事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

秦韶華

山東省日照市五蓮縣洪凝街道辦事處 山東日照 262300

1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理技術(shù)落后以及檔案管理意識(shí)薄弱

雖然我們是今天已進(jìn)入高科技時(shí)代，但目前事業(yè)單位檔案的方法仍然是以紙質(zhì)材料為主，對(duì)于檔案數(shù)字化的管理還沒(méi)有普及[1]。相關(guān)硬件的缺乏使事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化能力缺乏，即使有相關(guān)的設(shè)備，但是由于內(nèi)存不夠，運(yùn)行、計(jì)算能力不行而無(wú)法完全實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。檔案是重要文件，它具有權(quán)威性，一旦不及時(shí)保存或損壞，就無(wú)法再生和恢復(fù)。

1.2 數(shù)據(jù)更新慢而且缺乏完整性

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案資料統(tǒng)計(jì)工作每年只完成一次，導(dǎo)致不能及時(shí)掌握單位員工檔案的動(dòng)態(tài)信息，不能為個(gè)人評(píng)價(jià)和管理分析提供可靠依據(jù)。這種狀況對(duì)事業(yè)單位選拔人才是不利的，對(duì)用人單位、綜合素質(zhì)好的員工都是不公平的。

1.3 檔案管理的設(shè)施不完善

事業(yè)單位檔案管理中缺少專業(yè)的部門(mén)，人員存在一定的不足，檔案管理技術(shù)水平落后，雖然部分單位構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，但存在普及難度高，信息化不完善等缺陷，一定程度上成為信息孤島[2]。檔案管理的設(shè)備較為簡(jiǎn)陋，檔案室防火、防盜、防潮保護(hù)措施不完善，當(dāng)檔案存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)時(shí)，導(dǎo)致檔案記錄字體的模糊不清、檔案丟失、檔案歸檔錯(cuò)誤等事故發(fā)生。

2 事業(yè)單位檔案管理發(fā)展策略

2.1 建立電子檔案宣傳機(jī)制

建立電子檔案宣傳機(jī)制，更好的開(kāi)發(fā)員工檔案，促進(jìn)員工積極參與到電子檔案的建設(shè)工作中來(lái)，應(yīng)當(dāng)建立必要的互聯(lián)網(wǎng)+檔案宣傳機(jī)制，促進(jìn)員工更關(guān)注自己的電子檔案，調(diào)動(dòng)員工積極參與的電子檔案信息的上報(bào)與傳遞工作當(dāng)中，鼓勵(lì)員工形成檔案意識(shí)。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)宣傳事業(yè)單位電子檔案的構(gòu)成，以及組織開(kāi)展一系列的廣播宣傳，宣傳欄展示，公眾微信號(hào)推廣，達(dá)到普及電子檔案的目標(biāo)。

2.2 建立專職檔案管理隊(duì)伍

事業(yè)單位應(yīng)有專門(mén)管理員工檔案的工作人員，要有單獨(dú)存放檔案的檔案室，不要一人多用，沒(méi)有更多的精力來(lái)管理檔案，消除檔案混亂現(xiàn)象，不讓員工檔案遺失事情發(fā)生，這才是對(duì)員工的負(fù)責(zé)，也是檔案管理者義不容辭的責(zé)任。

2.3 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

管理程序繁瑣檔案管理目前都是由各個(gè)單位有專門(mén)的部門(mén)進(jìn)行負(fù)責(zé)的，而數(shù)字化的檔案管理可以省去其中的大部分步驟，效率有所提高。還要建立標(biāo)準(zhǔn)化的員工檔案管理流程，著力運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的方式推動(dòng)員工檔案管理工作的快速發(fā)展[3]。完善檔案管理工作制度，建立完善的檔案移交體系，優(yōu)化檔案管理工作的流程與步驟，進(jìn)而提高檔案管理的專業(yè)性與規(guī)范性。通過(guò)有效的技術(shù)手段和信息化技術(shù)共享學(xué)習(xí)、培訓(xùn)經(jīng)歷，通過(guò)不同層次的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)展示員工學(xué)習(xí)經(jīng)歷和培訓(xùn)經(jīng)歷，經(jīng)過(guò)體系化建設(shè)，形成詳細(xì)的員工電子檔案體系。

3 員工檔案資源重要性

3.1 減少檔案管理占用的空間

紙質(zhì)的檔案管理通常需要占用專門(mén)的檔案室，而事業(yè)單位的檔案由于人員的眾多，檔案的量也特別多，堆放起來(lái)占用的空間日漸增多，保存的時(shí)候往往會(huì)占用大量的空間進(jìn)行保存，但是經(jīng)過(guò)數(shù)字化的檔案管理可以儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，儲(chǔ)存的資料只需要數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間足夠就行，檔案管理室的空間僅僅需要能夠容納相關(guān)硬件設(shè)備即可，可以減少檔案架所占用的放置空間，同時(shí)還能夠節(jié)約紙張，為環(huán)保助力。

3.2 便于檔案的查看調(diào)閱以及保存

紙質(zhì)的檔案保存在檔案室里，查看都需要按照相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)查閱檔案，進(jìn)行登記后才能夠進(jìn)行調(diào)閱，整個(gè)過(guò)程不是特別地方便。但是經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后的檔案可以便于調(diào)閱，特別是在系統(tǒng)中的數(shù)字化檔案可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)閱，甚至多人在線查閱。紙質(zhì)的檔案通常需要經(jīng)過(guò)編號(hào)等來(lái)查詢，而檔案數(shù)字化，在系統(tǒng)中可以根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行查閱，為檔案管理帶來(lái)更多的便利。普通的紙質(zhì)檔案在管理的時(shí)候，易混亂，即使是有相關(guān)目錄編號(hào)也會(huì)有相關(guān)的問(wèn)題，人工處理的錯(cuò)誤率大于機(jī)器程序運(yùn)行。所以電子化檔案在管理的時(shí)候可以有關(guān)鍵字、編號(hào)、日期等多重查詢方式，可以避免奔波疲勞，為調(diào)閱整理工作帶來(lái)便利。檔案數(shù)字化能夠簡(jiǎn)單地進(jìn)行備份，僅僅只需要手動(dòng)簡(jiǎn)單操作就可以復(fù)制備份。保存也比較方便，不再能夠因簡(jiǎn)單的物理因素而被破壞。

3.3 較少冗余人員的雇用

檔案管理人員在檔案管理室的工作主要就是整理檔案，對(duì)已有的檔案進(jìn)行整理，合理安排新檔案的歸類編號(hào)等工作。檔案管理電子化之后，可以減少相關(guān)的工作量，已有的檔案經(jīng)掃描后也可以轉(zhuǎn)為電子化，極大地減少了工作量和后續(xù)保存工作，對(duì)于檔案管理的相關(guān)工作人員的人數(shù)需求也減少，利于減少事業(yè)單位檔案管理人員的雇用，這部分資金可以用于硬件的升級(jí)換代。

4 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作還存在著很多問(wèn)題需要我們?nèi)ソ鉀Q，同時(shí)我們也看到了檔案在事業(yè)單位工作中仍然起著重要作用，所以事業(yè)單位檔案的管理，全社會(huì)要高度重視，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的新情況新問(wèn)題，給事業(yè)單位工作提供可靠的保障。所以各單位的檔案管理工作，要充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理檔案。檔案的信息化建設(shè)水平直接關(guān)系到事業(yè)單位檔案信息化以及人力資源管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，必須加以重視。事業(yè)單位檔案信息資源建設(shè)、檔案信息利用和社會(huì)共享服務(wù)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，事業(yè)單位必須做好相應(yīng)的基礎(chǔ)工作和人才準(zhǔn)備。