科研事業單位合同管理問題及對策建議

龍海斌

（國家工業信息安全發展研究中心 北京 100040）

引言

合同是現代經濟往來、商務交易的有效依據和憑證，是平等主體間從事經濟活動增進互信提供法律保障必不可少的手段。科研事業單位主要是指以科研活動為主業以政府撥款支持為主的機構。隨著近年來事業單位改革和國民經濟的快速發展，外界環境的變化促使科研事業單位必須規范自身管理，降低法律風險，保障自身權益[1]。這其中合同管理是重要的一部分，科學的合同管理能夠大大提升企業內部運行效率和外部風險控制。因此，要不斷總結發現科研事業單位合同管理的風險點并持續進行改進。

1 科研事業單位合同管理的內容和特點

1.1 合同管理內容

合同管理主要包括起草審核管理、履行監督、糾紛管理、檔案管理等環節。起草審核主要是審查合同起草是否符合要求規范，是否按照合同基本結構來起草，合同內容條款的表述是否嚴謹等。合同訂立后的執行是確保合同權益實現的保證，所以履行監督必須到位，由相關部門對合同的權利義務履行情況進行定期的監督檢查，做好合同變更、解除、提前終止等情況的應對。若在合同履行過程中發生爭議，那就應當依據合同條款進行及時協商處理，如雙方無法達成一致，就需要采取必要的救濟手段，按約定仲裁或提起訴訟。糾紛管理的意義在于能夠根據糾紛的類型迅速的確定糾紛解決方案，采取應對措施，并依據最終的處理結果進行責任追究，杜絕類似情況再次發生[2-3]。合同檔案管理也是合同管理的重要一環，通過建立合同的登記、查閱、歸檔程序，科學利用合同檔案，隨時方便總結查詢。

1.2 科研事業單位合同的特點

合同作為企業、事業單位、社會團體及其他法律主體從事經濟活動的重要手段，具有一定的共性，但也會因主體的不同而產生一定的差異。科研事業單位因其科研屬性，因此，其合同有其區別于企業或其他主體的特點。概括起來有三點：一是內容保密性。科研事業單位由財政撥款支持舉辦，承擔國家科研任務較多，因此很多合同具有國家秘密的性質，區別于市場中企業合同的商業秘密。此類涉密合同一旦泄露，不僅是對單位主體，更將對國家利益造成巨大損害，必須高度重視保密性。二是任務單向性。科研事業單位承接政府任務，一般都是指定性內容。政府根據自身需求就產品型號、課題內容等提出要求，交由單位承擔，因此，幾乎無磋商還價的余地。三是履行合規性。科研事業單位的項目合同很多涉及費用支出，與市場性的企業合同不同，此類合同的經費支出不僅要合法還要合規，要嚴格按照預算或合同要求的類目支出，一旦違規將面臨處罰。

2 科研事業單位合同管理存在的問題

2.1 思想認識不到位

因科研事業單位多數合同是政府委托項目合同，因此對于合同的訂立、審核、審批等環節存在思想松懈，把關不嚴的問題，合同內容常出現金額大小寫錯誤、簽訂時間空白等情況[4]。長期的思想不重視導致與其他市場主體簽訂合同過程中條款約定不明確、不嚴謹，法律風險增加。

2.2 制度建設不健全

合同管理制度不完善、不健全，或者單純生搬硬套，導致合同管理無法真正做到有據可依，流程規范的作用；合同管理機構和職責劃分不清晰，合同管理部門大多依托辦公室或科技處等職能部門內部設置，缺乏獨立的合同管理部門。合同從訂立審批到履行監督的制度要求缺失。

2.3 過程管理不嚴格

合同的全過程管理應包括談判、起草、簽訂、審核、用印、履行、歸檔及其糾紛處置等環節。在合同產生到歸檔的全生命周期應當建立嚴格的過程管理，并強化監督執行。科研事業單位尤其在合同履行監督方面存在短板。許多項目合同的執行進度是由科研管理部門掌握，而非合同管理部門，二者之間的銜接不夠順暢。

2.4 信息化手段跟不上

同市場企業中合同量大、類型多樣不同，科研事業單位的合同數量相對較少且類型比較固定。因此，對于合同的簽訂、審核、履行等情況主要還是依靠線下紙質審批單等流轉，效率低、信息及時掌握難度大。合同信息化管理手段跟不上，造成合同管理的片段化、零碎化；對于合同的查詢、使用均帶來很大的不便[5]。

3 改進科研事業單位合同管理的建議

3.1 建章立制，確保合同管理有法可依

改善科研事業單位合同管理，必須從建立和完善合同管理制度入手，根據《中華人民共和國合同法》和相關法律法規，結合本單位實際制定管用、適用的制度，規范合同管理的流程，使得合同談判、審批、授權、訂立、履行、變更、轉讓、解除、糾紛處理、簽章用印及檔案保管等合同訂立履行的全過程能夠實現規范化，每一環節都有據可依。

要明確單位合同管理的原則、合同管理機構和職責劃分。分工負責，各司其職，尤其是科研管理部門、財務審計部門、資產管理部門等應按其職責參與到合同管理制度的制定和審查審批流程中。特別要注意相關制度之間的銜接配套，如合同支出金額的審批權限，應與財務相關制度相吻合，合同檔案管理要與科研項目管理制度相一致，切忌各自為政，標準不一，造成執行層面的困擾。必要的時候，合同管理主管部門還應當針對業務類型制定相應的合同模板供業務部門參照使用，便于統一對外格式。

3.2 強化監督，嚴格執行合同管理規范

制度的生命在于執行，合同管理的好壞，是否能夠促進單位整體工作效率的提升，很大程度上取決于合同制度的執行。應當加強對單位整體的合同管理培訓，提升員工合同談判和起草合同的技巧性、嚴謹性；要加強合同審核環節的把關，從經辦人、部門負責人、法務部門、科研部門、財務部門直至單位領導簽批，應認真審查，避免推諉扯皮和流于形式。要注重合同的形式審查和實質審查的統一，對于合同資料完整性、簽訂說明、文本結構、言語規范等形式審查要全面細致，對于合同的主體資格是否適格，約定內容是否合法、權利義務是否明確、合同條款是否實用等實質性審查要深入分析。

合同訂立后，應強化履行監督，尤其對于承擔重大項目課題的科研事業單位，對于合同履行的監督實際上也是對項目進展情況的跟進，科研、法務等相關職能部門應協同配合，共同推進項目執行，定期與合同承辦及項目執行部門召開例會，溝通進展中的問題，及時協商解決，確保按時保質完成科研任務。對于市場性的普通合同也應隨時檢視合同履行狀態，預判是否可以完全履行，或者發生變更、解除、提前終止甚至不可抗力情形，以便及時協商、訂立補充協議、辦理相關證明等。

另外，合同歸檔管理必須要高度重視，尤其是尚未實現合同信息化管理的單位，簽署完畢后的合同必須及時將合同原件歸檔，不能隨意處置，或借口合同原件份數不夠而不歸檔。

3.3 引入合作，聘用外部法律顧問

科研事業單位的合同管理人員往往并非法學科班出身，半路出家占據相當比例，經過簡單培訓后匆匆上崗，邊干邊學，簡單的項目合同可以處理，但對于復雜的、專業的合同就會感覺吃力，如建設工程合同、投資并購合同等，需要專業和經驗強的人員審查。因此，引入外部律師參與是十分必要的可行措施。通過與外部專業律所合作，提升專業類、復雜度高的合同審查質量，降低法律風險。同時，對于合同履行過程中的糾紛問題也可以充分發揮外部律師的作用，提供咨詢，提供談判意見或者代理訴訟。

3.4 提升效率，加強信息化手段建設

線下合同管理方式程序慢，效率低的弊端，很多科研事業單位深有體會。通過建設合同信息管理系統，將合同的會簽、審核、授權、履行監督、糾紛處理、檔案查閱等流程電子化，能夠大大提升合同管理效率。建設合同信息管理系統，必須設計好本單位的合同管理流程，根據流程完善各模塊功能，按需設定，科學建設。如，合同授權管理是否需要上線，要根據實際而定。有的單位允許使用電子簽章，那就可以在系統內實現合同原件的存儲、查閱。否則，合同原件就需要線下歸檔和查閱。

另外還要注意，科研事業單位大量合同涉及國家秘密，因此，在充分利用信息化手段的同時，必須注意保密工作，對于合同信息管理系統的獨立性、保密性、安全性要確保符合要求，不能提高了效率，降低了安全，給單位帶來失泄密隱患。