加強新時期大型科研生產企業檔案工作有關問題的思考

李靈雪

加強新時期大型科研生產企業檔案工作有關問題的思考

李靈雪

（中國工程物理研究院，四川 綿陽 621900）

通過分析新時期大型科研生產企業檔案工作新特點，結合科研檔案工作當前存在的問題，提出下一步大型科研生產企業檔案工作改進和提升的思路和方向。

科研生產；檔案資源；安全保密；創新模式

在20世紀50年代末、60年代初，國家為了保障重工業發展，制定了計劃經濟政策，并依托國家力量組建了一大批國家級科研生產單位，如中國第一汽車制造廠、東方電機廠、第二機械工業部、第七機械工業部等，這些單位和企業的建設與發展，涉及國家安全和國民經濟命脈，在新中國工業史上發揮了舉足輕重的作用。

1 大型科研生產企業檔案工作的定位和職能

大型科研生產企業檔案館作為一個特殊行業的檔案部門，管理著中國科研生產領域中的重要材料和信息，是建國以來中國科研生產和管理活動的真實記錄，是幾代科技人員心血和智慧的結晶，是中國寶貴的信息資源和知識資產，也是核心智力傳承的重要載體，在中國各項事業發展中發揮著非常重要作用。目前大型科研生產企業檔案部門承擔的工作內容主要包括：①行業管理職能。包括本行業檔案工作規劃、檔案規章管理和規章體系建設、檔案人才隊伍建設。②行業指導職能。包括本行業各立檔單位檔案規范化評估，固投項目檔案、科研項目檔案、重大儀器設備項目檔案、重大活動檔案的驗收和管理。③檔案資源體系建設。包括檔案資源分類體系及歸檔體系建設，文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案等收集、整理、著錄等工作。④保管和利用體系建設。包括檔案保管、保護、編研和提供利用等工作。⑤安全保密體系建設。包括檔案業務安全保密、檔案場所安全保密、檔案實體安全保密、檔案信息系統安全保密等建設和管理。⑥檔案信息化建設。包括數字檔案館建設、與行業各單位的互聯互通、一體化運行，檔案存量數字化工作和增量電子檔案接收和管理。⑦科研生產圖紙調配。根據科研部門要求連接設計和生產部門，實現產品狀態控制。

2 新時期大型科研生產企業檔案工作的新特點

檔案歷史傳承的價值越來越重要。大型科研生產企業基本是建國后按照國家的安排組建起來的，大致成立時間在20世紀50年代后期，目前基本建立了60周年左右。隨著單位的發展和延續，老一代科研人員年齡在80歲以上，很多記憶已經消失，檔案作為歷史傳承的價值成為各級領導和各類人員更深刻的認識。

檔案人員的結構在深刻變化。因為歷史原因，2000年之前，大型科研生產企業檔案人員一般都是由其他非檔案行業轉行過來，其專業水平較為欠缺。近幾年國家培養了越來越多的檔案專業人才，他們積極投身于科研生產檔案事業，為科研生產檔案下一步快速發展注入了新的動力和活力。

科技人員對檔案的利用需求越來越迫切。現在的科研任務越來越重，科研項目越來越多，科研手段越來越先進，各類創新產品、裝備、設備井噴式發展，怎樣發揮科技檔案的價值，挖掘科技檔案更大的潛力，為科研人員提供更高效直接的檔案服務，成為大型科研生產企業檔案人的歷史使命。

檔案保密已成為不能回避的重要課題。大型科研生產企業檔案部門的檔案資料集中管理、普遍涉及企業秘密或國家秘密、數量龐大，一旦發生失泄密事件，將對企業，甚至國家安全造成不可估量的損失。因此安全保密的管控必須成為這些企業檔案部門時刻緊繃的生命弦。

3 加強新時期大型科研企業檔案工作發展的一些思考

2014-02底，中辦、國辦聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發〔2014〕15號），對加強和改進檔案工作提出了新的要求，對推動檔案事業發展做出了全面部署，是新時期檔案工作的綱領性、指導性文件。根據新形勢下國家檔案工作發展要求，結合自身實際，大型科研生產企業檔案要有所提升和發展，就必須更新理念，確立目標，務實工作。

3.1 創新檔案工作模式

當前大型科研生產企業檔案工作基本按照“統一領導、分級管理”模式，即集團、院、廠所、實體多極管理。這種模式可以明確檔案管理的責任和義務，可以明晰知識產權和成果歸屬，具有其特定的意義。但在大型科研生產單位，產品、裝備的研制屬于集團行為，甚至國家行為，雖然各分系統的研究、設計、生產分由不同的單位和部門負責，但其成果必須要服務于產品需要和戰略需要。因此怎樣系統、完備、安全的管理科研檔案是檔案部門的首要任務，創新大型科研生產企業檔案工作模式具有重要意義。

簡單來說，就是要建立大型科研生產企業集團級“大檔案和大服務”的工作模式。“大檔案”是由各單位單一的、個體的檔案館（室）形成集中統一的大檔案館，有條件的單位要建立集團級大一體檔案部門，整合下屬各單位檔案機構、檔案人員、檔案場所、檔案設備、檔案實體等資源，進行統籌集中管理。根據地理位置和專業分工可在集團級檔案館下設分館或專業館，在統一、規范、系統要求下履行各自職責。這種模式可以避免目前各單位檔案工作管理、業務、投入、效能差異，避免部分檔案資源重復收集、整理、保管、數字化等工作和人、財、物等資源的浪費。“大服務”是通過信息網絡連接集團內所有數字檔案館，形成檔案館（室）群體，將電子文件、資料、圖紙、實物等所有檔案資源完整集合，形成多元化和多樣化的服務功能。

3.2 完善科技檔案資源體系

大型科研生產企業科技檔案作為科研生產活動的真實記錄和歷史憑證，是單位科研生產活動成果和科學技術儲備的重要載體。科技檔案資源的收集是積累檔案的重要手段，是大型科研生產企業檔案工作的起點，也直接影響到檔案業務其他環節的質量。當前，大型科研生產企業檔案部門雖然建立了科技檔案資源收集體系，但由于各方面歸檔意識尚不夠強化、歸檔流程不夠合理、檔案部門作用發揮不夠充分，科研科技檔案資源并未做到應歸盡歸、顆粒歸倉。如何確保各類檔案資源的完整、準確，應收盡收，仍然是下一步科研檔案部門的重點任務。

科技文件是科學研究、生產建設、管理服務等各項活動中按照一定程序和要求形成的各種形式和各種載體的記錄。科技文件是科技檔案的前期形態，兩者是同一事物的不同發展階段。因此科技文件工作是科技檔案工作的基礎性、準備性工作。檔案部門要想做好檔案工作，必須加強前端管理和對科技文件全過程的監督、控制，使其規范化、標準化及與檔案工作協調化。檔案部門要與科技、計劃、監督、技術、生產等部門協同，按照科技工作開展的流程和模式，構建科技文件形成體系或類別，按不同體系分別建立科技文件檔案化控制辦法。明確歸檔范圍、歸檔方式、歸檔流程、歸檔要求等細節，讓編寫人、審核人、簽批人、檔案人都明確科技文件檔案化過程中的職責，都為科技文件歸檔工作發揮各自的作用，從而使科技檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”制度得到落實。

3.3 建設大型科研生產企業檔案知識城堡

大型科研生產企業科技檔案蘊藏了大量的科技人員的智慧和知識，檔案部門要將科研檔案資料建設成為知識寶庫作為發展目標。具體可從以下幾個方面入手。

建設知識城堡。對館藏科技檔案資源進行科學分類，如裝備研制、科研成果與專利、基本建設、設備儀器、技安與環保等；按類別編制知識框架，確保每一份檔案在知識框架中都有歸屬；將館藏檔案目錄按知識框架分別列入；開展數字化、檔案掛接和數據建庫工作。文書檔案、聲像檔案、實物檔案也可按此思路開展知識城堡建設。

開展知識挖掘工作。依據知識城堡，依托內部和外部其他的知識要點，了解科技人員的信息和知識需求，通過搜尋、組織、挖掘、提取、分析、整合、重組、集成和創新，從而提煉出本系統、本行業科技人員所需的知識產品。

提供知識服務。利用信息技術，將傳統的提供低層次、零散的檔案實體查閱、檔案復制等服務，轉為提供高層次、系統的信息服務與知識服務。建立檔案知識門戶，通過主動推送授權目錄、授權檔案和授權知識產品，縮短知識與利用者之間的距離，降低科技人員獲取知識的時間和成本。

3.4 強化大型科研生產企業檔案內部安全保密管控

城堡的攻破往往來自城堡的內部，因此在采取傳統的周界圍欄、警衛值守、電子門禁、視頻監控等抵御外部入侵的同時，今后的發展方向是更要堵住內部失泄密風險點。主要采取的措施如下。

庫房雙人雙崗。通過制度設計、出入登記、生理特征門禁等實現雙人雙崗管理庫房。

庫區巡查。執行庫區巡查制度，落實國家檔案局在《關于進一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》中提出的，加強檔案庫房巡查和整體管控，實行24 h值班制度，實行領導在崗帶班的制度。

強化重要檔案出入庫管控。針對重要檔案（密級高的文件、敏感度高的文件、數據集中的光盤磁帶等），設計新的封閉式檔案柜，重要檔案按份或按卷（盤）分別存入不同柜體中。重要檔案出入庫須由庫管人員提出申請，說明事由，并通過領導審批。采取審批后發送隨機驗證碼，方可打開封閉式檔案柜的方式（類似普通快遞柜開啟方式）取存檔案。這樣可有效避免庫管人員隨意接觸重要檔案，發生內部人員復制、摘抄、夾帶、翻拍等情況，確保國家秘密安全。

加強檔案過程管理。檔案人員之間的檔案移交和接收（如整理人員向庫管人員移交檔案、庫管人員之間庫房交接、開展數字化出庫、編研出庫等）必須履行審批和簽字；重要檔案或批量檔案必須三人以上進行交接，避免中間過程漏洞，也方便事后追溯。

［1］趙屹.檔案館的現在和未來［M］.上海：上海世界圖書出版公司，2015.

［2］覃兆劌.企業檔案的價值與管理規范［M］.上海：上海世界圖書出版公司，2015.

G271

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.19.040

2095－6835（2019）19－0098－02

李靈雪（1976—），男，四川遂寧人，大學本科，副研究館員，研究方向為檔案信息化、檔案工作規范化評估、檔案安全等。

〔編輯：王霞〕