新西蘭國家檔案館網(wǎng)站數(shù)字檔案信息提供利用研究及其啟示

邵英瑩

摘? 要：隨著科學技術(shù)的發(fā)展與管理理念的不斷創(chuàng)新，檔案信息提供利用的方式也出現(xiàn)新的亮點。本文基于新西蘭國家檔案館網(wǎng)站中網(wǎng)上展覽和信息供給兩個方面的具體內(nèi)容，分析其在信息提供利用方面的特點，并據(jù)此提出對我國檔案網(wǎng)站數(shù)字檔案信息提供利用的啟示。

關(guān)鍵詞：新西蘭;數(shù)字檔案;提供利用

本文從新西蘭國家檔案館網(wǎng)站內(nèi)網(wǎng)上展覽和檔案供給服務出發(fā)，分析其特點及對我國數(shù)字檔案信息網(wǎng)上展覽與供給的啟示。

1 新西蘭國家檔案館網(wǎng)站檔案提供利用概述

1.1 新西蘭國家檔案館網(wǎng)站網(wǎng)上展覽概述。新西蘭“展覽與事件”（Exhibitions &Events）板塊內(nèi)包含多個專題的檔案網(wǎng)上展覽，內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、文化和社會等多個方面。以其中“婦女的選舉申訴”這一網(wǎng)上展覽為例，展覽大體分為展覽簡介與在線觀看兩個部分。

“關(guān)于展覽”是對這一網(wǎng)上展覽的簡單介紹，內(nèi)容卻包含豐富的信息。首先，簡介中介紹新西蘭婦女擁有選舉權(quán)過程中具有重要歷史意義的檔案只有兩份得以保存在新西蘭國家檔案館。其次介紹新西蘭國家檔案館網(wǎng)上永久展出鏈接，即He Tohu，這一鏈接內(nèi)含三份憲法文件展覽并且時間是永久性的，這一舉措有利于長期方便游覽者游覽，也有利于長期向世界展示新西蘭國家歷史，發(fā)揮檔案的社會價值。然后是介紹“女性選舉權(quán)申請數(shù)據(jù)庫”這一鏈接，這是在1893年，新西蘭國內(nèi)25519位民眾簽署了幸存的女性選舉請愿書，因此建立這一數(shù)據(jù)庫向民眾收集這些簽名人的個人情況。在這部分，官方還附上了登記信息指南文件鏈接，方便利用者查看及利用。

“在線觀看”是對具體檔案信息的展出。其中重要的檔案信息就是1893年請愿書檔案圖片以及以視頻、圖片、文字等形式展出的關(guān)于請愿女性選舉權(quán)及最終呈現(xiàn)給議會的過程細節(jié)。

1.2 新西蘭國家檔案館網(wǎng)站信息供給概述。在新西蘭國家檔案館網(wǎng)站中，數(shù)字檔案信息呈現(xiàn)出數(shù)量大且內(nèi)容豐富的特征。在檔案信息供給方面，大量經(jīng)整理與開發(fā)的檔案信息提供給網(wǎng)站訪問者。

資源與學習是新西蘭國家檔案館內(nèi)提供訪問指南、外部資源以及在線檢索檔案信息的板塊。板塊共有六個部分，有四個部分介紹了新西蘭國內(nèi)四個分館的館藏情況，不同地區(qū)檔案館根據(jù)本館情況對本館館藏做目錄梳理，以奧克蘭分館為例，內(nèi)容包括破產(chǎn)記錄、公民身份記錄、遺囑文件、慈善援助等11類檔案信息，每一種類點開后都會有相應的文檔，說明奧克蘭館藏檔案的具體條目以及借閱指南等。其中一部分是外部資源鏈接，即除了新西蘭國家檔案館網(wǎng)站以外，其他可能存有利用者需要的信息，包含各類圖書館、新西蘭系譜學家協(xié)會網(wǎng)站、新西蘭國防軍人事檔案館、坎特伯雷博物館等，這是對外部資源數(shù)據(jù)的集中展示。最后一個部分是在線搜索板塊，即Archway，這是新西蘭國家檔案館檔案管理系統(tǒng)，作為基于網(wǎng)絡的輔助利用者獲取新西蘭國家檔案館館藏檔案。它包含超過150萬份檔案，雖然系統(tǒng)提供的信息并不是檔案全文，但這樣的在線檢索系統(tǒng)能夠相對完整地提供關(guān)鍵信息，并指示檔案利用者正確的查詢地點和查詢方式。

“我們有什么”板塊展示了新西蘭國家檔案館內(nèi)部館藏和提供給國家的開放數(shù)據(jù)。在此板塊中可以看到，新西蘭國家檔案館館藏超過600萬份檔案，涉及新西蘭生活的每個方面以及新西蘭人的個人生活，經(jīng)歷了漫長的時間、形式多種多樣。另外一個重要的信息就是數(shù)據(jù)開放部分。2009年，新西蘭創(chuàng)建數(shù)據(jù)開放網(wǎng)站，公開提供非個人的政府數(shù)據(jù)集目錄，市政府與公眾之間的雙向溝通平臺。截至目前，新西蘭國家檔案館向其開放了四個數(shù)據(jù)集，在本網(wǎng)站內(nèi)，也可以直接查詢、利用。

2 新西蘭國家檔案館網(wǎng)站檔案提供利用特點分析

2.1 渠道多方整合。新西蘭國家檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容數(shù)量相比較館藏總數(shù)來說只有25%，具體內(nèi)容也不是涵蓋所有的檔案全文，但在訪問中可以發(fā)現(xiàn)，這些檔案信息并不是惠靈頓總館的一館之藏，而是包含了奧克蘭、克賴斯特徹奇和達尼丁三個分館，共四個檔案館的部分館藏。并且這些檔案信息的提供利用，并不是簡單的介紹檔案館情況和檔案館鏈接，而是將館藏內(nèi)容詳細清楚地列出目錄和檔案館聯(lián)系方式，將分布在不同地區(qū)的檔案信息在網(wǎng)絡平臺上進行目錄整合，以真正地方便檔案利用者。

在訪問檔案館網(wǎng)站時可以看到，新西蘭國家檔案館網(wǎng)站內(nèi)除了館藏檔案提供利用外，還附有大量其他網(wǎng)站鏈接。在每一個網(wǎng)上展覽和檔案信息供給的內(nèi)容中，哪怕只是簡單介紹，只要涉及除檔案館外的其他任何組織機構(gòu)，都會附上相應鏈接。這看似隨手的舉動，實際上是方便了檔案利用者，并且反復宣傳其他組織機構(gòu)的網(wǎng)站。這一方式無形中將新西蘭國內(nèi)能夠提供檔案記錄的網(wǎng)站整合在一起，這種網(wǎng)站的整合效果遠遠好于將檔案資源進行簡單整合。在這一情況下，每個機構(gòu)內(nèi)的檔案信息具有專門性，數(shù)量相比較全部來說更容易管理、開發(fā)和提供利用，但利用網(wǎng)站互相鏈接的方式，又將有關(guān)系的檔案信息連接在一起，使檔案利用者能夠快速鎖定需要的檔案信息。 [1]

2.2 內(nèi)容重點突出。在新西蘭國家檔案館網(wǎng)站內(nèi)，網(wǎng)上展覽的專題很多，但在逐個查看時可以看到，有些展覽既出現(xiàn)在“展覽與活動”中，又有時會自動跳轉(zhuǎn)到“我們有什么”中。通常這樣的展覽在“展覽與活動”中展示的只是簡介，而主體內(nèi)容則在“我們有什么”中，也就是說，展覽是為了吸引利用者觀看、查詢，在深入觀看過程中則可以發(fā)現(xiàn)更多的檔案信息。

除了檔案信息本身，新西蘭國家檔案館網(wǎng)站內(nèi)部多次提及He Tohu這一永久性的展覽網(wǎng)站，其展示新西蘭國內(nèi)三個最具標志性的憲法文件檔案，在這里，可以體驗最先進的保護方式，享受與檔案的互動，發(fā)現(xiàn)個人與國家的聯(lián)系。同時被反復提及的還有Archway這一在線檢索系統(tǒng)。包含大量信息的在線檢索系統(tǒng)成為網(wǎng)站內(nèi)另一特色。

2.3 效果一舉兩得。在大量的外部鏈接資源和反復突出重點的方式下，新西蘭國家檔案館網(wǎng)站及其政府獲得的效果也不僅僅在于發(fā)揮檔案價值。以網(wǎng)上展覽中“婦女的選舉權(quán)申訴”為例，在展覽介紹中，檔案館貼出了新西蘭另一歷史網(wǎng)站上的“女性選舉權(quán)申請數(shù)據(jù)庫”，該數(shù)據(jù)庫是1893年提交至議會的請愿書申請者的個人信息，包含著大約24000名21歲以上女性的名字和地址，而實際上，最初的信息僅僅是一紙文件，目前已發(fā)展成為一個龐大的數(shù)據(jù)庫。展覽通過展示民眾關(guān)心的國家大事而激起民眾的參與熱情，積極提供自己知道的相關(guān)信息，同時配合官方進行積極、高效的收集與整理，這不僅豐富了新西蘭國家檔案館館藏內(nèi)容，還協(xié)助政府完成了信息收集工作。

在檔案開放方面，在任何國家的任何檔案館都存在檔案開放不及時、不全面問題，開放檔案范圍規(guī)定與責任承擔成為重點探討的問題。新西蘭國家檔案館在新西蘭政府數(shù)據(jù)開放工作中開放了四個數(shù)據(jù)集，分別是檔案館機構(gòu)條目、檔案館歸檔登記表、新西蘭國防軍人事檔案清單以及1893年婦女選舉權(quán)請愿數(shù)據(jù)集。雖然新西蘭國家檔案館參與數(shù)據(jù)開放的數(shù)據(jù)集數(shù)量較少，但在頁面還有顯示，“如果您對尚未發(fā)布的特定數(shù)據(jù)集感興趣，請使用 data.govt.nz上的數(shù)據(jù)集請求頁面。一旦您的請求被開放數(shù)據(jù)小組收到，代理機構(gòu)將收到您的請求通知。如果數(shù)據(jù)集能夠被開放，您則會在data.govt.nz上將其添加到存儲庫時收到通知”?？梢钥闯?，檔案館在開放檔案信息集的同時注意收集民眾對檔案館和政府的數(shù)據(jù)開放需求，鼓勵民眾申請開放自身需要利用的檔案信息，檔案館和政府再根據(jù)需求判斷是否可以開放。

3 新西蘭國家檔案館網(wǎng)站數(shù)字檔案信息提供利用的啟示

3.1 改變資源整合對象。在檔案信息爆炸的今天，資源整合對象不再僅僅是資源本身，還可以選擇對資源所在的渠道進行整合。在我國國家檔案局網(wǎng)站中可以看到，在首頁下方，有對國內(nèi)檔案網(wǎng)站、國際檔案網(wǎng)站等多個網(wǎng)站鏈接，涵蓋了國家檔案網(wǎng)站相關(guān)的各級各類網(wǎng)站，但點擊網(wǎng)站的鏈接也僅僅是首頁。換言之，如果利用者想直接進入需要的界面，那就還需要逐個板塊尋找，這對利用者來說就很不快捷方便了。對檔案信息的精確資源渠道的整合是檔案網(wǎng)站資源整合的新方式，是檔案部門提供人性化檔案利用服務的重要體現(xiàn)。

3.2 重點內(nèi)容重點突出。分析新西蘭國家檔案館網(wǎng)站不難發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)站管理者會將重要的檔案信息與希望引起訪問者注意的信息放在網(wǎng)站首頁，同時，還會在多方面反復提及和呈現(xiàn)，這樣主動將重點內(nèi)容呈獻給檔案利用者的方式必然帶動檔案的利用。新西蘭國家檔案館網(wǎng)站的重復與“啰嗦”，是反復地將具有價值的檔案信息傳達給網(wǎng)站訪問者。對于我們而言，將珍貴內(nèi)容中的重點內(nèi)容重點凸顯，才能吸引參觀者的關(guān)注，從而閱覽更多有價值的檔案。

3.3 完善“檔案局”定位。新西蘭國家檔案館在實際工作中，不僅履行國家檔案管理工作，還在資源支持和政府工作中積極配合，協(xié)助國家收集民眾的檔案利用需求，為國家數(shù)據(jù)開放提供檔案資源利用，積極收集國家重要檔案信息等。目前在我國，綜合檔案館中傳統(tǒng)局（館）合一的局面出現(xiàn)變化，檔案局的行政管理職責逐漸從檔案館剝離。在這種情況下，即使“檔案局”的“招牌”逐漸消失，檔案行政管理職能仍舊是政府職能的重要組成部分。2016年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確指出：“建立開放檔案信息資源社會化共享服務平臺，制定檔案數(shù)據(jù)開放計劃，落實數(shù)據(jù)開放與維護的責任;優(yōu)先推動與民生保障服務相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)開放?！盵2]因此，履行檔案行政管理職能的相關(guān)部門與人員，也應完善自我定位，從國家出發(fā)，從民眾出發(fā)，從檔案利用者的角度出發(fā)，積極收集反饋信息，開發(fā)、提供利用相應檔案信息，發(fā)揮檔案價值。

參考文獻：

[1]趙麗.新西蘭國家數(shù)字檔案館策略及啟示[J].浙江檔案， 2013，（05）：18-20.

[2]全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[J].中國檔案，2016，（05）：14-17.

（作者單位：河北大學管理學院? ?來稿日期：2019-07-24）