檔案管理的重要地位及加強檔案管理的方法研究

摘?要：在社會發展中，無論是企業還是政府部門，都會有很多重要信息，必須進行合理的檔案管理。對此，文章將簡要介紹文件管理的重要地位，同時，從不同角度提出加強文件管理的幾種方法，以便為相關人員提供參考。

關鍵詞：檔案管理;管理方法;信息化;檔案管理系統

一、 引言

目前，檔案管理仍然存在很多問題，例如，傳統的檔案管理手段落后，效率低下和缺乏安全性，這些都是阻礙檔案管理進一步發展的障礙。因此，有必要深入分析當前文件管理中存在的問題，探索加強文件管理的可行方法，為個人文件數據的安全性提供必要的保證。

二、 檔案管理的重要地位

（一）反映單位發展實際

根據檔案的定義，可以發現信息是檔案管理的重點，檔案信息具有明顯的動態特征。對于企事業單位來說，要實現穩定發展，不斷提高綜合能力，就必須重視檔案管理工作，充分發揮檔案的價值。在企事業單位檔案館中，檔案館可以顯示自己的發展情況，例如開放時間，業務發展，戰略調整，階段目標，會議記錄，系統制訂，人力資源等。由此可見，檔案管理與單位的發展有著密切的關系，無論何種工作內容，都可以在檔案中獲得依據或答案。因此，企業可以記錄文件信息并反映實際單位的發展。

（二）幫助人員做出決策

結合以上分析，可以發現文件管理可以反映實際單位的發展，其信息起著重要的作用，可以為決策者提供有價值的參考。例如：在單位的業務發展中，決策者希望對當前的業務策略進行合理的調整，以適應市場變化的趨勢。在這一環節中，決不能盲目做出決定，而應對檔案的相關內容進行詳細分析，掌握過去戰略調整的內容，意義，并總結本單位的現狀，從而做出更合理的決定。實際上，合理的文件管理可以保證信息的完整性，并使決策者可以隨時使用文件信息，以保證決策科學合理，促進企業的穩定發展。

三、 當前檔案管理存在的問題

（一）檔案管理手段落后，信息化建設不足

在信息時代的背景下，計算機技術和電子信息技術逐漸融入各行各業，大大提高了行業的生產效率。盡管文件管理工作看起來很簡單，但是其工作內容卻相對復雜，隨著時間的流逝，要保存的文件數量將逐日增加，這無疑增加了文件管理器的工作壓力。但是目前，大多數檔案管理組織仍然使用傳統的人工管理方法來完成檔案的分類，歸檔和咨詢工作流程，不僅效率低下，而且費時且容易遺漏工作，不利于檔案的管理。安全管理檔案。盡管一些檔案管理組織已經引入了信息管理系統，但基礎設施建設不完善，信息化程度還不完善，難以真正發揮優化管理的作用。

（二）缺乏專業技能培訓，工作積極性不高

檔案管理質量的提高，不僅取決于硬件設備的創新和增強，還需要管理人員不斷提高管理能力和專業技術，以確保檔案管理的“軟件支持”能夠及時跟進。但是，從檔案管理的現狀來看，許多檔案管理部門很少重視對員工的在職培訓，甚至一些部門領導也認為檔案管理是“閑事”，不需要專業技能。在這種單方面的理解中，歸檔員的專業技能不能長期接受培訓和更新，隨著時間的流逝，工作質量將繼續下降。同時，由于缺乏高級管理人員的關注，工作人員的積極性也受到影響，檔案管理效率難以提高。

四、 加強檔案管理的方法

（一）推進信息化建設

在檔案管理工作中，傳統的管理模式主要是紙質檔案，需要特殊的檔案，這不僅會影響信息檢索的效率，而且會增加管理成本。針對這種現象，有關單位和部門要積極推進檔案管理信息建設，即先進的計算機技術在檔案管理中的應用。特別是以互聯網，計算機為基礎，建立檔案數據庫，并在單位或部門內部網絡中建立，易于實現檔案的輸入，使用。在此基礎上，技術人員應設計相應的基于信息的文件管理索引，并建立相應的管理人員。通過這種管理，我們可以打破傳統的基于紙張的文件管理，節省文件管理成本，并為使用文件信息提供便利。因此，為了加強文件管理，必須積極推進文件管理信息化進程，發揮先進技術的價值。

（二）健全檔案管理系統

前者的管理系統在實現檔案管理的信息化建設后，不能保證檔案的安全性，因此必須及時完善以滿足企業發展的需要。原因是基于信息的文件管理經常會導致諸如信息盜竊，病毒入侵，系統崩潰和黑客入侵等問題，這些問題對文件管理有不良影響。因此，在文件管理過程中，應采用遠程存儲，冷備份和熱備份的方式來備份文件信息，在管理工作中應采用更多的網絡安全技術，如將內網與外網進行隔離、多子網網關技術、客戶端IP與防火墻MAC地址綁定等。這樣可以在一定程度上提高文件管理的安全性，避免黑客入侵，信息丟失等問題。

（三）提高人員綜合能力

為了達到加強檔案管理的目的，有必要提高員工的綜合能力，以適應檔案管理的需要。例如：檔案管理人員進行定期的教育，培訓，使他們在掌握傳統管理方法，經驗的基礎上，掌握更多基于信息的檔案管理技術，技能。在此前提下，可以有效提高管理人員的綜合能力，促進檔案管理的信息化建設，執行檔案管理系統的相關要求，促進企業更加穩定的發展。因此，企業應結合自身的實際情況，檔案管理的需要，重視人員培訓，確保其滿足檔案管理要求的能力。總的來說，如果要加強文件管理方式，就必須提高人員的綜合能力，為保證信息文件管理打下基礎，以充分發揮文件管理的價值。

五、 結語

綜上所述，檔案管理在企業、機構和國家的發展中起著重要作用，可以為決策者制訂發展計劃提供依據。在此基礎上，管理人員必須重視檔案管理工作，完善和優化管理方法，充分發揮先進技術的作用和價值，確保檔案管理的效果能夠達到預期目標，充分發揮檔案管理的效力。

作者簡介：趙書金，山東唐口煤業有限公司。