大數據時代背景下戶籍檔案數字化管理路徑分析

王靜梅

摘? 要：戶籍檔案是記錄公民戶籍信息的重要資料，關系到公民的切身利益。隨著大數據時代的到來，戶籍檔案也迎來了數字化改革，不僅為戶籍檔案的管理提供了新的思路和技術，同時也方便民眾快速、準確地查詢個人戶籍信息，進一步提升檔案工作者的服務質量，更有利于推動中國戶籍制度改革順利開展。因此，針對戶籍檔案數字化管理路徑的探索是非常有必要的。

關鍵詞：大數據時代;戶籍檔案;數字化;管理

1 大數據時代下的戶籍檔案

所謂大數據，一般認為是指無法在短時間內借助軟硬件工具和相關技術來獲取及處理的數據集合，表現出數量巨大、模態繁多、生成速度快、密度較低、價值較大的特點。[1]大數據時代是一個全新的時代。在這個時代背景下，數據不是工具，而是一種核心資產。[2]無論是黨政機構，還是企業和個人，都要樹立全新的數據意識，繼而學習全新的數據處理方法，以應對數據所帶來的革命性變化。

對于戶籍檔案管理來說，同樣無法回避大數據時代所帶來的影響。大數據時代對戶籍檔案的影響最顯著的特點就是戶籍檔案的數字化加工。與傳統的戶籍檔案管理相比，經過數字化加工的戶籍檔案具有提升管理效率、查詢更為便捷和高度共享等優勢。

2 大數據時代戶籍檔案數字化管理面臨的困境

中國農村人口仍然占中國總人口的絕大多數，而眾多農村人口戶籍檔案的管理都是依靠基層公安機關，也就是當地派出所和縣公安局在管理。加強公民戶籍檔案數字化管理并不是簡單的購置相關數據軟件就能夠實現的，而是要在理念、技術等多個層面轉變，繼而能夠推動戶籍檔案數字化管理。目前戶籍檔案數字化管理的困境主要體現在發展不均衡、再整理困難、人才短缺和標準不一等四方面。

2.1 區域發展不均衡問題。我國東部、中部和西部地區發展不平衡，城市和農村發展不平衡，而區域發展不平衡必然會對戶籍檔案數字化管理產生重要影響。

雖然改革開放的四十年來，我國經濟發展速度非常快，城鎮化步伐也不斷加快，但區域發展差異仍然非常明顯。尤其是西部一些基層地區，經濟欠發達，當地整體基礎設施落后，所以許多基層公安部門所建立的戶籍檔案仍然是以紙質檔案為主，檔案數字化加工程度非常低。尤其是在一些地理位置偏遠地區，戶籍檔案的收集、整理都非常落后，而且是以手工為主，已經跟不上時代發展的步伐。正是因為區域發展的不平衡性，導致各地區戶籍檔案的管理水平呈現不均衡性。

2.2 檔案信息再整理的難題。傳統檔案管理工作中因為日積月累了很多信息，所以導致現在很多檔案部門形成了繁雜的數據，使得本來就十分有限的空間被進一步壓縮。因此，要實現戶籍檔案數字化管理，則必須要對過去的檔案資源進行再整理。

雖然已經有很多地區的基層公安部門已經實現了戶籍檔案數字化管理，但因為不再受儲存空間的限制，所以工作中會遺留很多重復的數據，可能出現戶籍檔案信息資源在多個地方被數字化，形成大量冗余的檔案信息資源，增加檔案管理者的工作難度。因此，要實現對戶籍檔案數字化管理的科學性和有效性，則需要對相關冗余數據進行清理，而這是一個繁瑣的工程，需要耗費大量的人力。

2.3 缺少綜合型檔案管理人才。要實現對戶籍檔案的數字化管理，則必須要有懂得大數據分析以及應用技術的人才。目前面臨的很大一個問題就是缺少既懂得大數據技術又懂得檔案管理的專業人才。[3]尤其是一些經濟欠發達地區，難以吸引到這樣復合型人才去工作，原有的管理人員結構和知識儲備都非常落后，而且也缺少學習和培訓的機會，對數字化檔案管理知識也知之甚少，從而影響戶籍檔案的數字化管理的實現。

2.4 數字化管理標準不一的問題。隨著大數據應用的范圍越來越廣泛，全國自上至下很多部門都已經認識到了對檔案實施數字化管理的重要性，并根據單位工作需要逐步實施檔案管理數字化。但對于戶籍檔案管理工作來說，因為全國缺少統一的標準，而且存儲檔案數據的管理系統也不一樣，所以很多地方戶籍檔案數字管理都只是“各自為政”，這樣既不利于溝通，也不利于協同建設。

3 大數據時代戶籍檔案數字化管理路徑

大數據時代下的戶籍檔案的管理，需要的是創新的管理模式和服務體系，要使大數據技術和戶籍檔案資源得到最大限度的使用，最終達到提升管理效率、更好服務人民群眾的目的。

3.1 構建戶籍檔案數字化管理平臺。要優化當前戶籍檔案管理模式，必須先要構建戶籍檔案數字化管理平臺。戶籍檔案數字化管理很重要的一個方面就是重視數字技術和存儲技術，而在實際應用的時候還應該針對戶籍檔案管理模式所必需具備的特殊的功能做相應的劃分，借助基礎平臺確保基層公安部門戶籍檔案數字化管理框架可以成形。

數字化管理平臺的打造是戶籍檔案數字化管理模式得以構建的關鍵所在，其主要是通過應用服務功能來體現，從而達到展現整個戶籍檔案數字化模式機制系統功能的目的，并使得數字化技術能夠在管理平臺中充分發揮作用。

在具體構建的過程中，需要有專業的軟件開發團隊來具體操作，并結合戶籍檔案數字化管理模式的特質來設置信息服務平臺;信息服務平臺是構建在基礎應用平臺之上的，具有檔案索引、分析等重要功能。構建管理平臺應該結合當地的實際情況，根據地區特色與使用習慣來設計相應的模板。同時，在這個期間可以借鑒其他地區的檔案管理平臺的設置來對一些細節指令方面進行進一步的完善，以確保基層公安本戶籍檔案數字化服務平臺專業性和可行性得以體現，實現“智慧服務”和“個性服務”。[4]

3.2 重視平臺硬件、軟件的建設和系統功能維護。構建戶籍檔案數字管理平臺之后，要使這個平臺正常運轉，還必須要重視平臺的軟件建設和對系統功能的維護。

戶籍檔案資源的搜集、整理、分類、存儲等都需要借助計算的軟件設備和網絡設施，所以基層公安部門需要根據單位的實際情況為平臺添加必要的設備，比如大數據存儲云、計算機終端、檔案數據數字化掃描儀、數碼攝像機和相機等這些設備都是檔案數字化管理的必要設備。因為數字化的戶籍檔案信息資源量非常大，同時涉及到公民的個人信息，所以安全性要求也非常高，故而有條件的單位還可以考慮使用在線或者離線的儲存設備，比如使用SAN這些基于大數據技術的存儲構架海量存儲設備等等。除了重視硬件建設以外，還要重視戶籍檔案管理系統的軟件建設。戶籍檔案數字化管理平臺的具體運作還是依靠軟件，正是這些軟件的存在，替代了大量的檔案工作人員，并在檔案信息的搜集、整理、管理、利用等方面發揮了重要的作用。

對于已經開展戶籍檔案數字化建設的單位來說，則要為數字檔案平臺匹配與之相適應的軟件系統。軟件系統是一個相對復雜的工程，而且涉及到標準化建設和多項業務功能的需求，使得基層派出所很難直接對其負責，所以至少需要縣級及以上的公安部門的幫助，助其在數字檔案管理平臺設計方面的延伸，投入相應的人力和物力加以建設，發揮其作用。

戶籍檔案數字化管理除了重視硬件和軟件的建設之外，還必須要重視對系統功能的維護。這里主要是對平臺功能性質的劃分和校驗，對整個管理平臺系統的邏輯性進行進一步的梳理，針對系統功能的維護進行重點設置。基層公安部門在數字化戶籍檔案模式下，每天都要承擔大量的數據流量傳輸負擔，而在人口普查或者國家頒布與農村發展相關政策時，都是數據檢索的高峰期，很容易造成系統運行緩慢甚至癱瘓。這些潛在的問題可能給檔案管理工作人員造成障礙，所以應該重視進一步完善系統功能模塊的維護，同時利用后接口以及備用建模系統集成來監控一些異常行為，并及時制定相應的解決方案，確保戶籍檔案數字管理平臺能夠平穩運行，在使用的高峰期保證正常使用。

3.3 強化大數據意識，重視大數據人才的培養和技術創新。大數據時代的到來，對社會各個領域都產生了深遠的影響。要跟上大數據時代的步伐，各個單位必須要重視大數據人才的培養和技術的創新，這樣才能充分利用大數據為自己服務。基層公安部門要實現對戶籍檔案的數字化管理，必須培養出既懂得檔案管理知識又熟悉大數據技術的復合型人才。

雖然公安部門的信息化建設早已經開始，但傳統的建設理念和大數據時代下戶籍檔案管理理念是完全不一樣的。戶籍檔案的數字化管理應該是一種全新的管理模式，所以需要基層公安部門都樹立大數據意識，不能將其只視作一種技術工具。對于基層公安來說，不僅是戶籍檔案管理部門要強化大數據意識，而是其他各個部門都要強化大數據意識，要充分利用大數據的結果，使其成為進行管理決策和創新服務的重要依據。只有這樣，戶籍檔案的管理部門才能夠及時和其他部門溝通、協調，而數據無疑是發揮了中介和連接的作用。

不可否認的是，當前基層公安部門人才短缺是導致戶籍檔案管理效率低下的一個重要原因。戶籍檔案數字化需要熟悉大數據技術而又懂得檔案管理的人來具體操作，而大數據的管理是一個動態的過程。因此，只有更加深入的挖掘大數據才能尋找到其中所蘊含的規律和聯系。大數據只是一堆冰冷的數據，要使大數據發揮作用還必須要對這些數據進行分析和運用。但是，大數據人才緊缺是當前普遍存在的一個現象，尤其是基層公安部門，大數據人才就更少了。因此，可以采取內部重點培養、集中訓練，外部引進等方式來解決這個問題。

從當前國內對大數據人才培養的情況來看，基本都是當地政府部門和一些高校、科研機構合作，采用委托培訓等形式來培養人才。大數據是一個系統的概念，其中涉及到計算機、數學、統計學等多個學科，且具有學科交叉特點。戶籍檔案的大數據應用人才屬于復合型人才，既需要上述層面的知識，還需要檔案管理方面的知識。

基于這樣一種認識，當地公安部門可以和當地的企業、高校建立合作模式，通過聯合辦學成立大數據人才培養中心，開設大數據人才培養的相關課程，對于檔案管理人才還需要開設檔案學相關的課程和實訓項目。[5]與此同時，國家還可以鼓勵大數據技術研究比較突出的高校和科研機構針對公安部門的需要實現關鍵技術的研發，這不僅有利于公安機關平時破案的應用，也有利于規范我國戶籍檔案的管理，進一步拓展大數據的應用范圍。

3.4 加大對基層地區尤其是偏遠地區基層公安部門的投入。與國外相比，我國檔案數字化建設起步較晚、發展速度較慢，很多領域還只處于初步探索階段，理論水平有限，技術也不夠成熟。即使已經建立了數字化管理模式，也還存在一些缺陷。

大數據技術是一種新技術，戶籍檔案數字化管理平臺的建設必須要有相應的硬件和軟件，還要及時更新和升級，這些都需要大量資金支持。[6]但是，我國當前地區發展、城鄉發展差異非常大，所以一些經濟較落后的地區和一些偏遠地區基礎設施非常落后，還無法在短時期內構建戶籍檔案數字化管理平臺，而且還缺少大數據人才，這些困難導致這些地區的戶籍檔案管理水平非常低下，和其他經濟發達地區的管理水平差距越來越大。長此以往，很多紙質檔案在這個過程中出現遺失、損壞等問題，而且無法修復，這就導致當地無法準確掌握該地區的實際人口數量，將對經濟發展、社會秩序維護等多個方面產生消極影響。

因此，國家針對這些地區應該予以政策傾斜，加強對這些地區的投入，并鼓勵大數據人才積極投入到這些地方去工作，早日將數字化的檔案管理平臺建立起來，并且可以和全國其他地方的系統連接起來。這樣既有利于公安機關對戶籍檔案的管理，也有利于政府及時了解當地人口情況，以更加科學合理的決策推進中國農村的長遠發展。

參考文獻：

[1]張引，陳敏，廖小飛.大數據應用的現狀與展望[J].計算機研究與發展，2013（2）.

[2]王蘇醒.大數據環境下服務型公安戶籍檔案管理模式構建研究-以W市公安智慧檔案系統為例[J].電子政務，2017（11）.

[3]蘭祝剛，惠英，李剛.大數據時代下的檔案工作[J].中國檔案，2013（9）.

[4]王勝.烏海市公安局在全區首創智慧檔案管理工作[N]內蒙古法制報，2016-06-15（09）.

[5]黃晉.關于大數據人才培養的思考與探索[J]教育教學論壇，2014（11）.

[6]陳梅.檔案數字化建設中的安全問題研究[J].內江科技，2019（2）.

（作者單位：西華大學檔案館? ?來稿日期：2019-08-20）