建設工程招標檔案的管理分析

劉安冬

摘要：建設工程招標檔案的管理是建筑工程中不可或缺的重要部分，對進一步推進招標檔案管理的規范化和科學化，完善招標檔案管理制度，規范招標行為，維護市場的公平性，提高建設工程的經濟效益都具有重要意義。

關鍵詞：建筑工程;招標檔案;檔案管理

建設工程招標檔案是在建設工程企業招標活動中按照歸檔內容分類保存起來的各種資料，是建設工程招標流程的重要資料，也是建設項目的永久性技術文件和法律文書。招標檔案并非保存全部的招標文件，而是必須具有一定的利用價值，保證檔案資料的真實性、完整性和精確性。

一、建設工程招標檔案的特點

（一）項目成套性

建筑工程招標檔案是有機聯系的整體，以建設項目為單位，劃分具體的內容分類。建設工程的項目是各類檔案文件歷史聯系的客觀標準，在進行整理和鑒定工作時，要做好建設工程所涵蓋的全部檔案的歷史聯系，保證檔案的完整性和真實性。

（二）多來源性

參與招標活動的主體眾多，完整的招標檔案要包括各主體、各單位、組織在參加招標活動中行使各自職能所形成的全部文件，導致檔案內容來源多且分散，也給保持檔案的完整性帶來了較大的困難。

（三）保密性

保密性體現在招標檔案在檢索利用環節不能對社會公共開放。招標檔案中一般包含著招標人和組織的內部資料，對其招標成果要提供必要的保護，對于招標活動的監督職權也由政府相關職能部門擔任，要對招標全過程做好審查工作。

二、建設工程招標檔案管理的重要性

（一）真實記錄招標活動

通過公平、公正、公開的招標活動，可以體現資金的使用效益，維護社會公共利益，保證招標人的合法權益得以實現。招標檔案可以系統、完整、真實地記錄招標活動全過程，直接反映招標工作，為招標人提供真實完整的原始資料，也有利于后續對資料的參考和利用工作。

（二）防范風險，減少法律責任

完整合規的招標項目檔案對于規范招標代理業務人員的工作具有重要的作用，也可以防范風險，防止由于招標代理機構操作程序出現問題導致的糾紛，招標檔案可以為招標代理機構免除法律責任，保證其正當權益。

三、建設工程招標檔案管理中的問題

（一）招標檔案數量較多，管理任務重

由于工程項目產生的招標文件數量較多，部分沒有中標的建設企業標書總量非常多，給企業的檔案管理帶來很大的壓力，也對建設企業造成了巨大的管理負擔，企業檔案管理成本提高，影響到企業的經濟效益。

（二）招標檔案管理不完善

招標檔案是對工程各個項目的系統化的歷史記載，是建筑工程企業對招標項目立項、審批、開標、評標、中標等所有業務活動的文件材料的系統化，但是建筑工程企業檔案管理中仍然存在很多不完善的地方。例如缺乏系統性的招標檔案管理制度，招標檔案缺乏專業管理人員的管理，在查找檔案時效率低下等等。

（三）招標檔案管理模式落后

部分建設企業在招標檔案管理中仍然使用比較落后的管理模式，缺乏必要的管理工具和技術，對于檔案管理隨意性較大，在需要使用時僅僅憑借管理人員的記憶查找，效率非常低下。

四、建設工程招標檔案管理問題的成因

（一）管理制度較為粗放

建筑工程企業在招標過程中形成的文件并不需要全部保存，只需要將有必要保存的檔案文件進行妥善保管，否則就會造成大量的檔案材料累積，大大提升了企業的檔案管理成本，使得企業的檔案管理效益不斷下降。企業不能用相同的成本來提升檔案管理質量和檔案管理水平，粗放式的規章制度會給企業的檔案管理帶來嚴重的阻礙。

（二）招標工作缺乏對檔案的掌控

部分建設工程存在招標檔案問題，主要是企業缺乏明確的檔案管理理念，沒有掌握好招標工作檔案管理的重要性，缺乏對招標檔案工作管理的控制，導致招標檔案管理工作沒有達到良好的效果，招標代理機構缺乏對招標檔案范圍的相關規定，也導致招標檔案的完善性較低。

（三）招標檔案管理缺乏完善的科學理論指導

在當前的檔案學研究中，通常是業務經驗介紹以及探究成果。我國的建設工程招標檔案管理上不規范，要加強檔案管理理論建設，豐富指導性招標檔案管理內容。

五、建設工程招標檔案管理措施

（一）推動相關檔案管理規章制度的制定和完善

國家相關部門要做好相關招標檔案管理實施辦法的修訂，借鑒較為成功的檔案管理經驗和相關規定，切實規定各種類型的招標檔案管理制度。

（二）實現對招標檔案管理工作的全方位掌控

建設工程企業要梳理招標業務流程，確定招標檔案發展節點，依據企業自身的招標業務特征，明確各個節點中形成的檔案文件類型，從而對檔案進行全方位的管理，保證招標文件的合理歸檔，減少文件缺失的情況出現，確保招標檔案的真實性和完整性。

（三）加強檔案管理成本控制，實現檔案管理的信息化和網絡化

在建設工程招標檔案管理過程中，要嚴格按照國家對于電子文件管理的相關要求，利用信息化文件管理方式代替原有的手工管理方式，從而提升企業招標檔案管理水平，減少管理成本投入，建立招標檔案信息檢索制度，為建設工程企業未來的發展提供強有力的數據支持。

（四）引進先進的檔案管理理念

引進先進理念，通過對招標檔案管理成果經驗的總結和歸納，借鑒相關的檔案管理成功經驗，彌補建設工程招標檔案管理的不足，為招標檔案管理提供科學的理論指導。

六、結語

建設工程招標檔案管理工作對于建設工程后續工作具有重要意義。建設工程企業要做好招標檔案管理，就要建立完善的檔案管理制度，引進先進的檔案管理理念和檔案信息化管理制度，加強檔案管理成本控制，從而促進建設工程后續工作的順利進行。

【參考文獻】

[1]鄧少云.建設工程檔案管理創新策略分析[J].城建檔案，2017（10）：70-71.