機關文檔管理中心

管先海 李興利

李興利（河南焦作市檔案館）：《中國檔案》2019年第6期刊發了李艷蘭、卜鑒民的《機關文檔管理中心建立實踐與探討——以蘇州市市級機關文檔管理中心為例》。機關文檔管理中心是個新實踐，也是個老話題。我國第一個文件中心——永靖縣文件中心成立于1988年。從聯合檔案室、文件中心，再到機關文檔管理中心，蘇州等地檔案部門結合實際，貫徹執行《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出的“有條件的地方要對機關檔案機構和人員進行有效整合，進一步降低行政成本，提高工作效能”。本期沙龍，請各位同行圍繞蘇州案例，談談中國式文件中心的理論和實踐。

孫大東（鄭州大學信息管理學院）：文件中心是世界各國公認的保存半現行文件的最經濟、最令人滿意的現代新型檔案機構。從定位和職能看，文件中心是為半現行文件最終處置之前進行廉價儲存、保管和利用的一種機構。國外的文件中心本質上類似于我國近幾年出現的檔案寄存中心。從相關情況介紹和分析看，蘇州市市級機關文檔管理中心亦不是真正意義上的文件中心，但其做法有很多值得稱道之處：其一，其管理對象是同類型機關的檔案，即同質性較強，可最大限度地提升管理的專業化程度;其二，其將降低成本、提高效益作為重要目標，符合文件中心的精髓;其三，其整體管理達到了經濟實用、交接簡便、服務快捷、安全保管、保證質量等效果，具備了文件中心的主要優越性。因此我認為，蘇州市市級機關文檔管理中心是文件中心本土化發展的一次成功嘗試。

梁艷麗（河南新鄉市檔案館）：蘇州市市級機關文檔管理中心的建立突出了三個特點：一是結合實際確有所需。蘇州市市級機關大院辦公的部分單位普遍存在人手少、辦公場地緊張、檔案保管設備設施配置不齊等問題。二是積極籌劃未雨綢繆。面對問題，蘇州市檔案局積極籌劃成立中心，并得到市委支持、市編辦批復。三是抓住時機解決場所。2015年，蘇州市市級機關大院西擴工程竣工，2016年底，中心順利入駐新辦公大樓。中心的實踐可以用三個詞概括：收得來，管得好，方便用。截至2019年上半年，26家機關單位已有24個完成檔案移交接收工作，接待利用滿意率為100%。中心的建立也留給我們三點思考：第一，檔案業務指導人員少與需指導單位多的矛盾問題。中心的建立基本解決了在機關大院辦公單位的檔案管理問題，但在他處辦公的應進館立檔單位的檔案指導、監督力度自然相對較弱。第二，檔案工作能否納入績效考核并成為年度評價考核優秀“否決項”問題。機構改革后，履行檔案行政職能人員減少，做好一個地方檔案工作，關鍵要靠各單位切實履行相關職責。第三，檔案工作人員繼續教育問題。切實抓好檔案人員專業培訓，提升專業技能，激發自身活力，才能從根本上解決各單位檔案工作存在的種種問題。

王偉英（河南鶴壁市不動產登記中心）：看了蘇州同行的做法，我有幾點感想：一是基層單位檔案管理工作存在諸多問題，蘇州經驗提供了解決問題的有效途徑。以我所在的市級自然資源部門為例，機關綜合檔案室設施設備相對齊全，但因庫房面積有限僅存放了文書檔案和會計檔案，各類業務檔案則分散在各科室保管，設施簡陋，管理不規范，還存在安全隱患。如果基層單位的各類檔案能夠實行統一管理，并每年移交到市級機關文檔管理中心，將有效解決上述問題。二是強化檔案業務指導和服務功能，是提升檔案管理整體水平的基礎。蘇州市市級機關文檔管理中心承擔了檔案局的業務監督指導職能，把業務指導當作服務來做，一對一、手把手，有針對性，這樣的業務指導基層單位很期盼。三是將檔案工作納入年度綜合考評目標，是改進和提升檔案整體管理水平的關鍵。對于這個問題，我同意梁艷麗“將檔案工作納入績效考核并成為年度考核優秀否決項”的看法。如果能將檔案工作納入考核目標，定能促進一個地市檔案管理整體水平提升。

郭東升（山東臨清市檔案館）：蘇州市市級機關文檔管理中心這一創舉，首先是市委、市政府的決策與強有力的支持，但領導支持的背后必定是蘇州市檔案局艱辛付出、擔當負責與勇于創新。我們許多檔案部門往往習慣于埋怨領導對檔案工作不重視，卻忘記自己的部門是領導這一業務工作的參謀長，檔案工作不被擺上領導工作日程，首先就是參謀長的責任。所以，蘇州市市級機關文檔管理中心建設給我們的一個重要啟示，就是蘇州市檔案局善于運籌帷幄，并把其運籌成果轉化為領導決策。如今，市縣檔案局館機構職責完全分離，館對外沒有指導歸檔職能，局又都掛在黨委內部機構，人少事多，機關檔案管理就非常需要檔案管理中心這類機構，其推廣意義十分重大。

丁曉琴（河南洛陽市檔案館）：蘇州市市級機關文檔管理中心的做法，我認為有五個方面的好處：一是提高了檔案工作效能。一個統一的文檔管理中心代替了26個機關檔案室，使機關檔案員承擔的很多職責轉移到文檔管理中心。二是改善了檔案保管條件。26個機關單位檔案集中在文檔管理中心集中保管，可以運用各種措施和設備，達到檔案館的保管條件。三是有利于檔案資源共享。文檔管理中心的建立打破了單位限制，不僅可以本機關利用，外單位和老百姓也可以利用。四是提高了檔案管理水平。文檔管理中心可以提供統一培訓，統一檔案接收檢查標準，提高案卷質量和電子檔案質量，有助于提高檔案管理集約化、現代化水平。五是有助于提高檔案質量。文檔管理中心集業務指導和接收于一身，提高了進館檔案的質量，等于提高了館藏檔案的質量。

余厚洪（浙江麗水學院）：機關文檔管理中心是在電子文件數量激增的推動下，順應電子文件保管、利用的需要而建立起來的電子文件保管、利用中心，其建設與發展，應致力于解決電子文件利用面臨的兩大矛盾：一是電子文件非科學管理與利用需求的矛盾;二是電子文件網絡化利用趨勢與信息安全的矛盾。從目標定位來看，機關文檔管理中心，應成為：（1）現行電子文件的利用中心。電子文件中心收集范圍應是具有利用價值的現行電子文件，主要工作就是負責電子文件的報送、接收和利用。（2）永久保管電子檔案的基地。機關文檔管理中心是檔案館的有機組成部分，其核心目標在于保證電子文件完整、真實、有效和長久可用。（3）信息資源體系的子系統。機關文檔管理中心是一個承擔集中、分散、異構、可擴充、可集成、有統一數據模型、有多種角度視圖的、可交換的和安全可靠的復合數據庫系統，是信息資源體系的重要組成部分。（4）電子政務建設的好幫手。機關文檔管理中心是對電子政務系統功能的重要補充，在電子政務和檔案館之間擔當“承上啟下”的角色，具有協助打造透明政府等方面的功能。

陳瑩瑩（河南信陽市浉河區檔案館）：從理論上講，機關文檔管理中心的成立是探索檔案管理的新方式，文檔中心相當于是機關檔案室與綜合檔案館之間的一個中介，得到大多數人的肯定。但在實踐上，還有許多待解決的問題。文檔中心成立之后，機構的管理定位、機構隸屬、經費來源、人員編制、職責定位等都存在一系列問題。蘇州市市級機關文檔管理中心是在蘇州市委、市政府大力支持下成立的，蘇州市編辦對機關文檔管理中心機構和人員配置給予正式批復，蘇州市財政撥款建立專門的檔案館庫，并配置專業檔案保管設施設備，隸屬蘇州市檔案局，檔案局專門設置機關文檔管理處加強管理，從市檔案局及市工商檔案管理中心調配7名長期從事檔案業務工作的業務骨干，招聘檔案專業人員，從而解決了文檔中心管理以及人財物問題，確定了工作基礎。以上實踐上給我們探索檔案管理新模式以啟發，地方檔案工作的加強，一是要爭取當地黨委、政府的重視和支持;二是要因地制宜，探索適合本地的檔案管理模式;三是加強檔案專業人才隊伍建設，改進傳統檔案管理方式，促使新形勢下檔案工作的轉型和升級。

程媛媛（河南焦作市檔案館）：蘇州市市級機關文檔管理中心的成立，有效緩解了機構改革后，基層館、室銜接存在的三大矛盾：一是標準的矛盾。中心同時將“接收”和“指導”納入職責清單，有效統一了標準問題，檔案工作必將事半功倍。二是規范管理的矛盾。蘇州的做法，通過集中設置檔案庫區，緩解了26個機關單位檔案庫房面積不足問題;通過調配7名長期從事檔案業務工作的專業骨干開展中心工作，緩解了基層指導不足問題;通過財政撥款統一建設專門館庫，配置專業保管設施設備，緩解了這些機關單位經費不足而導致的檔案安全管理的問題……為檔案館接收夯實了基礎。三是業務質量矛盾。目前，檔案購買服務已經成為越來越多立檔單位的選擇，但其業務質量問題很難把握且具有隱蔽性，真正發現質量問題可能要到20年或10年之后依據《檔案法》向檔案館移交之時，但是發現問題誰來“埋單”？是立檔單位還是“中介機構”，抑或是檔案行政管理部門？但蘇州中心前期的規范指導，打破10年接收一次，實現一年一接收的做法，有效規避了這些矛盾。

黃琥（中原油田分公司檔案管理中心）：中原油田經過多年探索，實行了“區域化管理、專業化服務”的檔案管理模式，即將油田各單位按照地理位置的相鄰性分為若干區域，一個區域設一個檔案室，一個檔案室選派若干專職檔案員，負責集中收集、保管、提供利用本區所有單位的檔案。我以為這種做法與蘇州市的做法有異曲同工之妙。以油田機關為例，1994年油田成立機關檔案室后，由10余名專職檔案人員集中管理這70余家處部室及事業單位檔案，其檔案工作質量被納入油田精神文明建設考核。20余年的深耕細作，機關檔案工作經歷了由散亂到集中、由無序到規范、由搞突擊到常態化的歷程，徹底改變了機關檔案工作一盤散沙、各自為政、效率低下的局面。事實證明，新時代產生新挑戰，新形勢孕育新問題，雖然從沒有一種工作方法可以一勞永逸，但只要肯動腦、敢嘗試，就沒有解決不了的難題、邁不過去的坎兒。

庫俊平（河南濮陽市規劃建筑設計研究院）：蘇州市市級機關文檔管理中心的成功做法，無疑值得全國各地同行學習借鑒，我也深受啟發，在此也就如何建立機關文檔管理中心談三點看法。其一，在機關辦公相對集中的區域建立機關文檔管理中心。比如濮陽市，綜合辦公大樓集中了10多家機關單位，市委辦公樓和市政府辦公樓也集中了多家機關單位，還有各個民主黨派的辦公地點也相對集中，可否考慮在這些機關辦公相對集中的地方建立機關文檔管理中心，對本辦公區域機關單位檔案實行“七個統一”，即統一標準、統一指導、統一歸檔、統一接收、統一保管、統一利用、統一移交，以確保檔案質量、提高利用效果。其二，在機關性質相近的系統牽頭單位建立機關文檔管理中心。比如住建系統由住建局牽頭建立機關文檔管理中心，農業系統由農業農村局牽頭建立機關文檔管理中心，教育系統由教育局牽頭建立機關文檔管理中心，等等，對本系統機關單位檔案實行“七個統一”。其三，檔案行政管理部門應加強與機關文檔管理中心、檔案館的溝通與協調。主要協調機關文檔管理中心人員培訓、宣傳教育、政策執行、指導監督、檔案移交等事宜。

李宗富（鄭州大學信息管理學院）：我認為當前政府機關文檔管理服務中心建設的實踐基礎和條件已經逐步具備，而蘇州市市級機關文檔管理中心已經做出了積極而又成功的嘗試。隨著我國政府機構改革的深入，越來越多的地方政府推出的“最多跑一次”“一網通辦”“一站式服務”等網上服務大廳和綜合政務服務中心等改革實踐既是當前政府機關文檔管理服務中心建立的時代背景和實踐需要，也為機關文檔管理中心的建立積累了堅實的實踐基礎和有益的參考經驗。因此，我認為蘇州市市級機關文檔管理中心的建立為當前我國的政府機關文檔管理服務中心建設提供了一種很好的思路和方案。其他各地在積極學習他們的成功建設思路和經驗之外，如何結合本地需求、特色和實際情況等，積極探索建立滿足當地需求的機關文檔管理服務中心不僅是當務之急，而且需要各級檔案局館相關人員和其他檔案同行共同深入思考和探討。

亓曉華（河南濮陽市檔案館）：當前市縣檔案機構改革進入關鍵階段，局館機構職責完全分離，市縣檔案局形成了人少事多的局面，我認為成立機關文檔管理中心可以及時有效地解決檔案業務指導人員少與需指導單位多的矛盾。第一，成立機關文檔管理中心可以做到歸檔及時，更有利于檔案的齊全完整。機關文檔管理中心保管的是機關需要歸檔的文件，一般在機關文件歸檔后的第二年移交到機關文檔管理中心保管，具有長期保存價值的檔案在機關文檔管理中心保存10～20年后再向檔案館移交。第二，成立機關文檔管理中心可以做到集中統一管理檔案，達到精簡高效的作用。機關文檔管理中心建立后，對集中辦公的各機關檔案進行統一管理，使用于機關檔案管理的資源從分散式轉變為集約式，起到了“精簡、高效”的作用。第三，成立機關文檔管理中心可以降低管理成本，保證檔案安全。機關文檔管理中心建立后，統一配置檔案保管設備設施，既降低了管理成本，又保證了檔案安全，還能夠更好地為利用者服務。

（來稿日期：2019-08-11）

注：本文系根據“檔案專題沙龍微信群”中的跟帖發言整理，觀點僅供有興趣者參考。