對新形勢下做好事業單位檔案管理的研究與創新

胡俊風

德州市環境衛生服務中心 山東德州 253000

科技在發展，時代在進步，任何事物一味的因循守舊不思創新都將很難獲得較好的發展，檔案管理事業也是如此。隨著我國市場經濟的不斷深入發展，一方面為事業單位的發展開拓了廣闊的天地；另一方面也給事業單位生存帶來了更加激烈的競爭。在這種情況下，事業單位對檔案信息和檔案服務的需求越來越迫切，要求也越來越高。事業單位檔案部門作為事業單位檔案信息服務的主體，只有在觀念上、體制上、服務機制和手段上大膽創新、與時俱進，更好地把握時代脈搏，更好地為事業單位的發展服務，才能使事業單位永遠立于不敗之地。

1 提高事業單位檔案管理效能的重要性

我國社會經濟日漸發展，信息科技不斷創新，給事業單位檔案管理工作帶來了更多的便利，事業單位檔案管理的作用，也從傳統的儲備資料功能進化為事業單位的實際運營提供數據支持，依舊相關法律規定，事業單位檔案現代化應與事業單位信息化建設同步發展，進而不斷提高檔案管理水平，而相應的事業單位檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為事業單位提供及時、有效的服務[1]。這是新時期對事業單位檔案管理提出的新要求。除了對現有數據資料的記錄，還可以利用先進的數據統計技術，進行數據處理，從而為事業單位的發展提供方向，為事業單位管理模式的改革提供有效的依據。數據記錄的準確性以及完整性，是事業單位檔案工作的重點。傳統檔案管理工作，主要依靠人工記錄的模式，對事業單位的各項資料進行記錄保存，不僅工作效率極低，而且還存在記錄內容不全面，數據容易出錯等弊端。傳統紙質記錄的方式，對保存環境有特殊的要求，一旦保存不善，極可能出現數據丟失等情況，埋下了很多的安全隱患。事業單位檔案中勢必會有關系事業單位存亡的機密文件，這一類文件如果丟失，對事業單位發展將造成致命的傷害。現如今，數據挖掘技術被廣泛的應用，一味保守對事業單位的長遠發展沒有任何意義，事業單位應響應國家號召，摒棄傳統檔案管理方式，進行有效的改革創新，從根本上提高事業單位檔案管理效能[2]。

2 新形勢下做好事業單位檔案管理的創新要點

2.1 在事業單位檔案工作管理體制上創新

現階段，在開展事業單位管理的時候，最為顯著的特征就是有明確的權利責任，有清晰的產權結構。隨著時代的發展社會的進步，事業單位的檔案管理工作也要滿足市場的需要，不斷改進創新檔案管理制度。想要使機構更加完善，就需要對傳統的管理方式進行改進，使其得到優化，形成一體化的檔案情報信息中心，集成信息、情報、圖書、檔案為一體。隨著信息化的深入，情報可以作為檔案進行保存，也可以來源于檔案，想要實現電子檔案，最為核心的就是信息技術。目前，在開展工作的時候，一定要將計算機網絡技術充分利用起來，實現信息資源共享，這樣就能夠更加便捷的查閱信息資料，使工作效率大大提高。

2.2 建設數據庫的存儲標準與格式規范

明確檔案數據庫的存儲與訪問方法，包括各門類數字化檔案元數據的組成、結構、描述方式等；各種類型檔案內容的描述方法、格式要求、存取方式、訪問機制等；檔案內容與檔案元數據之間關聯模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數據庫和內容對象的分級存儲、統一管理、集成共享方式和要求[3]。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質，很大程度上決定著管理工作的順利進行。如上文提到，管理人員專業性的缺失，嚴重制約著管理工作的提升和發展。關于管理人員素質的提升，首先在事業單位招聘環節，就要對人才進行嚴格篩選，事業單位要充分明確自身需求，在招聘之初設置相關硬性條件，作為人才的初步篩選，而后在實際面試的過程中，根據需求對人才進行多方面的考察，重點選擇信息化技能強、意識前衛、接受新知識能力強并且心思較細的人員。實際工作中，除了定期的組織培訓外，還要建立考核制度，對管理人員的能力進行階段性的評估，為能力突出者提供相應獎勵，以激發其工作熱情，對考核不合格者給予一定的處罰，使其自覺地進行自我提升。事業單位響應外部經濟發展，不斷優化管理模式，不僅能夠讓員工在工作中充分體現自己的價值，還能夠促進事業單位的整體發展。

2.4 在事業單位檔案管理制度上創新

對于事業單位來說，檔案信息是非常重要的財富，通過筆者多年的實踐工作發現，雖然檔案硬件設備非常關鍵，但有序的工作流程和完善的檔案管理制度，標準化的管理規范也是非常關鍵的。因此，對于檔案管理制度一定要嚴格進行管理，建立的過程中要制定嚴密的程序，從收集、整理到最后的借閱使用，都必須要確保檔案信息的準確性、系統性以及保密性。并且，要將電子檔案與實物檔案有效進行結合，將電子檔案大的優勢充分發揮出來，比如快捷，讓用戶能夠便捷、高效的查閱檔案信息。對于檔案館來說，制度是非常重要的組成部分，需要充分分析制度是否滿足社會發展的需要，是否能夠做到統籌兼顧，是否能夠有效契合現代化的管理制度，將各自的職責進行明確，將國家提出的科學發展觀貫徹落實下去，將檔案工作人員的積極性充分調動起來。

3 結語

綜上所述，在信息科技不斷普及的今天，事業單位只有不斷優化自身管理模式，才能在競爭激烈的市場環境中占據一席之地。目前，在事業單位內部，對于檔案管理工作的重視程度還遠遠不夠，缺乏創新的管理方式，事業單位應結合自身實際情況，改變想法，加大對檔案管理工作的投入，善于利用信息化科技，建立專業的管理制度，從根本上提高事業單位檔案管理效能。