企業檔案編研工作的探索與思考

王升良/文

企業檔案編研工作的必要性

檔案編研工作做得好，挖掘得深，能為企業發展提供更好的服務，為領導決策提供準確信息。企業檔案編研工作的開展，對企業管理有著重要的意義。

為企業管理提供理論依據。檔案編研工作是把企業分散的檔案資源加以歸類集中整合，進行深度挖掘，從而發現檔案資源之間的有機聯系，將分散的檔案資源轉化為可共享的信息、知識資源，并結合企業實際運行管理，為企業后續發展提供理論依據。

對企業生產建設有參考依據和憑證作用。企業檔案是企業在生產經營過程中形成的真實歷史記錄，任何人都不能篡改，是企業改革發展進程中的依據和憑證。

企業文化管理的重要組成部分。檔案編研可以提煉并形成企業文化，對內可以增強員工的凝聚力、自豪感、責任感和使命感，對外可以顯示企業核心文化，提升企業的知名度，為企業開拓市場打下堅實基礎。

為后續企業管理提供經驗借鑒。編研整合后的檔案信息在經過相關人員的總結分析后，能得出企業某些層面的發展規律和結論，管理人員可有針對性地改善企業管理方式，提升企業管理水平。

企業檔案編研工作存在的問題

隨著我國《檔案法》的頒布和貫徹執行，依法治檔日益成為自覺。在檔案工作者們的努力下，檔案編研工作取得了一定成效。但從總體來看，還存在五個方面的問題：

對檔案編研重視不夠。在一些檔案部門，還是存在重保管、輕編研的現象，長期忽略檔案編研工作，崗位設置不科學，檔案編研人員不足，缺少科學規劃，沒有將檔案編研工作融入單位的整體發展中，編研工作只是處于從屬地位，有時間就做，沒時間就不做。

檔案編研形式單一。企業檔案編研工作普遍起步晚、起點低，既缺乏系統的理論指導，又缺乏實踐經驗可借鑒，許多單位大都從編寫參考工具和參考資料做起，即使有些深度，也不過是編纂些資料匯編、產品目錄、項目概況等，編研成果千篇一律，缺乏新意，沒有緊扣企業中心工作和熱點、難點問題，沒有突出本企業、本行業特色，沒有為領導決策、生產經營、改革發展提供直接有效的服務和支持。

檔案編研成果質量不高。檔案編研一為“編”，二為“研”，編研結合是檔案編研工作的一個重要原則，兩者互相依存，缺一不可。目前企業檔案編研工作“編”得多，“研”得少，編研成果多為匯編選編類的初級產品，多為原始檔案的“集合”，精品少，檔次不高，一次性編研成果比較普遍，深層次編研成果缺乏。

檔案編研信息化建設滯后。目前很多檔案館信息化建設速度緩慢，檔案管理軟件的開發使用滯后，對檔案的計算機輔助管理僅限于目錄的錄入，幾乎沒有電子化的檔案全文，工作人員對檔案的編研仍然以傳統的手工操作為主，信息收集、歸納和整理、利用還處于初級水平，難以利用現代化信息技術開展檔案編研工作。

編研力量薄弱。檔案部門工作人員較少，且多為機構改革安置性兼職人員，專業人才缺乏，除負責檔案的收集、整理、保管等常規性工作外，很難抽出時間和精力對檔案進行深度編研和開發。

加強和改進企業檔案編研工作的途徑

走出重“編”輕“研”的誤區。隨著信息網絡技術的發展，百度、搜狐、谷歌等各大搜索門戶網站，以服務人性化、信息海量化、查詢快捷化受到用戶青睞，用戶不再滿足于答案在何處，而對答案是什么、是否有更多的答案更感興趣。四川紅華實業檔案編研人員在建廠50周年到來前夕，想編纂一本反映職工精神風貌的書。他們采用發放調查表，到各單位、各部門、專業人士征求意見等多種形式確定選題。翻閱了近50年的檔案資料，用了一年多時間完成了職工自己寫、企業自己編的《紫云山下》一書。50多萬字，增強了全體干部職工的自豪感和使命感。

拓寬編研選題思路。企業檔案編研人員在了解本企業發展現狀和重點工作的同時，還要熟悉館藏情況，針對企業實際確定編研方向和課題，對涉及的林林總總的資料進行收集，對收集來的檔案去粗取精進行深入的分析研究，剔除無使用價值的資料，補充新的有價值的資料，提供最新政策依據；針對生產經營、安全生產、工程建設及企業的文化活動選題，通過翔實的資料、可靠的數據，為領導決策和企業發展服務。四川紅華檔案部門2015年為配合公司合同專項治理，編纂了《公司合同管理手冊》，促進了合同管理水平的提升。2016年檔案部門配合公司風險管理，編纂了《公司風險管理手冊》，提升了公司的風險防范能力。2018年檔案部門編纂《三供一業分離移交指南》，有力促進該項重點工作的順利進行。

大力推進編研主體多元化。過去編研工作似乎一直是企業檔案人員的專利，主要是因為檔案編研的依據大部分源于館藏檔案，檔案人員熟悉館藏，編研條件得天獨厚，檔案人員不同程度地受過專業技術知識方面的培訓，對專業工作程序及形成的檔案資料有大致的了解，具備了“編”的條件，但離深層次的研究還有相當大的距離，在選題、選材方面，不如專業人員把握得準確。專業人員進行的編研工作，選題貼近實際需求，深層次研究有優勢，具備了“研”的條件，但不熟悉館藏檔案資料，總有“大海撈針”的感覺。跨部門合作，檔案人員與專業人員強強聯合，優勢互補，“編”“研”皆備，可在短時間內取得良好效果。2018年，四川紅華檔案館和企業管理部合作，由檔案人員負責公司改革相關檔案的查找、提供，企業管理部負責相關資料的匯總、篩選，最后由長期聚焦公司改革的企業管理部負責人執筆，較為系統地呈現了公司深化改革、創新發展取得的豐碩成果，給企業改革發展提供了經驗和借鑒。

加快檔案信息電子化進程。檔案信息電子化就是用計算機將檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化為計算機軟件形式的二次文獻信息提供利用的過程。檔案信息電子化可以縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。信息網絡技術的發展，為編研成果的信息化輸出，提供了高速的黃金通道和廣泛的傳播途徑。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用計算機功能完成信息加工工作程序，快捷地編制二次文獻。電子出版物、光盤庫、多媒體數據庫等現代化傳播形式，取代了傳統紙質編研成果的出版，而且省時省力，準確率高，信息共享。四川紅華實業公司近年投入2000多萬元進行信息化建設，檔案信息化是其中一個重要內容，企業檔案管理正在實現由實體管理向信息化管理、實時動態管理的歷史性轉變，電子文件中心已呈現雛形，網上庫房、虛擬庫房正嶄露頭角，實現檔案編研信息電子化指日可待。(四川紅華實業有限公司)