高校學生檔案管理存在的問題及發展方向研究

王海燕

【摘要】高校學生檔案是學生成長的軌跡，對學生的學習、生活、思想品德乃至今后人生的發展至關重要。本文就高校學生檔案管理存在的問題進行分析，以期為高校學生檔案管理提供建議。

【關鍵詞】高校學生;檔案管理;存在的問題;發展方向

高校學生檔案管理工作是高等教育學生管理工作的重要組成部分，做好高校學生檔案管理工作，能有效促進高校教育教學工作的發展，對高校學生的成長具有重要的意義。

一、高校學生檔案管理的意義

檔案是證明學生在校學習經歷的有效證明，學生檔案包含高中學籍、大學所形成的檔案、獲獎表格、入團入黨材料等。這些內容記錄著學生個人成長進步的經歷。做好高校學生檔案管理工作是做好一切學生管理工作的基礎。

（一）做好高校學生檔案管理工作有利于提高學生的綜合素質。素質教育是當今社會教育發展的主旨。作為提高學生素質教育的依據，學生檔案管理是有說服力的證明之一。隨著我國檔案工作的科學化、規范化，學生的檔案管理功能不再是入學登記、體檢表格、學籍證明、獎懲記錄、黨團材料、畢業登記等內容。還包括學生在高校學習期間參加的社會實踐活動的經歷、學生心理健康狀況以及選修專業、學習記錄、學生的特長等眾多內容。這些生活學習經歷是學生綜合素質優劣的體現。

（二）對教學效果的評價促進教育教學發展。學生的學習成績是學校教育教學效果優劣的最好體現，學生的學習成績都會記入檔案。這些都是對評價教育教學效果不可多得的材料。加強高校學生檔案管理工作，有利于高校教育教學效果的評估，促進教育教學的發展。

二、高校檔案管理工作存在的問題

近年來，關于干部聘用、學生升學、當兵、評職稱等，學歷和檔案造假的新聞經常見諸于媒體，這些新聞的報道從另一個側面反映了我國檔案管理工作存在著巨大的漏洞和問題。目前，我國高校學生檔案管理同社會用人單位的檔案管理工作一樣，也不同程度存在著管理問題。

（一）檔案管理人員素質不高，檔案管理意識淡薄。一些檔案管理人員素質低下，缺乏基本的檔案管理意識，把檔案管理工作當成一般事務性工作來做，還有的高校檔案管理工作由輔導員或者是系團、黨委書記兼職，這些兼職的檔案管理人員由于其它工作事務繁忙，根本沒有時間顧及檔案管理工作，而且這些人當中缺乏專業的檔案管理知識，人員流動性較大，容易造成檔案交接不全或遺失現象。

（二）高校檔案管理工作內容陳舊，檔案信息缺乏。高校學生的檔案信息構成相對簡單，一些學生在就業或需要查閱學生檔案時，學生檔案除證明為該校學生之外，基本上沒有更多的其它信息。這對高校學生人生發展是不利的。

（三）學生檔案意識不強。高校學生檔案意識淡薄，對自己的檔案抱著無所謂的態度，他們對檔案的形成、檔案自身的意義、檔案的標準等都不了解，這給檔案管理帶來了困惑。

三、提高高校學生檔案管理的策略

（一）做好檔案管理宣傳工作，增強檔案管理意識。檔案是一個人成長和發展的軌跡，加強檔案管理工作的宣傳教育與普及，是提高公民檔案意識的重要手段。高校檔案宣傳管理工作可以在入學、課堂教育、社會實踐活動、畢業以及就業指導時向學生宣傳、講解檔案的基本知識、檔案的管理原則和有關檔案的法律法規知識。增強學生的檔案觀念和檔案意識。在教學、生活以及社會實踐中豐富和發展自己的檔案內容，對自己未來人生發展負責。

（二）加強檔案管理制度建設，規范檔案管理行為。《檔案法》等有關的檔案法律法規對我國檔案管理工作進行了明文規定。為高校學生檔案管理工作指明了方向。從事高校學生檔案管理工作的同志一定要按照工作制度嚴格檔案管理工作。對所屬高校學生檔案的開發、利用、轉遞、寄存以及學生檔案教育等工作要做到規范和細化，保證高校學生檔案的連續性、完整性和安全性。

（三）加強工作協調，提高檔案管理成效。高校學生檔案管理工作具有一定的連續性，需要協調相關部門共同完成。在相關檔案管理工作中，要明確協作單位及個人的工作職責，實行定期整理、階段歸檔、規范轉接，杜絕疏漏和臨時突擊工作等現象。進一步增強檔案管理工作的動態性。

（四）運用信息技術拓展檔案服務。現代信息技術為高校檔案管理工作帶來了新的模式。電子檔案管理，正逐漸取代傳統的紙質檔案管理工作。依托互聯網建設高校學生檔案信息，只要打開網頁，就可以咨詢和查找有關學生的全部基本信息，高效快捷的電子信息技術為查詢人提供了優質快捷的服務，從而大大節約了時間，提升了工作效率。

四、結語

高校學生檔案管理工作是一項系統的管理工作。它需要國家、社會、高校、單位以及個人的關注和重視。檔案管理工作有它自己的特殊性，要做好高校學生的檔案管理工作，就必須根據社會發展變化以及學生成長的要求進行不斷探究和創新，充實和豐富學生的檔案內容，使高校學生檔案管理工作有更加廣闊的發展空間。

【參考文獻】

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[2]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2013.