和供應商進行談判，進而確定物資的采購方式和采購價格。

（三）驗收入庫

A公司在物資入庫時有驗收人員，但是沒有質檢人員。以項目部來說，物資供應商按照合同的約定將物資送到指定地點后，物資部根據供應商提供的貨物清單、材料的質量證明資料以及訂貨合同等對物資進行外部檢查和數量檢查，物資入庫后，A公司不會對項目部采購的物資進行再次盤點。

（四）貨款結算

待驗收部門驗收合格后，A公司財務人員對憑證后面所附的單據進行審查，對采購合同、訂購單以及驗收報告等審核無誤后再進行付款。

2.3 A公司采購業務內部控制存在的問題

（一）采購計劃變更缺乏合理授權

A公司相關部門根據提交的材料來制定需求計劃，但是當采購計劃需要變更時，各部門往往只是簡單的把數據進行更改，并沒有重新經過審核流程制定新的采購計劃。

（二）供應商選擇機制有待完善

供應商的選擇是采購業務的重要一環，A公司在實際執行過程中對供應商的考核缺乏合理的評分體系，沒有對供應商進行分級。供應商選擇機制不夠完善極有可能導致采購人員拿回扣，出現數量以少報多，質量不過關等現象。

（三）采購成本管理存在風險

A公司下屬項目部數量較多，而公司的采購流程審批過于復雜，規模較小的物資采購往往沒有經過審批就直接進行采購，而這種采購方式一般很單一，導致不能形成一定的采購議價能力。

（四）采購驗收監督乏力

物資驗收一般是采購業務的最后環節，A公司的驗收人員一般兼任監管人員，公司缺少相應的物資驗收監管部門，這就會導致員工職責交叉。而且A公司沒有設立專門的機構對一些專業的物資材料進行驗收檢查，這就不能保證采購的物資質量達標。

3 A公司采購業務內部控制問題的原因分析

3.1 內部控制環境薄弱

（一）組織機構不夠健全

A公司下屬的各項目部的內部采購主要由物資部負責，項目經理根據工程進度等進行采購的審核。項目部的組織結構內部控制缺乏執行力，采購業務中就會出現采購數量以少充多，甚至材料質量不合格導致工期延遲等現象，組織機構不夠健全還可能會導致舞弊現象出現。

（二）人力資源管理不夠完善

A公司采購人員一般是一線的人員，但是人員素質普遍偏低，同時公司也沒有定期組織專業培訓，這就導致采購人員在采購過程中缺乏采購成本控制意識，并且識別不出相應的采購風險。人力資源管理不夠完善，采購人員的素質與崗位不匹配，就會導致公司采購業務談價能力的削弱。

3.2 缺乏風險評估機制

A公司缺乏風險評估機制，整體的風險意識不強。A公司的風險主要集中在施工安全方面，由于風險評估沒有受到重視，內部控制往往流于形式，公司不能對采購業務進行有效管理，容易出現盲目采購、收受回扣、驗收不嚴、以次充好等舞弊現象。

3.3 信息溝通不暢通

A公司與項目部之間的信息傳輸主要通過電話以及郵件等方式進行，有時會通過人員口頭傳達指令，這樣信息傳遞過程中信息失真的可能性就會加大。A公司管理層面的信息系統還沒有構建，這使得管理層很難及時了解到各項目采購的最新情況。各個分公司采購往往自行處理，分公司之間的采購信息也不進行溝通，這就導致不同的項目部與同一家供應商議價會產生不同的采購價格，這就增加了采購成本。

3.4 監督審查乏力

A公司委派的審計監督人員對采購業務的流程很少進行監督，往往只是在采購結束后對采購合同等資料的合規性進行事后檢查，而這些審計監督人員由于缺乏采購方面的相關知識，通常不能有效發現采購業務內部控制的不足之處，

監督審查乏力將導致采購業務中拿回扣和舞弊現象層出不窮。

4 A公司采購業務內部控制優化建議

4.1 改善公司內部控制環境

（一）健全公司組織結構

建筑施工企業是以項目部為主要生產單位的，A公司項目部對公司所設置的內部控制制度不太重視，公司應當賦予內部審計部門相應的權利，使其在不違背職業道德的前提下不受限制的進行審計。在采購業務內部結構設置上應當劃分清楚權利與責任，不允許出現職務交叉，防止舞弊現象發生。

（二）建立良好的人力資源政策

A公司不注重理論的培訓，經常會出現員工崗位與能力不符的情況。在采購業務方面，人員的設置應當考慮其知識儲備及專業能力，同時在采購人員的任用上應當遵循崗位不相容原則，質檢人員和驗收人員不得兼任，物資采購必須由專業人員嚴格按照合同進行檢查。

4.2 構建風險評估體系

（一）采購業務目標設定

在整個風險評估體系中，目標設定是實施風險評估的前提。A公司應當根據公司采購業務的現狀設置如下采購業務內部控制目標：對采購業務流程進行規范，控制采購成本，增強采購業務的會計信息質量，保證會計核算真實完整準確，防止出現舞弊等。

（二）采購業務風險識別

風險識別是風險評估中關鍵的一步，公司在進行風險識別時應當進行充分的調查和科學分析，將影響公司內部控制目標實現的不利因素進行準確識別，把握控制點。A公司采購業務發生的風險主要體現在金額舞弊、材料質量不合格或者數量短缺、驗收不嚴等。公司應當不定期關注采購業務成本，調查供應商背景，不同部門定期進行集中討論，從而識別采購業務中隱藏的風險。

（三）采購業務風險分析

公司在進行風險分析的時候，應當對不同的風險因素進行劃分，評價風險的等級，相關責任人員應當經常進行交流，分析可能發生的風險對公司產生的影響。A公司應當把控好采購業務的內部控制點，外部監督和內部監督必須嚴格進行實施，從而降低采購業務可能出現的風險。

（四）采購業務風險應對

公司在對識別出可能對公司具體目標產生負面影響的風險進行分析后，結合具體業務可接受的風險水平來確定具體的風險應對措施。采購業務方面，A公司對于采購人員職責交叉、兼任可能導致的內部控制風險，應當執行崗位不兼容制度。物資驗收上，公司應指派專業人員進行驗收和質檢，把控物資的數量與質量。一般情況下，風險應對措施包括風險規避、風險降低、風險分擔以及風險承擔。

4.3 建立高效的信息溝通系統

信息溝通暢通是實施內部控制的前提和基礎，控制活動的展開依賴于信息系統提供的信息。A公司目前的信息系統還處于起步階段，員工經驗不足容易導致溝通混亂。公司應加快構建信息化系統，進行規范化的信息管理。同時公司應當定期舉行會議進行信息溝通，采購業務相關的各部門應當積極及時反映問題。公司內部的供應商體系也應當進一步完善，避免不同的分公司向同一家供應商議價時產生不同的采購價格。

4.4 完善內外部監督機制

監督分為內部監督與外部監督，外部監督方面，公司可以聘請采購業務審計經驗豐富的外部審計機構為公司的采購業務提供相關咨詢。內部監督方面，A公司應當保證內部審計的獨立性，同時積極配合外部審計，采用定期審核與不定期審核相結合的形式進行自查，定期開展供應商會議，防范采購業務出現舞弊現象。

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