油田企業(yè)檔案資料管理的重要性與策略

駱思珍 毛澤兵

【摘要】油田企業(yè)的檔案管理具有時間長、內容復雜和學術性強的特點。目前油田企業(yè)對檔案資料管理普遍不夠重視，管理人員素質參差不齊。轉變傳統(tǒng)觀念，運用科技手段建立符合時代特點的檔案管理系統(tǒng)，對油田企業(yè)的發(fā)展壯大有著舉足輕重的作用。本文對油田企業(yè)現(xiàn)狀進行淺析，研究有效管理檔案資料對油田企業(yè)的重要性及發(fā)展策略。

【關鍵詞】油田企業(yè);發(fā)展策略;有效管理;檔案資料

檔案是歷史的載體，傳承著歲月變遷和文化更迭，是留給后世的巨大財富，是我們論古談今的主要依據(jù)，檔案同時擁有憑證和參考作用。油田檔案貫穿于油田企業(yè)的研究、生產和運營的全過程，它保存了油田企業(yè)生產經(jīng)營所產生的文字和影像資料。油田企業(yè)檔案資料對油田企業(yè)的成長建設有著關鍵作用，是油田企業(yè)管理工作的重要組成部分。使油田企業(yè)檔案資料價值最大化，為油田企業(yè)的生產全過程提供服務，是科學規(guī)范管理檔案資料的主要作用。

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)檔案資料管理意識淡薄。油田企業(yè)檔案資料記錄著油田企業(yè)實際工作的各種數(shù)據(jù)，對日后工作人員分析油田基本情況，開發(fā)新油田有著重要的參考價值。目前，我國很多油田企業(yè)領導還沒有意識到檔案資料管理的重要性，沒有設置專門的管理部門，管理人員數(shù)量不足。檔案管理過程不嚴謹，檔案的完整性和真實性有待考量。檔案管理還停留在紙制階段，管理檔案和科研檔案，加密檔案與非密級檔案沒有嚴格區(qū)分。檔案室環(huán)境有待改善，環(huán)境潮濕致使紙張發(fā)霉變質的現(xiàn)象時有發(fā)生。由于企業(yè)領導的重視程度不夠，資金投入少，多數(shù)油企檔案資料沒有建立完善的管理制度，覆蓋不徹底，制度不落實。缺少系統(tǒng)的管理工作，易使資料混亂造成丟失。

（二）管理隊伍綜合素質不高。隨著科技的發(fā)展，當代的石油企業(yè)人才輩出，企業(yè)競爭愈發(fā)激烈。高學歷、高素質是油田企業(yè)管理層的主打。但在檔案管理方面卻截然相反，既能掌握檔案管理相關知識又能熟練使用電腦的綜合型人才比較匱乏，要組建優(yōu)秀的檔案資料管理隊伍，提升檔案資料活力還需要較長的時間。

（三）檔案信息化管理開展落后。當代社會是網(wǎng)絡的社會，各種信息技術充斥著我們的生活，潛移默化中改變著我們的生活。方便、快捷、共享是信息化提供給我們的最直接的感受，信息技術早已在各行各業(yè)生根發(fā)芽。以往紙制化檔案管理浪費空間、隨著時間推移，檔案資料容易腐壞變質，需要耗費較多的人力、物力。許多有價值的檔案資料長期被遺忘在角落，沒能發(fā)揮出應有的價值。信息化管理滯后致使企業(yè)的檔案管理工作與企業(yè)的快速發(fā)展建設嚴重不符。

二、油田企業(yè)檔案資料管理對策

（一）實現(xiàn)檔案價值。與時俱進是油田企業(yè)提升檔案資料管理工作的先決條件。不斷學習和積累先進的檔案管理知識和方法，用發(fā)展的觀點看待檔案資料管理工作。將檔案管理融入企業(yè)文化，在日常工作中宣傳普及檔案資料對企業(yè)發(fā)展的重要性，讓檔案管理變成企業(yè)文化的一部分。有條件的油田企業(yè)還可以創(chuàng)建自己的特色旅游線路，打開檔案塵封的記憶，讓參觀者從文獻資料中了解油田企業(yè)的發(fā)展歷史，讀懂石油給我們生活帶來的改變。

（二）管理人員年輕化、素質化。檔案管理工作者的業(yè)務能力決定著檔案管理工作的成效。年輕化、素質化的管理團隊是保障檔案管理順利進行的基礎。年輕人思維活躍，易接受新鮮事物。剛剛走出校門的檔案管理系學生專業(yè)知識扎實，進取心強，對工作熱情高。年輕人對網(wǎng)絡技術比較敏感，善于將檔案管理信息化。年輕人喜歡娛樂、交流，善于表達自己。公司可以創(chuàng)造機會，讓檔案管理人員將所學知識在企業(yè)日常會議上進行解讀，讓其擔任檔案館講解員，為年輕人創(chuàng)造自我表現(xiàn)的舞臺。還可以設立簡單的競爭機制，對提出有效意見和工作能力突出的同志進行表彰和獎勵。讓檔案管理人員深入到各個部門，現(xiàn)場指導資料收集工作。采取績效考核等激勵措施，提升檔案管理人員的積極性，保持檔案管理隊伍的相對穩(wěn)定，確保檔案管理工作有序開展。

（三）完善檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)要符合時代特點，與科技發(fā)展掛鉤。完善的檔案管理系統(tǒng)必須滿足幾點要求：真實、安全、有效。油田企業(yè)涉及眾多保密技術，電子檔案必須記錄真實、能抵御黑客的侵襲。完善的檔案管理系統(tǒng)還要具有公開性和互動性。與其他單位建立互動平臺，經(jīng)常進行經(jīng)驗交流。在系統(tǒng)中設立意見反饋，由專門人員對反饋意見進行解答并對反饋回來的信息歸納總結，用于系統(tǒng)完善。

三、結束語

綜上所述，面對油田企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，我們要認真查找問題。面對不足，企業(yè)要下定決心提高認識、扭轉現(xiàn)狀，加大投入力度完善檔案管理制度，用一支高水平的管理隊伍發(fā)揮出檔案資料的應有價值。

【參考文獻】

[1]孫瑜.油田企業(yè)檔案資料有效管理的重要性與策略[J].辦公室業(yè)務，2018（18）：142.

[2]覃鋒.加強油田企業(yè)檔案管理工作的對策[J].江漢石油職工大學學報，2018，31（02）：105-107.

[3]韓聰敏.淺議油田企業(yè)檔案資料有效管理措施[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2017（09）：25-26.

[4]黃滿.淺談油田檔案資料有效管理措施[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2015（08）：34.

[5]姬莉娜.如何加強油田開發(fā)企業(yè)檔案管理，提高檔案管理水平[J].今日中國論壇，2012（11）：50.