淺析人事檔案的現代化發展

吳佼玲

摘 要 人事檔案的管理一直以來都是政府機關、企事業單位人事管理部門工作中至關重要的一部分常規工作。隨著社會整體工作節奏的加快，管理工作精細化要求越來越高，企事業單位對人事部門管理效率也提出了更為嚴格的要求。對人事檔案管理系統實施現代化方向的變革，其主要目的是讓人事部門管理效率與當今社會的人才信息重要程度相匹配。

關鍵詞 人事檔案 現代化 管理

人事檔案是我們國家企事業單位人員管理規章制度的一項特征，也是其重要內容之一，它是個人經歷、教育、社會關系、商業能力、工作狀況和獎懲的原始記錄。同時，它起到個人信息憑證和參考的重要作用，無論是在工作調動，還是辦理社會保險等事情上，都是重要的參考依據。所以，人事檔案與個人的切身利益息息相關。

對各部門的管理而言，人事檔案是一項非常重要的工作。隨著人們對信息獲取便捷性要求的增加，傳統的主要以紙質為載體的人事檔案解決方案早已無法滿足絕大部分用戶的需求，人事檔案管理得順應時代發展，向現代化管理方向轉型。現代化使得信息采集和獲取的方式進步，提升人事檔案管理工作科學化水平，就必須提升現代化建設水平。現代化是信息技術的基礎，是指通過計算機信息處理技術，把聲、光、電等物理信號用數字信號的方式記錄;通過采樣定理用“0”和“1”來標識，即轉變成數字編碼，引入計算機內部，從而可以大量存儲，并且用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術。

現代化檔案是隨著計算機技術、數據庫技術、存儲技術等技術的涌現而出現的一種新型檔案信息形態，把以各種介質為依附對象的信息保存在海量的數據庫中，實現資源共享。因此，實現檔案現代化是現代化人事檔案建設最為基礎的一部分工作。

人員規模不斷擴大，人事崗位的分工也越來越精細化，這也導致人事部門對人事檔案管理的要求越來越高。在持續發展完善人事管理規章制度的同時，對人事檔案管理工作的方法也提出了更高的門檻，對員工實施高效的宏觀管理和能力挖掘，將很大程度影響到組織未來的發展。[1]

現代化人事檔案管理系統的建設，即利用現代化技術實現對人事檔案的錄入、查閱、日常管理等功能。對人事檔案進行管理，實際上就是按照一定規律對人事檔案信息進行組織、排序、命令、測量、監督、評估和改進，這一切都是按照某種邏輯次序進行的。數字人事檔案管理放棄了傳統的紙質人事檔案管理方法，逐步使文件內容電子化、信息化，并將其組織成系統的人事檔案數字信息數據庫。基于明確的管理權限和機密性，用戶可以更快速、更方便地創建和使用人事檔案。人事檔案管理系統創建的目標在于易化并且規范檔案管理流程，從而促進人事檔案管理人員工作效率的提升;同時，也達到方便用戶在線調閱人事檔案的目的。[2]

隨著我國經濟建設的快速發展，人員流動更加頻繁，流動性較強的就業人員的人事檔案管理工作也日趨繁重。這給傳統的人事檔案管理服務帶來了很大的影響。數量不斷增加的人事檔案管理和查閱工作會致使企業耗費大量的人力和資源投入，而且管理難度也日益增大。傳統的以紙張為主要保存介質的檔案管理方式隨著時間的推移，逐漸暴露出許多問題，越來越多的人意識到文件管理必須與時俱進，有必要實現現代化和網絡化管理。這樣，不僅可以大大提高效率，而且可以降低社會管理的成本。在今天，人事檔案管理的現代化改革已被提上日程。人力資源部克服了人員少、工作量大、事務繁雜的困難，派出專人利用現代化技術進行檔案材料收集、歸類、現代化錄入、審核等工作，這促進了數字文件系統的構建。

針對目前大部分單位存在的人員的規模在不斷地擴大，針對檔案管理所實施的工作流程也變得越來越復雜，此次系統設計的最終目的在于加速人事檔案的現代化進程，最終與上級業務部門聯網對接。[3]

盡管人事檔案現代化對于人事管理工作意義重大，但我國信息化技術在很多行業的廣泛普及相對于西方而言開始得較晚，受當前人才、設備、技術等因素的制約，在人事檔案管理現代化進程中仍存有不少問題。在傳統人事檔案向現代化人事檔案轉型的過程中，還存在一些實際性的問題，比如系統的安全性無法得到保證。數據庫的一大優點便是數據可以共享，但是數據共享將會在很大程度上帶來數據庫的安全性的隱患，所以，在人事檔案數據庫系統中的數據共享一定不能是無條件、不被約束的共享。

人事檔案管理工作是企業內部人員管理工作展開的一項核心任務。隨著信息化技術在中國的逐漸普及，我國的人事檔案信息管理系統的規模以及水平與發達國家相比仍存有較大差距。針對數據庫的安全性問題，主要是保護數據庫，避免未經允許的用戶非法使用數據庫，造成數據外泄、更改或毀壞等惡意操作行為。如果可以建立起一套身份認證體系、加密存儲體系等安全保密管理機制，使得企事業人事檔案現代化的過程被完整記錄，可查詢、可追溯，檔案數據不被非法修改、利用或銷毀。這樣則可以一定程度上使人事檔案信息的安全性得到保證。

（作者單位為長江武漢航道局）

參考文獻

[1] 魯蔚然.現代化人事檔案管理系統的設計與實現[D].天津大學，2015.

[2] 蘇國君.人事檔案管理系統的設計與實現[D].華南理工大學，2012.

[3] 傅傳健.事業單位人事檔案管理信息化建設探討[J].華人時刊旬刊，2014.