淺談圖書(shū)資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

古麗孜拉·巴哈提開(kāi)里德

摘?要：我國(guó)已全面進(jìn)入信息技術(shù)快速發(fā)展的新階段，相關(guān)信息內(nèi)容的核心技術(shù)創(chuàng)新，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展起著舉足輕重的作用。圖書(shū)資料檔案的管理必然是朝著信息化管理方向而發(fā)展。本文對(duì)圖書(shū)館檔案管理對(duì)集中存儲(chǔ)、安全保存、長(zhǎng)效管理的必要性及其信息化管理的六種優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了論述，供大家參考。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)資料?信息化管理?檔案管理

一、信息化管理的必要性

（一）集中存儲(chǔ)的需要

圖書(shū)資料檔案是一個(gè)復(fù)雜而龐大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，各類(lèi)相關(guān)的信息是分散的，其以原生態(tài)的形式存儲(chǔ)在大量的資料中。為此，只有根據(jù)相關(guān)需求，有效進(jìn)行收集和整理，才能更好地發(fā)揮圖書(shū)資料檔案所記錄信息的作用，體現(xiàn)其真正的價(jià)值。同時(shí)，圖書(shū)資料檔案管理工作的重要性不言而喻，是對(duì)各種圖書(shū)資料保存和分類(lèi)歸檔的必要存在。

（二）安全保存的需要

在圖書(shū)資料檔案信息化管理方面，努力實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料檔案的數(shù)字化、實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源共享化、擴(kuò)大服務(wù)和需求的融合化。同時(shí)，信息化管理制定了各類(lèi)圖書(shū)資料檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)發(fā)推廣了檔案和管理應(yīng)用模式的工具軟件、強(qiáng)化了電子文件和電子資料檔案管理的模式、提升了電子資料及相關(guān)圖書(shū)資料檔案的積累、儲(chǔ)存和利用、保障了電子文件的質(zhì)量和圖書(shū)資料檔案的完整性、清晰性和有效性。另外，信息化管理已與網(wǎng)絡(luò)渠道建立了銜接，使圖書(shū)資料檔案管理更加嚴(yán)格和規(guī)范，并納入了國(guó)家藏書(shū)信息網(wǎng)。

（三）管理長(zhǎng)效性的需要

圖書(shū)資料檔案的信息化，必須堅(jiān)持其管理的連續(xù)性和長(zhǎng)久性。為此，在管理和系統(tǒng)建設(shè)中，整合了一套科學(xué)的理論，并與合理、清晰的管理方法結(jié)合到了一起，保障了圖書(shū)資料檔案信息化管理的持續(xù)應(yīng)用。另外，為了有效地開(kāi)展工作，將資料檔案的內(nèi)容作為信息化管理的重點(diǎn)，制定了更加嚴(yán)格的管理制度，同時(shí)能夠根據(jù)任務(wù)量實(shí)現(xiàn)有效的執(zhí)行并完成任務(wù)。

二、信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）改進(jìn)了保存方法

信息化管理改善了閱讀材料和檔案保存的完整性。為相關(guān)人員及時(shí)記錄各種書(shū)籍的相關(guān)資料提供了便捷、快速的工作效率。經(jīng)過(guò)信息化管理，可以更有效地保護(hù)其原版圖書(shū)的相關(guān)資料，避免了過(guò)度翻閱而造成書(shū)籍的破損，降低了原始文獻(xiàn)銷(xiāo)毀的風(fēng)險(xiǎn)因素，達(dá)到保護(hù)各種書(shū)籍和材料原始文檔的目的，最大限度地減少和避免了重要圖書(shū)資料檔案的意外丟失，對(duì)圖書(shū)的保存方法有了很大的改進(jìn)。

（二）促進(jìn)了資源的整合和共享

信息化管理模式使圖書(shū)檔案的信息內(nèi)容實(shí)現(xiàn)了有機(jī)地整合和資源的有效共享，進(jìn)一步改善和擴(kuò)大了資源檔案的使用范圍。例如：大數(shù)據(jù)平臺(tái)上的電子檔案比原件和副本更易于瀏覽，方便用戶(hù)快速獲取所需的相關(guān)信息;也有助于相關(guān)人員查看原始相關(guān)文件的應(yīng)用級(jí)別和應(yīng)用技術(shù)范圍;靈活了按需閱覽、即時(shí)取用、自由閱讀的實(shí)用性;極大地提高了原始檔案的利用率。因此，信息化管理實(shí)現(xiàn)了各種圖書(shū)、資料、資源、數(shù)據(jù)、圖影等各類(lèi)圖書(shū)資料檔案的整合，并將其進(jìn)行了全面共享。

（三）使檢索和使用更加便捷

在對(duì)圖書(shū)資料檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化處理之后，利用電子目錄對(duì)圖書(shū)信息的相關(guān)檔案進(jìn)行歸檔，從而提供了一個(gè)快速、便捷的電子信息系統(tǒng)的完整查詢(xún)系統(tǒng)，用戶(hù)只需要關(guān)鍵字檢索即可搜到各種書(shū)籍和資料檔案，同時(shí)，相應(yīng)的檢索信息內(nèi)容可以即刻顯示在屏幕上。通過(guò)這種方式，可以及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地獲取所有書(shū)籍和資料檔案相關(guān)的更多內(nèi)容。

（四）節(jié)約了有限的人力資源

信息化管理還可以簡(jiǎn)化工作程序，降低不必要的工作量，使工作人員從重復(fù)和復(fù)雜的工作中解放出來(lái)。在信息化管理的幫助下，使得其他更具有實(shí)效性的工作得到了極大的改善。當(dāng)資料檔案的相關(guān)信息發(fā)生變化時(shí)，只需直接輸入相關(guān)說(shuō)明，即可自動(dòng)完成。不僅改善了在資料檔案日常管理中的手動(dòng)操作方式，而且有效地提升了工作效率，大大節(jié)省了有限的人力資源。

（五）提高了服務(wù)的質(zhì)量

在基于用戶(hù)局域網(wǎng)文件信息日常管理系統(tǒng)的建立下，內(nèi)部人員可以隨時(shí)查詢(xún)所需的相關(guān)信息，并可以及時(shí)與用戶(hù)進(jìn)行溝通聯(lián)系，為不同需要的用戶(hù)提供個(gè)性化的服務(wù)，更加高效地開(kāi)展閱讀的服務(wù)工作。在服務(wù)的過(guò)程中，員工對(duì)日常管理的各種書(shū)籍和資料檔案會(huì)有更深入地了解，從而提高服務(wù)的質(zhì)量，收獲用戶(hù)的認(rèn)可度。

（六）激發(fā)了社會(huì)效益

資料檔案信息化管理是所有書(shū)籍和相關(guān)資料綜合管理的技術(shù)基礎(chǔ)。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，圖書(shū)資料檔案和其他電子信息內(nèi)容被集成在一起，形成一個(gè)大的圖書(shū)資源數(shù)據(jù)庫(kù)。在各種信息渠道上，不同的用戶(hù)跨越了空間、時(shí)間和環(huán)境進(jìn)行自由閱覽，打開(kāi)了信息內(nèi)容和交流互動(dòng)的大陸，實(shí)現(xiàn)了各種圖書(shū)資料檔案信息化管理的高效運(yùn)行，提高了檔案日常管理業(yè)務(wù)的整體水平，激發(fā)了社會(huì)效益。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，圖書(shū)資料檔案的管理需要與時(shí)俱進(jìn)。因此建立并改進(jìn)了管理模式，以數(shù)據(jù)管理為基礎(chǔ)，提高對(duì)信息化管理模式必要性的認(rèn)識(shí)，深刻理解其優(yōu)勢(shì)，大力推進(jìn)信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展，充分實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源整合和共享的理念，為用戶(hù)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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