用Excel制作實驗室標準化管理表格

毛青

【摘 要】實驗室實行標準化管理制度以來，實訓室管理水平全面提升。但現有實驗室標準化管理表格均為Word格式，實驗室管理人員每學期須人工核對、人工處理的單元格數據數千，制表工作效率低、易出錯。故嘗試將有數據關聯的主要表格采用Excel軟件制作，利用Excel函數實現表格之間的數據鏈接，信息處理過程無須人工干預，減少數據差錯、提高制表效率、提高實驗室管理信息化程度。

【關鍵詞】Word表格;Excel表格;Excel函數

中圖分類號： TP391.12文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）31-0166-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.31.080

實驗室標準化管理工作涉及多種表格，存在數據關聯的表格主要有實驗申請表、實驗安排表、實驗開出表、實驗室每周使用計劃表等，實驗申請表是制作其他表格的依據。如采用Excel軟件制作上述表格表，預先使用Excel函數在工作表間建立數據鏈接后，只需將任課教師的實驗申請數據粘貼至實驗申請工作表，其他表格就能實現自動填充。

1 空表制作

打開Excel工作簿，添加工作表至5個，分別命名為“申請”表、“安排”表、“開出”表、“每周”使用計劃表和“輔助”表。

分別將 Word格式的實驗申請表、安排表、開出表和每周使用計劃表，復制、粘貼至Excel工作簿所對應的各個工作表中，并對行高和列寬進行相應調整。“每周”使用計劃工作表中，需復制20個每周使用計劃表，分別對應1-20周，空表制作完成。然后保存工作簿、命名為室實驗標準化管理表格模板。

2 模板制作

空表制作完成后，利用Excel函數在工作表間建立數據鏈接，制成表格模板。

2.1 “申請”表模板制作

約定填充格式。工作簿中的“申請”表，用于粘貼、填充各任課教師提交的實驗申請數據。為便于下一步編制時間碼，約定周次、星期及節次一律以阿拉伯數字表示，星期一至星期六以1至6表示，星期日以7表示。節次以兩節為單位，用連續不間斷的阿拉伯數字表示，如12節、34節、910節等，參見圖1。

編制時間碼。時間碼由表示周次、星期、節次三個時間點的數值合并而成，代表“安排”表等工作表中各單元格的具體位置，如第1周、星期3第56節，其時間碼為1356。時間碼無須人工逐一編制，使用AND函數可自動合成，方法比較簡單，在“時間碼”豎列的J2單元格輸入公式“=C2&D2&E2”，回車后顯示時間碼“1356”，再向下拖拽填充柄，自動填充其余單元格時間碼。

填充實驗室排課信息。實驗室排課信息也可用AND函數合成，在“實驗室排課信息”豎列的K2單元格輸入公式“="《"&F2&"》"&G2&"教師"&A2”，將F2、G2、A2單元格數據合并，回車后單元格顯示實驗室排課信息：“《實驗一 液壓泵的拆裝》機電37班 教師鄧永強”。向下拖拽填充柄，自動填充其余單元格。

2.2 “輔助”表模板制作

“申請”表已列出每次實驗課的具體時間和排課信息，這是制作安排表的基本信息。如果使用人工方法在安排表中查找與周次、星周、節次三個時間節點對應的單元格、再人工填充實驗室排課信息，不僅工作量巨大，而且容易出現錯漏。在Excel電子表格中，可利用縱向查找函數VLOOKUP，根據每個單元格唯一的時間碼，能自動從“申請”表查找相同的時間碼、并填充相應的實驗室排課信息，供“安排”表引用，大幅提高制表效率。“輔助”表制作方法如下。

將“安排”表復制、粘貼至“輔助”表中，將“輔助”表中每個要填充實驗室排課信息的單元格一分為二，分為左右兩列，左列填充時間碼，右列填充實驗室排課信息，見圖2。

時間碼可用AND函數合成。在B4單元格中輸入函數“=A4&112”、顯示該單元格時間碼 “1112”，用鼠標向下拖拽填充柄，自動填充此列其余單元格的時間碼。依此類推，可快速填充全部時間碼。

右列單元格，則使用縱向查找函數VLOOKUP，從“申請”表中查找相同的時間碼，并填充、顯示對應的實驗室排課信息。在C4單元格中輸入函數“=IF（VLOOKUP（B4，申請！J：K，2，0），""，（VLOOKUP（B4，申請！J：K，2，0）））”，見圖2，如果查找到“申請”表J列中有相同的時間碼，則填充K列中對應的實驗室排課信息，否則顯示錯誤值“#N/A”。再用填充柄向下填充此列其余單元格。其他單元格填充方法與此類似。

圖2 “輔助”表模板

出錯符號“#N/A”充斥整個工作表時，會嚴重影響視覺效果。利用ISNA函數，可使出錯符號#N/A不再顯示，工作表更加簡潔美觀。將C4單元格函數改為“=IF（ISNA（VLOOKUP（B4，申請！J：K，2，0）），""，（VLOOKUP（B4，申請！J：K，2，0）））”即可。

2.3 “安排”表模板制作

“輔助”表制件完成后，將“輔助”表“右列”單元格引用至“安排”表對應的單元格即可。先打開“安排”表、選中B4單元格輸入等號“=”，再用鼠標打開“輔助”表，選中要引用的C4單元格，最后按回車鍵，即可在“安排”表B4單元格建立引用公式“=輔助！C4”，并顯示與被引用單元格內容相同的字符串。向下拖拽單元格填充柄，可完成整列單元格的填充。其他單元格可使用相同的方法進行引用和填充，完成整個工作表的制作。

2.4 “開出”表模板制作

“開出”表格式與“安排”表完全相同，僅表頭名稱不同，因此制作比較簡單，只需將“安排”表復制、粘貼至“開出”表，再將表頭名稱修改成開出表，即完成開出表模板的制作。

2.5 “每周”表模板制作

圖3 “每周”表模板

“每周”表制作方法與“安排”表相似，皆為引用與填充相結合。以第一周實驗室使用計劃表制作為例，在表示第1周、星期日第12節的單元格B3中引用“開出”表中表示每1周、星期日、12節的單元格AF4，引用公式為“=開出AF4”，見圖3。用同樣的方法可確定其他單元格的引用函數。

單元格B3引用公式“=開出AF4”

單元格B4引用公式“=開出B4”

單元格B5引用公式“=開出G4”

單元格B6引用公式“=開出L4”

單元格B7引用公式“=開出Q4”

單元格B8引用公式“=開出V4”

單元格B9引用公式“=開出AA4”

而后用鼠標選中區域（B3：B9），用填充柄向右填充其余表格，即可完成第1周實驗室使用計劃表模板制作。以同樣的方法，可完成其他周次實驗室使用計劃表模板的制作。最后統一調整“每周”表的列寬和行高，直至每張A4紙能正好完整打印各周次實驗室使用計劃表為止。

3 模板應用

各工作表模板制作完成后，工作簿模板隨之完成。下面介紹模板使用方法。

（1）復制工作簿模板，將復制的工作簿名稱更改為具體的實驗名稱，工作簿模板務必保留。

（2）打開實驗室工作簿，將各任課教師提交的該實驗室使用申請表依次復制、粘貼到“申請”表中。

（3）用鼠標選中“申請”表區域（J2：K2），拖拽填充柄向下填充所有實驗課的時間碼和實驗室排課信息。實驗室排課信息將自動填充至“輔助”表、“安排”表、“開出表”和“每周”表對應的單元之中。

（4）打開“安排”表，選中并復制所有單元格，再按數值類型粘貼所有單元格。這一步驟應在學期開學之初完成，意在取消引用函數，保持開學之初的排課狀態。此后，“安排”表內容不再隨后續實驗課的調整而變化，反映出實驗計劃安排情況，只有“開出”表和“每周”表內容隨實驗課調整而變化，反映實驗課實際開出情況。

（5）打開“每周”使用計劃表，可按需要打印各周次的實驗室使用計劃表。

實驗安排表、開出表、每周使用計劃表是實驗室標準化管理表格中與申請表密切相關、數據處理工作量較大的表格，采用Excel通用辦公軟件制表，既便于制表，也便于交流、擴展和改進，使用者可利用Excel函數增添其他表格功能，還可根據需要自行設計制作實驗匯總表、人時數統計表及重課檢查表等與實驗申請表數據有關聯的實驗室標準化管理表格。

【參考文獻】

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