中小企業(yè)會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范存在的問題及對策分析

龔海琴

【摘 要】針對中小企業(yè)當(dāng)前會計(jì)基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀，提出了財(cái)務(wù)報(bào)銷工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)、會計(jì)檔案裝訂與收集工作不規(guī)范、財(cái)務(wù)印章管理不規(guī)范等問題;進(jìn)行了原因分析，最后給出了相關(guān)建議對策，從而使中小企業(yè)的會計(jì)基礎(chǔ)工作得到不斷規(guī)范和加強(qiáng)。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)基礎(chǔ)工作;問題;原因;對策

中圖分類號： F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）31-0246-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.31.118

Analysis on Problems and Countermeasures of Accounting Basic Work Standards for Small and Medium-sized Enterprises

GONG Hai-qin

（Fuzhou municipal environmental sanitation management office， Fuzhou Jiangxi 344000， China）

【Abstract】In view of the present situation of basic accounting work in small and medium-sized enterprises， this paper puts forward some problems， such as inadequate financial reimbursement work， irregular binding and collection of accounting files， defective examination and approval control of fund payment， irregular management of financial seal， etc. After analysis， it gives some suggestions and countermeasures， so as to make basic accounting workers in small and medium-sized enterprises. It has been constantly standardized and strengthened.

【Key words】Basic accounting work; Problems; Reasons; Countermeasures

會計(jì)基礎(chǔ)工作是對會計(jì)核算和會計(jì)管理服務(wù)的統(tǒng)稱，主要是指企業(yè)根據(jù)會計(jì)核算和會計(jì)監(jiān)督的要求設(shè)置會計(jì)機(jī)構(gòu)，配備會計(jì)人員，進(jìn)行會計(jì)核算和提供會計(jì)服務(wù)。會計(jì)基礎(chǔ)工作是會計(jì)工作的基本環(huán)節(jié)，也是會計(jì)工作有序進(jìn)行的重要保證。一個(gè)企業(yè)的會計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱不僅影響其整體會計(jì)工作的正常運(yùn)行，而且也在一定程度上干擾了社會經(jīng)濟(jì)秩序。因此，規(guī)范會計(jì)基礎(chǔ)工作，是企業(yè)管理層、財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)主管部門的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須切實(shí)落實(shí)到位，以保證會計(jì)工作的有效開展。

1 中小企業(yè)會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范存在的問題

1.1 財(cái)務(wù)報(bào)銷工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)

財(cái)務(wù)報(bào)銷有嚴(yán)格的程序，但在中小企業(yè)的實(shí)際執(zhí)行程序的過程中，前來財(cái)務(wù)部的報(bào)銷人員在報(bào)銷時(shí)偶爾會夾帶各種不規(guī)范的發(fā)票，會計(jì)人員草草審核，直接批準(zhǔn)蓋章。在此過程中活動證明文件與發(fā)票可能存在內(nèi)容不符的狀況，但財(cái)務(wù)部未加以重視，屬于管理漏洞。此外，有些中小企業(yè)在設(shè)計(jì)的差旅費(fèi)報(bào)銷單也存在一定的問題，單據(jù)未設(shè)計(jì)一欄讓出差人填寫從哪出發(fā)、去往何地，使得出差信息不夠詳細(xì)，也未設(shè)計(jì)會計(jì)主管簽字蓋章的地方，部門內(nèi)部不能很好地進(jìn)行相互監(jiān)督。

1.2 會計(jì)檔案裝訂與收集工作不規(guī)范

1.2.1 會計(jì)憑證未能及時(shí)裝訂成冊

中小企業(yè)大部分財(cái)務(wù)部雖然專門設(shè)置會計(jì)人員對會計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，但是，財(cái)務(wù)部會計(jì)人員的電腦里常常有已審核通過的記賬憑證但會計(jì)人員并未將其打印出來，或者是會計(jì)人員將已打印好的會計(jì)憑證隨手用大夾子一夾放在檔案柜中一個(gè)月甚至是數(shù)個(gè)月后才由專職人員整理裝訂，導(dǎo)致會計(jì)憑證不能及時(shí)裝訂成冊;并且中小企業(yè)財(cái)務(wù)部的會計(jì)人員人員在月末終了、年度終了時(shí)沒有按規(guī)定將已形成的會計(jì)檔案資料及時(shí)整理立卷并裝訂成冊，而是放在檔案箱內(nèi)后隨便放置在檔案柜中，這樣不利于會計(jì)檔案管理工作的正常進(jìn)行，并且容易造成會計(jì)檔案資料遺失等問題，進(jìn)而造成會計(jì)檔案資料不全面的問題。

1.2.2 會計(jì)人員未將會計(jì)資料收集完整

在實(shí)際工作中，中小企業(yè)財(cái)務(wù)部的會計(jì)人員沒有將財(cái)務(wù)部形成的全部會計(jì)文件歸入會計(jì)檔案中，只是將會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等核算類資料進(jìn)行整理并歸檔，而將預(yù)測決策類文件（如對市場的經(jīng)濟(jì)預(yù)測、會計(jì)決策設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等等）、制度法規(guī)類文件（如上級部門的來文、會計(jì)工作總結(jié)等等），放在其他部門，造成會計(jì)檔案資料收集不全的現(xiàn)象，影響會計(jì)檔案管理人員正常執(zhí)行檔案管理工作。

1.3 財(cái)務(wù)印章管理不規(guī)范

在使用過程中，中小企業(yè)財(cái)務(wù)方面的事項(xiàng)印章和財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部會計(jì)主管專門負(fù)責(zé)管理，但卻又專人不專職，該主管又同時(shí)負(fù)責(zé)其他會計(jì)事務(wù)，對需要加蓋印章的相關(guān)材料，有時(shí)工作較忙時(shí)沒空細(xì)心審查其是否齊全、是否有總經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)用印的簽字，存在把印章隨意交由其他會計(jì)人員任其蓋章的現(xiàn)象，而事后又并未及時(shí)收回，此時(shí)，中小企業(yè)指定的印章保管人與實(shí)際保管人不一致，難以保證印章保管的安全、有效，不易明確保管責(zé)任。另外，出納人員的“銀行收訖”、“銀行付訖”、“現(xiàn)金收訖”、“現(xiàn)金付訖”印章隨意放置在辦公桌上，未被妥善保管。與此同時(shí)，印章使用人員使用印章后并未登記，也就無法得知是何人使用印章、為何使用印章、使用印章的時(shí)間、使用人員是否歸還印章等。此種管理給企業(yè)業(yè)務(wù)管控和財(cái)務(wù)帶來較大風(fēng)險(xiǎn)。

2 中小企業(yè)會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范存在問題的原因

2.1 部分會計(jì)人員綜合素質(zhì)不高

中小企業(yè)的部分會計(jì)人員綜合素質(zhì)不高，可歸結(jié)為以下幾點(diǎn)：第一，部分會計(jì)人員學(xué)歷不高，受教育程度不高，所以自身文化素質(zhì)不高，本身沒有受過一定時(shí)間的會計(jì)學(xué)理論知識教育，且在企業(yè)從事會計(jì)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，業(yè)務(wù)處理還不夠嫻熟，從而其專業(yè)素質(zhì)不高，不符合企業(yè)發(fā)展的需要;第二，中小企業(yè)管理層未給予會計(jì)人員合適的待遇，并且未設(shè)置考核換崗制度，使得財(cái)務(wù)部的很多會計(jì)人員長期在固定崗位上，不能在多個(gè)崗位歷練，不利于其專業(yè)知識的拓展及業(yè)務(wù)處理能力的提高，這也可以客觀地解釋為何企業(yè)部分會計(jì)人員工作效率不高，工作積極性不高，不愛崗敬業(yè)等職業(yè)道德素質(zhì)的缺失。

2.2 財(cái)務(wù)報(bào)銷工作執(zhí)行不到位

2.2.1 財(cái)務(wù)經(jīng)理對報(bào)銷工作不夠重視

中小企業(yè)的管理層對某件事情不重視，直接影響企業(yè)的員工們對其的重視程度。在中小企業(yè)財(cái)務(wù)部的日常工作中，財(cái)務(wù)經(jīng)理對報(bào)銷發(fā)票及活動證明文件沒有給予應(yīng)有的關(guān)注，簽字審批時(shí)比較隨意，大筆一揮，就審核通過，如此上行下效，員工們的態(tài)度也變得隨意，管理層沒有發(fā)揮模范帶頭作用，沒有表現(xiàn)出對報(bào)銷工作的足夠重視，從而報(bào)銷工作的執(zhí)行無法落實(shí)到位。

2.2.2 財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的監(jiān)督檢查、考核不到位

中小企業(yè)的報(bào)銷程序制定后，執(zhí)行“走程序”，沒有相應(yīng)的監(jiān)督管理辦法，方式方法流于形式，沒有建立和完善制度執(zhí)行工作責(zé)任制，不明確責(zé)任主體以及責(zé)任追究的具體內(nèi)容，執(zhí)行時(shí)虎頭蛇尾、時(shí)緊時(shí)松或“執(zhí)行作秀”、“雷聲大雨點(diǎn)小”等，中小企業(yè)的管理層也沒有制定相關(guān)制度和組織相關(guān)人員對此工作進(jìn)行考核與評價(jià)，使得制度執(zhí)行的質(zhì)量和成效得不到真正落實(shí)。企業(yè)管理層與財(cái)務(wù)部人員缺乏加強(qiáng)監(jiān)督、管理、考核的決心、恒心與手段，等出了問題，再紙上談兵就晚了。

2.3 會計(jì)人員不夠重視會計(jì)檔案

2.3.1 領(lǐng)導(dǎo)者對會計(jì)檔案管理工作不夠重視

中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者與會計(jì)工作者們在工作中往往把注意力集中在企業(yè)利潤和成本效益方面，沒有意識到會計(jì)檔案資料的歸集工作的重要意義，沒有對會計(jì)檔案管理工作給予充分的重視，忽視會計(jì)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，認(rèn)為會計(jì)工作過程中整理會計(jì)檔案資料是一件浪費(fèi)精力和時(shí)間的事情，根本不把會計(jì)檔案資料的整理、歸檔工作列入議事日程，形成會計(jì)工作與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)，重會計(jì)業(yè)務(wù)、輕會計(jì)檔案管理的現(xiàn)象。這樣不但容易導(dǎo)致在中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層本身需要進(jìn)行經(jīng)營管理預(yù)測或?qū)芾磉^程中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行分析時(shí)得不到相應(yīng)的會計(jì)方面的資料，也不便于稅務(wù)部門對中小企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核或監(jiān)督，這在一定程度上造成會計(jì)檔案資源的浪費(fèi)。

2.3.2 會計(jì)人員缺乏對會計(jì)檔案的充分認(rèn)識

中小企業(yè)財(cái)務(wù)部的部分會計(jì)人員對其所處的會計(jì)崗位缺乏相關(guān)的認(rèn)識，并且法律意識淡薄，造成會計(jì)檔案管理與會計(jì)工作相脫節(jié)的現(xiàn)象。由于中小企業(yè)管理層更加傾向關(guān)注企業(yè)的生產(chǎn)與銷售情況，對于會計(jì)檔案管理工作的態(tài)度則相對忽視，這就造成新來的會計(jì)人員在上崗前，財(cái)務(wù)部沒有對其進(jìn)行會計(jì)檔案資料如何規(guī)范收集、整理、歸檔方面的培訓(xùn)。中小企業(yè)雖然意識到了會計(jì)檔案的重要性，但并沒有安排具備一定程度的檔案管理知識并熟悉檔案收集、整理、歸檔方法的專業(yè)人員對會計(jì)檔案進(jìn)行管理，故而企業(yè)配備的會計(jì)檔案管理人員整理出的會計(jì)檔案不僅達(dá)不到企業(yè)制定的規(guī)范要求，更不用說如何對其進(jìn)行科學(xué)管理。

2.4 印章管理制度存在缺陷

中小企業(yè)制定的內(nèi)部印章管理制度存在缺陷，管理層對其重視不夠，未制定具體的印章用印流程，未明確保管人、監(jiān)印人、有權(quán)簽字人名單及審批流程等，也未建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制，明確印章相關(guān)人員的職責(zé)等，導(dǎo)致在印章管理過程中無據(jù)可依，執(zhí)行過程中易存在管理漏洞、財(cái)務(wù)漏洞等風(fēng)險(xiǎn)。此外，印章保管人員上崗前，未經(jīng)過嚴(yán)格的印章管理培訓(xùn)和風(fēng)險(xiǎn)教育培訓(xùn)，對印章管理制度、使用印章的流程、保管不善所帶來的風(fēng)險(xiǎn)不熟悉，容易導(dǎo)致操作風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

3 完善中小企業(yè)會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的對策

3.1 提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì)

3.1.1 提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)能力

對于財(cái)務(wù)人員來說，業(yè)務(wù)能力貫穿于整個(gè)職業(yè)生涯中，中小企業(yè)財(cái)務(wù)部應(yīng)該把培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員尤其是負(fù)責(zé)報(bào)銷工作的會計(jì)人員以及印章管理人員的業(yè)務(wù)能力作為一項(xiàng)長期的工作，并且有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行。首先，中小企業(yè)應(yīng)該幫助財(cái)務(wù)部會計(jì)人員樹立正確的職業(yè)道德觀，不斷地提高道德修養(yǎng)，抑制不良的工作作風(fēng)。其次，企業(yè)需要制定一套完善的、針對財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力的監(jiān)督考核評價(jià)方法，并記錄員工在會計(jì)工作中的犯錯(cuò)次數(shù)，并對違法違紀(jì)的人員嚴(yán)懲不貸，把財(cái)務(wù)人員犯錯(cuò)次數(shù)的多少作為對其考核的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。最后，在建立考核制度中，要不斷地完善部門內(nèi)部會計(jì)考試和考核制度，考核的指標(biāo)應(yīng)該包含財(cái)務(wù)人員管理、會計(jì)機(jī)構(gòu)、會計(jì)檔案管理工作和會計(jì)監(jiān)督等各個(gè)方面，并按實(shí)際情況不斷地增加一些關(guān)于國際會計(jì)準(zhǔn)則和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這些新內(nèi)容。

3.1.2 定期輪崗以加強(qiáng)復(fù)核機(jī)制

中小企業(yè)可實(shí)施會計(jì)人員定期輪換崗位制度，使?jié)u漸被企業(yè)淡漠化的復(fù)核核對機(jī)制得到增強(qiáng)。因?yàn)檩啌Q工作后，一方面輪換后，接任的工作人員，為了保持會計(jì)業(yè)務(wù)前后期處理的一致性、更好地了解此崗位的工作性質(zhì)，就要對以前的工作進(jìn)行了解、核對;另一方面，也會使會計(jì)工作的責(zé)任主體發(fā)生階段性變化，在工作交接時(shí)，每個(gè)輪換人為了明確各自的責(zé)任范圍，會主動進(jìn)行復(fù)核核對。

通過輪換財(cái)務(wù)人員，就將復(fù)核核對變成了會計(jì)人員自覺自愿的行動，效果也將大大提高，也只有定期輪崗，財(cái)務(wù)人員親身參與到每一個(gè)組成部分當(dāng)中，進(jìn)而進(jìn)行親身體驗(yàn)，才能真正地清楚明白會計(jì)工作中的每一個(gè)流程，，從而使自身的職業(yè)判斷能力大大提升，對不應(yīng)當(dāng)發(fā)生的操作失誤能夠在萌芽處就將其遏制。

3.2 規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷工作

為加強(qiáng)內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督工作，中小企業(yè)可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部辦公軟件，制定嚴(yán)格的財(cái)務(wù)報(bào)銷程序，強(qiáng)化財(cái)務(wù)規(guī)章制度，減少人為因素。在財(cái)務(wù)報(bào)銷的過程中，申請人和程序中的各級會計(jì)人員被授予不同的業(yè)務(wù)權(quán)限，擁有各自的操作密碼，申請報(bào)銷的人員需嚴(yán)格按照報(bào)銷程序進(jìn)行報(bào)銷，并在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行登記所報(bào)銷的發(fā)票及活動證明文件，同時(shí)經(jīng)辦人員進(jìn)行監(jiān)督并在系統(tǒng)中審核后確認(rèn)，若申請報(bào)銷人員的發(fā)票與活動證明文件內(nèi)容不符，系統(tǒng)應(yīng)提醒經(jīng)辦人員重新執(zhí)行此程序，否則拒絕辦理。

此種方法設(shè)定硬的軟件程序，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，把管理制度和企業(yè)規(guī)章變成誰都無法擅自更改的、大家共同遵守的計(jì)算機(jī)程序，能夠最大限度地消除財(cái)務(wù)報(bào)銷工作運(yùn)行中的人為因素，并加強(qiáng)管理層面上的創(chuàng)新和相應(yīng)制度的創(chuàng)新。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)手段，用程序約束所有人的行為，以保證制度的貫徹執(zhí)行，借助統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理軟件，將規(guī)章制度固化，形成對制度的硬約束，減少中小企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作執(zhí)行過程中的不規(guī)范行為，從技術(shù)上解決監(jiān)督滯后、乏力和信息不對稱問題。

3.3 加強(qiáng)會計(jì)檔案規(guī)范管理工作

3.3.1 提高領(lǐng)導(dǎo)者和相關(guān)人員的會計(jì)檔案意識

中小企業(yè)要想做好會計(jì)檔案規(guī)范管理工作，最首要的一點(diǎn)是要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者們和相關(guān)會計(jì)人員的檔案意識，加強(qiáng)中小企業(yè)管理層對本企業(yè)會計(jì)檔案管理工作的重視程度，并對會計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，定期檢查，并確保有關(guān)的工作能夠按照法律規(guī)定的要求進(jìn)行。

會計(jì)檔案的管理要求是上升到法規(guī)規(guī)定要求的，因此中小企業(yè)的管理層須對財(cái)務(wù)部的全部會計(jì)人員進(jìn)行會計(jì)檔案管理的培訓(xùn)，提高他們的觀念意識，依法實(shí)施會計(jì)檔案管理工作。在一個(gè)企業(yè)里，員工的行為規(guī)范不僅僅是自身決定的，還會受上級領(lǐng)導(dǎo)所影響，所以中小企業(yè)的管理層，特別是財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)經(jīng)理和會計(jì)主管更應(yīng)該注重培養(yǎng)和提高本部門會計(jì)人員對會計(jì)檔案管理工作的概念和業(yè)務(wù)技術(shù)能力，提升員工對于檔案管理的重視程度，從本質(zhì)上促使中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)合法、科學(xué)、有效的會計(jì)檔案管理。

3.3.2 對會計(jì)檔案人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)

中小企業(yè)應(yīng)對從事會計(jì)檔案管理的員工開展全面的培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)，使之在業(yè)務(wù)能力和思想觀念上符合該工作崗位的要求。對從事會計(jì)檔案管理的員工來說，政治素質(zhì)方面、敬業(yè)精神方面、業(yè)務(wù)能力方面都應(yīng)當(dāng)達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)。對會計(jì)檔案管理人員的要求如下，首先，須熟悉并牢記新的《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)檔案管理工作的法規(guī)、制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密;其次，做好會計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和利用工作;最后，應(yīng)將會計(jì)檔案按照專門檔案的管理方法進(jìn)行專業(yè)化管理。會計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求會計(jì)檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財(cái)會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。

3.4 規(guī)范印章管理

3.4.1 明確管理權(quán)限

中小企業(yè)財(cái)務(wù)方面的事項(xiàng)印章應(yīng)由財(cái)務(wù)部明確指定專人保管，并給予其充分的審查時(shí)間，并且要求印章保管人員須妥善保管印章并按照規(guī)定使用印章，不得隨意借給他人使用。中小企業(yè)應(yīng)規(guī)定財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)經(jīng)理保管，無故不得隨意借給他人使用，人名章應(yīng)由章上所刻的人員保管或由本人授權(quán)他人保管，出納人員的“銀行收訖”、“銀行付訖”、“現(xiàn)金收訖”、“現(xiàn)金付訖”印章應(yīng)由自己或授權(quán)他人保管，不得隨意放置在辦公桌上，防止財(cái)務(wù)部的其他會計(jì)人員隨意使用。

3.4.2 完善財(cái)務(wù)部印章用印流程

中小企業(yè)應(yīng)完善財(cái)務(wù)部印章使用流程。企業(yè)的印章使用人員要想蓋到財(cái)務(wù)部的印章，須首先填寫企業(yè)的“印章使用申請單”，說明使用印章的事由、時(shí)間及印章的種類等，對于各部門的協(xié)議、合同以及各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等材料，印章使用人員到財(cái)務(wù)部蓋章前需先經(jīng)過主管部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章;各類證書、證件、證明則需經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章后方可加蓋財(cái)務(wù)部印章。

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