中小企業會計基礎工作規范存在的問題及對策分析

龔海琴

【摘 要】針對中小企業當前會計基礎工作現狀，提出了財務報銷工作不夠嚴謹、會計檔案裝訂與收集工作不規范、財務印章管理不規范等問題;進行了原因分析，最后給出了相關建議對策，從而使中小企業的會計基礎工作得到不斷規范和加強。

【關鍵詞】會計基礎工作;問題;原因;對策

中圖分類號： F275 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）31-0246-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.31.118

Analysis on Problems and Countermeasures of Accounting Basic Work Standards for Small and Medium-sized Enterprises

GONG Hai-qin

（Fuzhou municipal environmental sanitation management office， Fuzhou Jiangxi 344000， China）

【Abstract】In view of the present situation of basic accounting work in small and medium-sized enterprises， this paper puts forward some problems， such as inadequate financial reimbursement work， irregular binding and collection of accounting files， defective examination and approval control of fund payment， irregular management of financial seal， etc. After analysis， it gives some suggestions and countermeasures， so as to make basic accounting workers in small and medium-sized enterprises. It has been constantly standardized and strengthened.

【Key words】Basic accounting work; Problems; Reasons; Countermeasures

會計基礎工作是對會計核算和會計管理服務的統稱，主要是指企業根據會計核算和會計監督的要求設置會計機構，配備會計人員，進行會計核算和提供會計服務。會計基礎工作是會計工作的基本環節，也是會計工作有序進行的重要保證。一個企業的會計基礎工作薄弱不僅影響其整體會計工作的正常運行，而且也在一定程度上干擾了社會經濟秩序。因此，規范會計基礎工作，是企業管理層、財務部和業務主管部門的一項重要任務，必須切實落實到位，以保證會計工作的有效開展。

1 中小企業會計基礎工作規范存在的問題

1.1 財務報銷工作不夠嚴謹

財務報銷有嚴格的程序，但在中小企業的實際執行程序的過程中，前來財務部的報銷人員在報銷時偶爾會夾帶各種不規范的發票，會計人員草草審核，直接批準蓋章。在此過程中活動證明文件與發票可能存在內容不符的狀況，但財務部未加以重視，屬于管理漏洞。此外，有些中小企業在設計的差旅費報銷單也存在一定的問題，單據未設計一欄讓出差人填寫從哪出發、去往何地，使得出差信息不夠詳細，也未設計會計主管簽字蓋章的地方，部門內部不能很好地進行相互監督。

1.2 會計檔案裝訂與收集工作不規范

1.2.1 會計憑證未能及時裝訂成冊

中小企業大部分財務部雖然專門設置會計人員對會計憑證進行裝訂，但是，財務部會計人員的電腦里常常有已審核通過的記賬憑證但會計人員并未將其打印出來，或者是會計人員將已打印好的會計憑證隨手用大夾子一夾放在檔案柜中一個月甚至是數個月后才由專職人員整理裝訂，導致會計憑證不能及時裝訂成冊;并且中小企業財務部的會計人員人員在月末終了、年度終了時沒有按規定將已形成的會計檔案資料及時整理立卷并裝訂成冊，而是放在檔案箱內后隨便放置在檔案柜中，這樣不利于會計檔案管理工作的正常進行，并且容易造成會計檔案資料遺失等問題，進而造成會計檔案資料不全面的問題。

1.2.2 會計人員未將會計資料收集完整

在實際工作中，中小企業財務部的會計人員沒有將財務部形成的全部會計文件歸入會計檔案中，只是將會計憑證、會計賬簿、財務報表等核算類資料進行整理并歸檔，而將預測決策類文件（如對市場的經濟預測、會計決策設計、財務分析報告等等）、制度法規類文件（如上級部門的來文、會計工作總結等等），放在其他部門，造成會計檔案資料收集不全的現象，影響會計檔案管理人員正常執行檔案管理工作。

1.3 財務印章管理不規范

在使用過程中，中小企業財務方面的事項印章和財務專用章由財務部會計主管專門負責管理，但卻又專人不專職，該主管又同時負責其他會計事務，對需要加蓋印章的相關材料，有時工作較忙時沒空細心審查其是否齊全、是否有總經理及相關領導批準用印的簽字，存在把印章隨意交由其他會計人員任其蓋章的現象，而事后又并未及時收回，此時，中小企業指定的印章保管人與實際保管人不一致，難以保證印章保管的安全、有效，不易明確保管責任。另外，出納人員的“銀行收訖”、“銀行付訖”、“現金收訖”、“現金付訖”印章隨意放置在辦公桌上，未被妥善保管。與此同時，印章使用人員使用印章后并未登記，也就無法得知是何人使用印章、為何使用印章、使用印章的時間、使用人員是否歸還印章等。此種管理給企業業務管控和財務帶來較大風險。

2 中小企業會計基礎工作規范存在問題的原因

2.1 部分會計人員綜合素質不高

中小企業的部分會計人員綜合素質不高，可歸結為以下幾點：第一，部分會計人員學歷不高，受教育程度不高，所以自身文化素質不高，本身沒有受過一定時間的會計學理論知識教育，且在企業從事會計工作的實踐經驗不足，業務處理還不夠嫻熟，從而其專業素質不高，不符合企業發展的需要;第二，中小企業管理層未給予會計人員合適的待遇，并且未設置考核換崗制度，使得財務部的很多會計人員長期在固定崗位上，不能在多個崗位歷練，不利于其專業知識的拓展及業務處理能力的提高，這也可以客觀地解釋為何企業部分會計人員工作效率不高，工作積極性不高，不愛崗敬業等職業道德素質的缺失。

2.2 財務報銷工作執行不到位

2.2.1 財務經理對報銷工作不夠重視

中小企業的管理層對某件事情不重視，直接影響企業的員工們對其的重視程度。在中小企業財務部的日常工作中，財務經理對報銷發票及活動證明文件沒有給予應有的關注，簽字審批時比較隨意，大筆一揮，就審核通過，如此上行下效，員工們的態度也變得隨意，管理層沒有發揮模范帶頭作用，沒有表現出對報銷工作的足夠重視，從而報銷工作的執行無法落實到位。

2.2.2 財務報銷工作的監督檢查、考核不到位

中小企業的報銷程序制定后，執行“走程序”，沒有相應的監督管理辦法，方式方法流于形式，沒有建立和完善制度執行工作責任制，不明確責任主體以及責任追究的具體內容，執行時虎頭蛇尾、時緊時松或“執行作秀”、“雷聲大雨點小”等，中小企業的管理層也沒有制定相關制度和組織相關人員對此工作進行考核與評價，使得制度執行的質量和成效得不到真正落實。企業管理層與財務部人員缺乏加強監督、管理、考核的決心、恒心與手段，等出了問題，再紙上談兵就晚了。

2.3 會計人員不夠重視會計檔案

2.3.1 領導者對會計檔案管理工作不夠重視

中小企業的領導者與會計工作者們在工作中往往把注意力集中在企業利潤和成本效益方面，沒有意識到會計檔案資料的歸集工作的重要意義，沒有對會計檔案管理工作給予充分的重視，忽視會計檔案資料的收集、整理和歸檔工作，認為會計工作過程中整理會計檔案資料是一件浪費精力和時間的事情，根本不把會計檔案資料的整理、歸檔工作列入議事日程，形成會計工作與會計檔案管理相脫節，重會計業務、輕會計檔案管理的現象。這樣不但容易導致在中小企業的領導層本身需要進行經營管理預測或對管理過程中的各項經濟活動進行分析時得不到相應的會計方面的資料，也不便于稅務部門對中小企業的財務數據進行審核或監督，這在一定程度上造成會計檔案資源的浪費。

2.3.2 會計人員缺乏對會計檔案的充分認識

中小企業財務部的部分會計人員對其所處的會計崗位缺乏相關的認識，并且法律意識淡薄，造成會計檔案管理與會計工作相脫節的現象。由于中小企業管理層更加傾向關注企業的生產與銷售情況，對于會計檔案管理工作的態度則相對忽視，這就造成新來的會計人員在上崗前，財務部沒有對其進行會計檔案資料如何規范收集、整理、歸檔方面的培訓。中小企業雖然意識到了會計檔案的重要性，但并沒有安排具備一定程度的檔案管理知識并熟悉檔案收集、整理、歸檔方法的專業人員對會計檔案進行管理，故而企業配備的會計檔案管理人員整理出的會計檔案不僅達不到企業制定的規范要求，更不用說如何對其進行科學管理。

2.4 印章管理制度存在缺陷

中小企業制定的內部印章管理制度存在缺陷，管理層對其重視不夠，未制定具體的印章用印流程，未明確保管人、監印人、有權簽字人名單及審批流程等，也未建立相應的崗位責任制，明確印章相關人員的職責等，導致在印章管理過程中無據可依，執行過程中易存在管理漏洞、財務漏洞等風險。此外，印章保管人員上崗前，未經過嚴格的印章管理培訓和風險教育培訓，對印章管理制度、使用印章的流程、保管不善所帶來的風險不熟悉，容易導致操作風險的產生。

3 完善中小企業會計基礎工作規范的對策

3.1 提高會計人員的綜合素質

3.1.1 提高會計人員的業務能力

對于財務人員來說，業務能力貫穿于整個職業生涯中，中小企業財務部應該把培養財務人員尤其是負責報銷工作的會計人員以及印章管理人員的業務能力作為一項長期的工作，并且有計劃、有組織地進行。首先，中小企業應該幫助財務部會計人員樹立正確的職業道德觀，不斷地提高道德修養，抑制不良的工作作風。其次，企業需要制定一套完善的、針對財務人員業務能力的監督考核評價方法，并記錄員工在會計工作中的犯錯次數，并對違法違紀的人員嚴懲不貸，把財務人員犯錯次數的多少作為對其考核的一項重要標準。最后，在建立考核制度中，要不斷地完善部門內部會計考試和考核制度，考核的指標應該包含財務人員管理、會計機構、會計檔案管理工作和會計監督等各個方面，并按實際情況不斷地增加一些關于國際會計準則和網絡技術這些新內容。

3.1.2 定期輪崗以加強復核機制

中小企業可實施會計人員定期輪換崗位制度，使漸漸被企業淡漠化的復核核對機制得到增強。因為輪換工作后，一方面輪換后，接任的工作人員，為了保持會計業務前后期處理的一致性、更好地了解此崗位的工作性質，就要對以前的工作進行了解、核對;另一方面，也會使會計工作的責任主體發生階段性變化，在工作交接時，每個輪換人為了明確各自的責任范圍，會主動進行復核核對。

通過輪換財務人員，就將復核核對變成了會計人員自覺自愿的行動，效果也將大大提高，也只有定期輪崗，財務人員親身參與到每一個組成部分當中，進而進行親身體驗，才能真正地清楚明白會計工作中的每一個流程，，從而使自身的職業判斷能力大大提升，對不應當發生的操作失誤能夠在萌芽處就將其遏制。

3.2 規范財務報銷工作

為加強內部會計監督工作，中小企業可以利用先進的計算機技術，結合企業內部辦公軟件，制定嚴格的財務報銷程序，強化財務規章制度，減少人為因素。在財務報銷的過程中，申請人和程序中的各級會計人員被授予不同的業務權限，擁有各自的操作密碼，申請報銷的人員需嚴格按照報銷程序進行報銷，并在企業內部網絡系統中進行登記所報銷的發票及活動證明文件，同時經辦人員進行監督并在系統中審核后確認，若申請報銷人員的發票與活動證明文件內容不符，系統應提醒經辦人員重新執行此程序，否則拒絕辦理。

此種方法設定硬的軟件程序，運用現代信息技術手段，把管理制度和企業規章變成誰都無法擅自更改的、大家共同遵守的計算機程序，能夠最大限度地消除財務報銷工作運行中的人為因素，并加強管理層面上的創新和相應制度的創新。通過計算機網絡手段，用程序約束所有人的行為，以保證制度的貫徹執行，借助統一的財務管理軟件，將規章制度固化，形成對制度的硬約束，減少中小企業財務報銷工作執行過程中的不規范行為，從技術上解決監督滯后、乏力和信息不對稱問題。

3.3 加強會計檔案規范管理工作

3.3.1 提高領導者和相關人員的會計檔案意識

中小企業要想做好會計檔案規范管理工作，最首要的一點是要提高企業領導者們和相關會計人員的檔案意識，加強中小企業管理層對本企業會計檔案管理工作的重視程度，并對會計檔案進行規范管理，定期檢查，并確保有關的工作能夠按照法律規定的要求進行。

會計檔案的管理要求是上升到法規規定要求的，因此中小企業的管理層須對財務部的全部會計人員進行會計檔案管理的培訓，提高他們的觀念意識，依法實施會計檔案管理工作。在一個企業里，員工的行為規范不僅僅是自身決定的，還會受上級領導所影響，所以中小企業的管理層，特別是財務部的財務經理和會計主管更應該注重培養和提高本部門會計人員對會計檔案管理工作的概念和業務技術能力，提升員工對于檔案管理的重視程度，從本質上促使中小企業實現合法、科學、有效的會計檔案管理。

3.3.2 對會計檔案人員進行全面的培訓

中小企業應對從事會計檔案管理的員工開展全面的培訓，提高其綜合素質，使之在業務能力和思想觀念上符合該工作崗位的要求。對從事會計檔案管理的員工來說，政治素質方面、敬業精神方面、業務能力方面都應當達到一定的標準。對會計檔案管理人員的要求如下，首先，須熟悉并牢記新的《會計檔案管理辦法》等有關檔案管理工作的法規、制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密;其次，做好會計檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、編目和利用工作;最后，應將會計檔案按照專門檔案的管理方法進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求會計檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。

3.4 規范印章管理

3.4.1 明確管理權限

中小企業財務方面的事項印章應由財務部明確指定專人保管，并給予其充分的審查時間，并且要求印章保管人員須妥善保管印章并按照規定使用印章，不得隨意借給他人使用。中小企業應規定財務專用章由財務經理保管，無故不得隨意借給他人使用，人名章應由章上所刻的人員保管或由本人授權他人保管，出納人員的“銀行收訖”、“銀行付訖”、“現金收訖”、“現金付訖”印章應由自己或授權他人保管，不得隨意放置在辦公桌上，防止財務部的其他會計人員隨意使用。

3.4.2 完善財務部印章用印流程

中小企業應完善財務部印章使用流程。企業的印章使用人員要想蓋到財務部的印章，須首先填寫企業的“印章使用申請單”，說明使用印章的事由、時間及印章的種類等，對于各部門的協議、合同以及各類統計報表等材料，印章使用人員到財務部蓋章前需先經過主管部門負責人簽字蓋章;各類證書、證件、證明則需經過相關部門負責人簽字蓋章后方可加蓋財務部印章。

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