試論行政事業單位檔案管理的創新思路

高楊

摘要：伴隨著現代社會經濟、政治體制改革的日益發展，行政事業單位需要不斷地完善和強化檔案管理工作，以適應社會發展的需要。本文從多視角分析了目前行政事業單位檔案管理工作中的一些不利因素，并提出了一些改善和加強檔案管理的創新思路和措施。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理;創新思路

行政事業單位的生存和發展，離不開自身系統、科學的管理制度，其中檔案管理是有效保證行政事業單位協調、有序、高效運行的重要基礎。檔案管理是指通過對原始檔案實體和檔案信息的收集整理、分類統計，進行有效規范的管理并提供服務的各項工作的總稱。隨著社會政治、經濟體制改革的不斷深入，我國高科技信息化建設的步伐日益加快，行政單位的傳統檔案管理無疑面臨著重大的挑戰，如何加強檔案管理使之更好地向科學化、規范化、信息化發展，已經成為新形勢下有待于解決的問題。

一、檔案管理的基本性質

檔案管理工作按基本性質來說，是一項管理性、服務性、政治性的工作。首先，檔案管理工作不能直接產生經濟效益，檔案管理的文件資源不能被利用而產生物質財富，而是專門管理各部門原始檔案實體和檔案信息的一種系統工作。其次，檔案管理系統并不是孤立存在的，而是和其他各項管理系統相互依存、互相影響的，檔案管理通過信息化管理服務于其他管理系統，目的最終還是為了更好地服務于社會。再次，在社會歷史發展的進程中，檔案管理工作是一定的階級關系和階級利益的根本體現，是為一定的統治階級所掌控，為一定階級的經濟、政治和文化服務，由于檔案的內容具有關系政治經濟利益的機密性，所以對檔案管理必須具有保密的要求，這是檔案管理工作政治性的重要表現。

二、行政事業單位檔案管理的具體現狀

（一）對檔案工作認識不深，領導的重視程度不夠

很多行政事業單位對于檔案工作仍存在認識上的誤區。單位在學習和貫徹《檔案法》和《檔案管理辦法》等相關法律法規上執行力度不夠，尤其是單位領導認為檔案工作不能產生經濟效益，從而忽視檔案管理工作，不把檔案管理工作納入到重要的議事日程中，在年度和任期考核中也不把檔案工作納入重要的考核范圍，導致監督力度薄弱，管理措施不力。

（二）檔案管理的硬件配套設施相對落后

由于上級領導在檔案管理上資金投入不足，資金短缺使得硬件配套管理設施比較落后。有些單位辦公條件較差，集辦公室、檔案室、接待室于一體，檔案的保護設施配置落后，缺乏一些基本設施，檔案管理上不夠整齊、統一和規范，檔案柜不能統一整齊，比較紛雜零亂，影響了檔案的完整性和安全性。

（三）檔案管理制度和管理方法不夠完善

有些單位雖建立了相關的檔案管理制度，但在具體的安全保管上缺乏相應的具體規定，組卷缺乏統一規范、組卷相對混亂的情況比較嚴重，一些單位沒有檔案鑒定程序管理，還缺乏不按法定程序不得擅自銷毀檔案的規定等;有些單位檔案管理信息系統不夠完善，仍采用傳統的方法，進行原始的書面化的分類和匯總，雖有些單位引進了計算機信息技術，但由于信息系統的不健全，使得檔案管理信息化的利用程度不高。

三、新時期行政事業單位檔案管理的創新思路

1.強化領導的重視程度，把檔案管理提上日程。要切實加強《檔案法》和《干部檔案工作條例》的宣傳和執行力度，大力宣傳檔案工作的重要性，提高領導干部的檔案管理意識，將檔案管理工作納入整體管理工作的重要議事日程中。

2.保證資金投入，改善檔案管理的基礎設施條件。單位領導及相關的主管部門要加強督促，給予檔案管理經費的大力支持，進一步改善基礎設施的條件和設備，保證檔案工作穩定有序的發展。安裝鐵門、鐵窗等基礎防盜設施，加強防火、防潮、防盜等安全措施的管理，配備先進的計算機管理設備，實施現代化信息管理，逐步改善檔案管理的設施條件。

3.建立和健全檔案管理制度和管理機制。健全的制度和機制是檔案工作順利開展的前提條件。規章制度要符合科學和合理的原則，依據本單位的具體特點和實際來制定，以適應整體管理工作的需要;建立健全檔案管理機制，實行管理工作責任制，確定領導和管理人員的具體職責，保證檔案工作更加規范化、科學化的發展，這是保證檔案工作順利進行的關鍵。

4.加強檔案管理信息技術化，實現檔案管理現代化。在科技高速發展的信息化時代，檔案管理信息化是社會發展的必然趨勢。利用先進的科學技術手段進行檔案管理工作，通過高科技的現代技術設備，不斷提高檔案管理的工作效率和水平，保證實現檔案管理信息技術化，依據本單位的具體情況，選擇合適于自身的專業的檔案管理軟件，全部工作以電子文件歸檔形式進行系統化的管理，使檔案工作向現代化的電子政務轉變，最終實現檔案管理的現代信息化。

總而言之，行政事業單位檔案管理工作的一些不利因素，嚴重影響了檔案管理工作正常服務職能的發揮。在現代經濟高速發展的新形勢下，行政事業單位檔案管理工作必須要緊跟時代發展的步伐，要加大相關的檔案法律法規的宣傳和貫徹力度，強化檔案管理的先進理念和管理方法，優化檔案管理工作人員隊伍的建設，建立起一套科學先進的檔案管理模式和檔案管理體制，推進檔案管理工作能夠更大的發揮其自身價值，確保整體工作能夠健康、有序的發展。

【參考文獻】

[1]任麗麗.論新時期我國人事檔案管理[J].才智，

2010（21）.

[2]許美玉.淺談我國人事檔案管理存在的問題及解決對策[J].黑龍江科技信息，2010（23）.