數據挖掘分析在檔案管理工作中的應用探究

徐緒琴

關鍵詞：數據挖掘分析;檔案管理;應用分析

在信息化時代數據具有至關重要的作用。對數據的合理利用和挖掘能夠極大地提高我們生活和工作的效率，更加方便人們的生活。對于檔案管理工作而言，傳統工作方法已經無法滿足高速、快捷的現代社會發展需求。將數據挖掘分析技術應用于檔案管理工作中，開展檔案的分類、收集以及分析等工作，是檔案管理工作的新方向，既提高了檔案管理工作的信息化水平，也提高了檔案管理的效率。本文就數據挖掘分析在檔案管理當中應用的可能性和必要性進行分析，然后就數據挖掘分析在檔案管理中的具體應用方法提出了一些個人的看法和建議。

一、數據挖掘分析定義

對于數據挖掘而言，主要是指在海量的數據中對有效、有價值的數據進行篩選和挖掘。通過這樣的數據挖掘過程來提高檔案管理工作的管理效率，改進檔案管理工作的模式和方法。目前在檔案管理工作中主要采用的方法有關聯分析法、序列模式分析法、分類分析法以及聚類分析法等。通過數據挖掘分析方法對檔案數據中的共性進行梳理，尋找出其中存在的共同點，然后將檔案進行分類和整理，使得檔案管理能夠進一步實現信息化。

二、數據挖掘分析在檔案管理應用中的意義

通過數據挖掘分析的定義可以幫助我們對數據發掘分析在檔案管理中應用的意義和價值進行深入分析。研究數據分析對檔案管理工作的影響，幫助企業制定出適合企業發展的數據化檔案管理制度。詳細如下：

（一）數據挖掘的意義

眾所周知，21世紀是信息化時代。當下人們生活在各種各樣的數據中。數據在人們的生活中占據了越來越重要的作用和地位。因此，進行數據分析和挖掘對提高人們生活的效率，提高生活的便捷性顯得十分重要。對于檔案管理工作而言，檔案就是由大量的各種各樣的數據組成的，數據挖掘分析同樣可以在檔案管理當中占據重要的角色，通過數據分析可以更好地幫助檔案管理人員將檔案進行分類和管理，通過對庫存的數據進行挖掘分析，可以實現對檔案的未來數據進行預測。

（二）數據挖掘的作用

對于檔案管理工作中的數據挖掘分析而言，其主要作用是對檔案的數據庫進行深度挖掘和分析，對大量的數據共同點進行梳理和分析，尋找出其中存在的共同點。然后根據分析結果對檔案進行分類和處理。例如，可以將具有相同出生日期的檔案進行編輯和管理，或者將具有相同經歷的檔案進行管理。在傳統的檔案管理工作中，由于檔案數量巨大，紙質檔案很難進行有效的數據處理和分析，容易出現管理混亂的局面。顯然這樣的檔案管理工作無法進行檔案的快速查找，大大降低了檔案管理的效率。通過將檔案管理工作數據化，能夠在很大程度上方便日后的檔案使用和查閱。除此之外，在檔案管理中運用數據挖掘分析技術也可以有效地提高檔案信息管理和保存的安全性，使得數據的丟失和泄露情況得到有效避免。

三、數據挖掘技術及其在檔案管理中應用的可行性

隨著信息化潮流席卷全球各行各業，檔案管理工作的信息數據化也成為無法阻擋的發展潮流和趨勢。檔案中充滿了大量的、不完全的、模糊的、隨機的數據，如果不進行數據整理和分析，不僅無法幫助檔案管理工作效率的提高，反而會增加檔案管理工作的工作量，無法取得既定的目標。數據的挖掘分析技術起源于20世紀80年代，但是被應用于檔案管理中，還是處于起步階段，還存在著很多的問題和不足，目前還處于實驗階段，并沒有在整個檔案管理領域得到全面應用。

我國開展檔案管理工作的自動化、信息化開始于20世紀末期，通過將檔案管理進行自動化、現代化的升級和轉變，形成了大量的檔案管理數據。對于檔案管理工作的數據化而言，以往主要是指事務性的數據化升級，即通過將檔案管理工作進行數據化處理，進行檔案的信息檢索、人員統計等。這樣的檔案管理中涉及到的數據管理和運用只是處于數據利用的初級階段，并沒有對數據的利用和開發進行深度挖掘。同時，還需要不斷投入精力進行數據的保存、維護，無形中大大增加了檔案管理的費用和使用成本。早期的數據分析和管理工作由于系統還不夠成熟，沒有形成系統化的檔案管理體系和制度。因此，當前數字檔案管理工作中經常出現由于使用和維護不當，造成數據丟失的情況也是十分常見的。

近年來隨著信息化技術的高速發展，檔案管理工作的數據挖掘和分析水平也取得了很大的提高。因此，檔案管理工作的信息化仍然處于初步的管理層次上，顯然無法滿足社會發展需求。對錯綜復雜的大量的數據進行深度挖掘和分析，尋找出其中存在的共同點和規律，進行檔案管理的高效運行，以實現充分節省人力、財力的目標，推進檔案管理的現代化。當前一些企業在檔案管理工作中運用了簡單的數據庫處理分析技術來實現檔案管理的現代化，但顯然并不能滿足這一效果。隨著數據挖掘分析技術的成熟，將其運用于檔案管理中具有很強的可操作性。數據挖掘分析的工作原理是通過對海量的數據中有效、有價值的數據進行篩選和挖掘，提取數據中隱含的信息進行層層剝離提取，以促進檔案管理工作的進步。數據挖掘分析在檔案管理中的應用是實現檔案管理數字化必不可少的一個環節和步驟。通過數據挖掘分析，可以將檔案管理工作和網絡技術、數字化技術進行結合，實現檔案管理工作中各種數據的調動，實現各數據之間的有效配合和聯動。對檔案管理的數據挖掘分析，可以幫助在檔案管理工作中建立出相關的數字模型，最大程度將檔案管理中的知識性資源進行挖掘和利用，使檔案管理中的知識信息得到更合理的利用。通過上述的研究可以發現，在檔案管理中運用數字挖掘技術不僅具有充足的理論支撐和依據，同時在條件上也具有現實的應用可行性。

四、數據挖掘分析在檔案管理中的應用

雖然在目前的檔案管理工作中，也運用了一些數據挖掘和分析技術，但是目前還處于初步探索階段，還存在著一些問題和不足。例如檔案管理工作的效率不高、安全性不足、系統不完善等。本文結合現有的現狀和研究成果，就如何在檔案管理中具體應用和提高數據挖掘分析技術，提出以下幾點建議。

（一）提高檔案管理數據挖掘分析的效率

在目前的檔案管理中，數據挖掘分析存在著數據分析效率較低的情況。造成這一現狀的原因是多方面的。一方面是以往的數據挖掘分析技術落后;另一方面是由于檔案管理中的數據種類眾多，數據量大。提高檔案管理數據挖掘分析的效率，首先需要利用最新的互聯網數據分析技術建立適應的數字模型，以提高檔案管理工作的速度和質量。通過提高檔案管理數據挖掘分析的效率可以有效降低企業的檔案管理人力運營成本，減少不必要的支出。

（二）數據挖掘分析增強了檔案管理的安全性

對于檔案管理工作而言，檔案的安全性占有至關重要的地位。在以往傳統的檔案管理中，采用的是紙質形式進行記錄和保留信息。對于這種檔案記錄和保留方式，不僅不便于利用，隨著時間推移還會出現褪色、蟲蛀等問題。這樣的管理方式會造成嚴重的信息丟失，信息安全性低。采用數字化的信息檔案管理方式，利用電子檔案可以實現檔案的網絡化管理，節約了檔案管理的空間，提高了檔案的管理效率。對于檔案管理中應用數字挖掘分析方法也應當加強對數據信息的保密，提高檔案信息的安全性。可以采用建立專業的安全防護措施，在數字系統中建立安全防御殺毒系統。另外，對于數據的挖掘和分析也需要做好備份和保存工作，避免檔案的遺失和失竊，同時也便于后期的查詢和調閱，提高檔案管理的安全性。

（三）建立數據挖掘分析的檔案管理完善體系

在檔案管理中建立起系統化的數據挖掘和分析系統也是提高檔案管理工作效率和質量的一個重要措施。數字化的檔案管理，不僅需要進行檔案數據信息的處理和分析，同時還需要進行檔案的收集、分類以及保管，這些工作是一個系統性的工作體系。建立起完善的檔案數據挖掘分析體系，首先需要細化檔案管理的內容，根據檔案管理的內容針對性地建立起完善的檔案管理體系。通過制定檔案管理制度，將檔案的數據挖掘分析按照數據的重要與否、時間、地點等進行挖掘分析和分類保存，推動檔案管理工作不斷朝著現代化的方向進步和發展。

五、結語

隨著信息技術的高速發展和進步，對數據的挖掘和分析是目前各行各業形成的共識。對于檔案管理工作而言，傳統的檔案管理中采用的是紙質形式進行記錄和保留，這樣的檔案管理工作不僅工作效率十分低下，同時數據的安全性也不高，容易發生數據的丟失和泄露。數據挖掘和分析技術在檔案管理中應用不僅具有較高的理論可行性，同時也具有較高的實際應用價值。