云技術中檔案資源共享與管理體系構建

文/王雅喆

在科技飛速發展的時代背景下，各行業領域開始重視專項科技的應用與升級，以此提高企業經營管理工作水平。云技術就是當前應用技術中的一種常用技術，將其應用于檔案資源管理工作中能夠促進信息資源共享的實現，同時還可以為檔案管理體系的構建提供良好的技術支持，對于企事業單位檔案管理工作的順利進行具有重要的意義。

1 關于云技術的簡要介紹

云技術屬于當代網絡技術與傳統計算機技術進行結合發展而來的技術成果，可以提供以網絡的方式便捷地訪問可定制式的共享計算資源池的一種模式，能夠實現數據信息的共享，其重點在于技術服務與資源的動態配置。云技術的運行原理主要為：在數量龐大的分布型計算機上進行數據信息的計算，使得數據中心管理和運行方式與互聯網運行方式相似，根據具體操作要求將數據信息轉換到各應用中，并且訪問存儲體系與計算機獲得目標資源。云技術的應用優勢主要體現在以下方面：首先，規模龐大。例如當下盛行的谷歌，其云服務器數量超過百萬，大大提高了計算能力。其次是虛擬化。通過云技術的應用能夠確保任何位置的用戶都可以得到相應服務，只要具備移動或PC終端以及通常的網絡即可實現信息的查詢，而無需掌握云技術服務的位置信息。再次，可靠性。通過計算節點的互換及多副本數據的容錯等有效保證技術應用過程的可靠性。第四，共享性。信息共享為云技術的主要特點，可以同時對多應用系統進行支持。第五，高容量。云技術的應用屬于一種動態性的服務，可以結合用戶要求對信息容量進行靈活伸縮。最后是成本低的優勢。用戶結合具體需求支付相應費用即可享受信息服務，無需以投資的方式購買軟件。

2 檔案資源共享中云技術的應用

2.1 對檔案資源數據進行云存儲

在云技術支持下，檔案管理部門可結合服務需求選擇合適的云端服務商，將非涉密信息交給對方并簽署信息安保協議，對檔案資源實施云端存儲，便于用戶進行查閱。針對需保密文件則可存儲于私有云中，對信息安全加以保障。

2.2 構建檔案管理云服務平臺

應用虛擬技術建立以網絡技術為媒介的資源管理平臺，集中相關數據信息構建信息池，結合服務方式對用戶開放。

2.3 構建檔案館際間云技術服務體系

全面整合各地區檔案信息資源館數據平臺，借助公用云的途徑在各個檔案館間建立聯系并進行信息化資源的整合，構建檔案館際間云技術服務體系，提高信息共享的靈活性水平。

3 構建檔案資源管理體系中面臨的主要問題

3.1 建設資金不足

資金是構建信息化資源管理體系的重要基礎，由于云技術的應用對配套基礎設施具有嚴格的要求，一定要確保設備的質量。但目前很多單位部門專項資金投入力度不足，專項建設資金短缺，尤其是那些經濟欠發達地區，根本無法確保信息化設備的完善，對檔案管理信息化產生不好的影響。

3.2 信息化建設意識有待提高

部分單位領導層對檔案管理信息化建設工作的重要意義缺乏正確認識，對于信息化建設缺乏科學、合理規劃，致使檔案管理過程中容易出現信息丟失及信息整合力度不足等問題，無法滿足當代檔案管理工作需求。

3.3 缺乏有效的橫向交流

我國地區間經濟發展水平存在明顯差異，相關單位檔案管理信息化建設水平參差不齊，尤其是在自動化管理檔案館的建設程度上參差不齊，不利于檔案館際間云技術服務體系的建立，對于各信息化檔案館之間的橫向交流造成了阻力。

4 完善信息化檔案管理體系的方案

4.1 提高專項資金投入力度

為了能夠確保檔案管理信息化建設水平，各單位應結合自身實際情況適當提高專項資金投入力度，完善技術應用與引進，保證計算機等配套設備的質量，為云技術的有效應用奠定基礎。政府方面也發揮政策性作用，對我國經濟欠發達地區給予一定的資金支持，使其檔案管理信息化建設水平與其他地區持平，促使檔案管理信息化建設整體水平的提高。

4.2 明確檔案管理信息化的作用

單位領導層應充分發揮帶頭作用，對檔案管理信息化平臺的作用進行正確認識，對該項工作給予應用的重視，引導相關部門積極配合。同時，對檔案管理信息化平臺的建設工作進行合理規劃，使其能夠較好地服務于事業單位，服務于社會。

4.3 建立完善的技術支持與用戶管理體系

對于云技術的應用，確保檔案信息的安全性為第一要務，而云存儲是多租戶對存儲設備進行共享，需對相關數據信息實施必要的隔離，提高信息安全性。服務商方面對不同用戶分配獨立的數據存儲空間、訪問管控對策、存儲對策及訪問日志文件等。信息化檔案館則應確保館藏資源的定期備份和保存。還應構建完善的用戶管理體系，對訪問檔案資源的用戶設置權限，用戶在通過身份審核的條件下才能夠進入檔案系統。同時做好管理員權限管理，將秘鑰和系統管理權限分別交給不同管理員負責，避免泄露信息的風險。

4.4 構建完善的制度保障體系

加強技術應用分析，結合單位發展實際制定完善的信息化檔案資源管理工作制度保障體系，以信息化檔案資源共享服務為中心研究相關技術應用及管理標準，在管理平臺建設中提前做好科學規劃，對各地區統籌華建設進行充分考慮，建立相對統一的資源共享指標，確保數字化檔案館資源信息能夠無障礙地實現云共享目標。

5 結語

隨著科技的發展，借助云技術的優勢進行信息化檔案資源共享與管理體系的建設依然成為事業單位新時代背景下的發展趨勢，各主管部門應正確認識信息化檔案資源信息系統平臺及對應管理體系的重要意義，結合自身發展實際采取合理的技術措施促進信息化建設，從而更好地發揮檔案管理工作的社會價值。