話說檔案那些事（九）：“單套制”，想說愛你不容易

任漢中

2015年上海市、浦東新區兩級檔案部門和保稅區管理局首創開展了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式探索，在一年多的試點工作中取得明顯成效。上海浦東自貿區于2016年出臺《關于加強中國（上海）自由貿易試驗區電子文件歸檔和電子檔案管理工作的指導意見》，得到了國家檔案局的肯定。同年，國家檔案局發布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出：在有條件的部門開展電子檔案單套（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）的管理試點。浙江建立了“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”的行政審批電子文件歸檔管理模式，湖北率先在省直機關實現電子文件線上歸檔工作，這讓我們感覺到檔案管理“單套制”正一步步地向我們走來。

準確地說，所謂“單套制”的提法并不科學，在實現數字化管理過程中，不僅會有雙套，甚至多套，其實“單套制”的倡導者并不在乎單套還是多套，根本實質是要拋棄紙質檔案的管理方式。對于“單套制”與“雙套制”的討論已經曠日持久，終究是紙上談兵，而“單套制”的試點才剛剛起步，管理的效果需要時間來驗證，我們有理由相信，全面實施“單套制”檔案管理模式還有很長的一段路要走。

從檔案管理發展史來看，檔案管理模式的建構是由人類社會科學技術的發展來推動的，但最終結果是由檔案管理的社會職能需要和歷史責任所決定的，先進的技術只是檔案管理選擇的對象，而不是決定因素。今天我們面對電子數據、電子文件將會呈現指數級增長的現狀，檔案管理面臨的選擇要比歷史上載體的選擇復雜得多，因為要改變的不僅是載體，而且還包括運行和管理方式，以及檔案管理理念等全方位的更新，急于解困的心情是可以理解的，而持謹慎的態度也應該得到尊重。

首先，與傳統紙質檔案管理最大的區別在于，“單套制”數字化管理方式中的“檔案”是不能直接識讀的，不僅歸檔程序復雜，而且重復再現的要求也十分苛刻，需要建立一套技術系統維持運行，還要追隨技術的進步不斷地更新技術條件與設備，其中一個環節出現問題，便會形成無法識讀的“死檔”;為了安全，還得備份保存;為長久保存檔案還需要定期或不定期地對“檔案”進行轉錄。可見，數字化管理模式的管理程序更復雜，條件要求更高，依賴性更強，而且運營成本不菲。在如此背景之下，“單套制”提倡者提出的幾大優勢，如“提高工作效率、降低保管成本、提升管理效益”等，與其所面臨的風險相比是不能相提并論的。

其次，檔案管理中一個最重要的原則是尊重來源。檔案是社會生活的原始記錄，保留記錄的原狀是基本要求。如果社會生活中形成原始記錄信息已經全面實現單套制，檔案就應該是單套制，而還在運行雙套制，或者多套制，那么檔案管理應該實施雙套制或多套制。檔案部門不能因為管理上的需要而改變檔案形成的原生狀況。在當前的技術與環境下，電子文件的真實、完整、有效性、安全性問題還未完全解決，不具有完全的檔案價值。社會生活中人們對電子文件的證據性還在遲疑和謹慎觀望之中，如《電子簽名法》雖已經頒布實施十多年了，電子簽名也沒有得到廣泛應用，也就是說，電子文件在憑證和信用上目前還未取得檔案的等級，急于將紙質記錄材料逐出歷史舞臺是在改變歷史狀況。

其三，我們應該保持一份清醒，切不可盲目相信“單套制”就是檔案管理的必然選擇，既然是試點，就可能有兩種截然相反的效果，試點結果出來之前，誰能說“單套制”就一定是檔案管理的發展方向。上世紀80年代就有過深刻的教訓：有專家去國外開眼界，看到了美國成熟的縮微膠卷的檔案管理技術，回國后就急于上馬縮微攝影項目，導致大量外匯購進的縮微攝影設備不久就被計算機技術淘汰，被迫閑置的設備成了棄之不舍的雞肋;而相反，美國人在紙張統一檔案載體的1000多年時還在使用羊皮紙，而受國寶般待遇的三份重要文件卻因此成為無價之寶，美國人的“保守落后”也未影響他們200年間在檔案管理方面迅速占據世界領先地位。在現代社會，技術更新的周期會越來越短，而檔案工作者采取的策略應該是以謹慎求永恒，沒必要用遠未成熟的技術拿檔案去承擔風險，因為一旦出錯我們沒有改正錯誤的機會。

其四，“單套制”的電子文件已經不具備紙質檔案的原始特性，而且在不斷轉錄中會失去的更多，這已經突破了檔案管理的底線，而將現有紙質檔案大量轉化為電子文件則是對檔案工作職業操守的放棄。因此，在收藏有大量歷史檔案的檔案機構內，全面實現“單套制”恐怕是完全不可能的。而新產生的電子文件則有待政策體系的完善和技術的成熟，使之在真實性、穩定性、原生性等方面達到檔案管理的要求，才可以以“單套制”成為檔案的新成員。

（作者單位：湖北大學歷史文化學院? ? 來稿日期：2019-07-23）