基于信息化平臺的高校貨物和服務采購管理模式研究

楊培飛，賀 錦

基于信息化平臺的高校貨物和服務采購管理模式研究

楊培飛，賀 錦

（北京交通大學 國有資產管理處，北京 100044）

通過分析高校貨物和服務采購工作中存在預算執行準確率低、采購計劃零散、采購周期長、檔案管理繁瑣等問題，提出構建基于信息化平臺的新型管理模式，該平臺包括預算申報、采購計劃申請、采購執行、合同管理等功能，實現貨物和服務采購工作的全流程管理。

貨物和服務；采購；信息化平臺

隨著國家對高等教育建設不斷增加投入，高校貨物、服務采購規模和范圍也隨之增大。高校作為以教育和科研為主的單位，其在貨物、服務采購方面涉及領域較廣，具有專業性強、技術要求復雜、設備前瞻性高等特點。所以，高校貨物、服務采購管理工作面臨著較強的挑戰，在國家政策的宏觀指導下，探索新的管理模式，提高采購工作效率，滿足發展需求，為高校教學及科研工作的開展提供優質的服務保障。

1 高校貨物、服務采購管理工作存在的問題

1.1 項目預算管理復雜、編制不完善、執行準確率較低

由于高校經費來源多樣,資金性質不同、使用權分散，如學校行政管理部門牽頭的專項經費、學院自有經費、重點實驗室建設經費等，所以高校項目經費是多元化的、管理是多部門的。項目預算申報及審核時間較為緊迫，導致預算編制不夠完整與準確、論證不夠充分[1]。財務預算下達后，為及時完成項目預算的執行任務，采購執行人面臨項目負責人對采購內容進行變更及拆分的風險。基于以上多方面的因素影響，最終使采購項目預算的計劃性、指導性、約束性難以發揮。在采購執行過程中，由于前期預算編制不完善、不充分，直接影響采購預算的執行率與準確率。另外，存在追加項目預算經費下達較遲的實際情況，影響了高校采購工作的執行進度，并且可能造成項目經費年末結轉資金較大。

綜上，預算編制或調整過程中涉及的貨物和服務采購等有關事項未進行方案的可行性、計劃的科學性、實施的必要性以及金額的合理性等多方面綜合論證與評審，由此可能導致采購項目的預算明細準確性較差，預算編制內容與預算執行內容的關聯性較低，對執行效率造成影響。

1.2 采購計劃零散,缺乏計劃性

由于多元化、多部門分配的項目預算管理現狀，使采購計劃缺乏科學的統籌安排，在采購執行過程中，部分項目尤其是科研項目，因工作需要臨時增加或更改采購需求時有發生，提交的采購計劃較為零散，各項目間的采購內容無法做到有效的橫向對比，導致出現同類產品多次分散采購的可能性增大[2]。同時，部分項目負責人的理念還停留在“隨用隨買，隨買隨用”，采購項目缺乏計劃性[3]，未能體現采購申請計劃的計劃功能。

1.3 采購貨物不能滿足科研需求

項目執行過程中，所完成的采購物品不能滿足科研工作的特殊要求，為學校科研工作的開展帶來阻 力[4]。在貨物、服務的采購時間上，周期較長，特別是部分科研用通用設備納入了批量集中采購范圍，采購效率低，影響科研工作的正常開展；在專業性能、指標等要求比較高的專業儀器設備采購過程中，為了達到公開招標的要求，往往要把這些技術參數降低或剔除，因而會出現低價中標或次低價中標的情況，導致中標產品不能滿足需求，影響科研工作的正常開展。

1.4 政府采購方式周期較長，影響時效性

政府采購方式具有較強的規范性，必須遵守采購要求的規章制度，執行法定的采購程序，對時間有一定要求，所以采購周期長，采購效率低[5]。比如公開招標采購方式，法定的公示期包括，發出招標文件到截止投標為20天以上以及中標公示7個工作日，再加上招標文件的編制和專家評審等環節,一個項目招標過程需要大約35天，如果出現廢標，周期更長。進口貨物采購周期更長，其采購需要審批，并且要通過外貿代理機構進行進口免稅、報關等手續的辦理，大約需要2至3個月時間。

1.5 檔案管理繁瑣

采購工作具有較強的規范性，為了完整地記錄每個項目的采購過程，做到采購環節的可追溯。項目從預算編制直到采購結束，各環節均有需要留檔保存的紙質材料，導致采購工作所涉及的存檔資料種類多、數量大；對于跨年執行的項目，同時要求按流程分時段整理，則使資料整理周期延長。所以，檔案整理過程繁瑣，既耗費人力又消耗時間[6]。

2 構建基于信息化平臺的管理新模式

2.1 平臺建設目標

研究構建一套基于信息化平臺的新型管理模式，以內控體系為支撐，建設包括預算編制、采購計劃、采購執行、合同管理等多功能的完整信息鏈，實現采購工作的流程化管理、協同化辦公，規范高效地執行采購工作。采購工作的網絡化，在為工作人員帶來方便快捷的同時，減少紙張消耗，減輕相關材料歸檔任務，方便了檔案管理工作。

2.1.1 實現一體化辦公，增強采購工作的計劃性

將項目的預算申報、計劃申請、采購執行及合同管理等工作，進行流程化設計，以網絡化的采購管理平臺為基礎，實現各部門間協同辦公，形成一體化的貨物、服務采購管理工作體系。首先用戶使用采購管理平臺申報項目預算，平臺將貨物類與服務類預算歸口上報至負責部門進行審核，完成最終的預算批復；其次項目申報單位可按照預算批復情況生成采購計劃表，進行采購計劃的提交，并以實際工作要求的批復流程實現線上的采購計劃審批；然后對照批復完成的采購計劃，嚴格遵守相關采購管理工作規定，執行項目采購任務；最后將采購過程中產生的重要資料，如采購計劃申請、招投標文件、合同、驗收單等，以電子檔案的形式留存在管理平臺中。

同時，通過一體化辦公的管理平臺，項目預算與采購計劃形成有效的對接，對照項目預算提交采購計劃，既提高了項目預算的準確性，又增強了項目采購的計劃性，避免項目拆分及零散采購。

2.1.2 使采購工作更加透明，做到公平公正開展采購工作

基于信息化管理平臺的采購管理工作，通過對采購過程的全流程管理，嚴格遵照法律法規及規章制度的要求設定每一步驟的操作，實現采購工作的流程化管理，使采購工作更加規范化[7]。用戶通過該管理平臺，可隨時查看采購項目的進度，并且采購流程具有可追溯性，隨時對每一步驟查看其執行過程，使采購工作更加公開、透明；通過公開的采購管理模式，也增強了采購工作的公平公正性，最大限度地保證了用戶的利益。

2.1.3 提高采購工作效率，提升采購服務質量

建設信息化采購管理平臺，將采購管理工作網絡化，極大地減少了用戶在項目申請和執行過程中的“跑腿”工作。用戶可以將預算申報、采購計劃申請等需要其完成的工作，通過該平臺進行，在網上填報、提交相關信息，并等待審批；采購管理平臺按預設的流程，依次流轉到相關負責領導及管理部門，查看、審核、審批用戶提交的申請。通過該平臺實現了項目審批過程的網絡化流轉，相對于線下跑手續，減少辦事人員來回跑腿的次數，節省了大量人力及時間，縮短了采購審核、審批時間，提高了采購工作效率，提升了采購工作服務質量。

2.1.4 簡化檔案管理，實現無紙化辦公

區別于傳統的紙質檔案管理模式，采購管理平臺實現電子檔案的保存，該部分管理工作主要分為兩類：一類是平臺中自動生成的需要保存的電子檔案，如采購計劃表，平臺主動記錄采購計劃表從申請到審批通過的全部過程，并且自動保存實現檔案管理功能；另一類必須通過線下完成的采購流程，一定要有紙質版的材料作為支撐的，如紙質合同的簽訂，平臺支持將采購項目的紙質版資料以電子文檔的形式進行上傳。由此，可基本實現檔案管理的電子化，按照采購項目進行劃分，可隨時將已完成的工作內容進行歸檔，簡化檔案管理工作，不必等待項目完成時進行相關資料檔案的整理，避免了由于復雜項目執行過程較長而導致資料收集繁瑣與困難的情況發生。

2.2 平臺總體設計

2.2.1 平臺架構

采購管理平臺基于B/S結構（瀏覽器/服務器模式）進行開發設計，系統用戶可以使用瀏覽器，通過互聯網服務，使用系統功能、數據維護等操作；服務器端接收到服務請求后，及時作出響應，完成數據庫的數據交互，并且采用cookies技術實現記錄訪問者的身份識別號碼、密碼等一些訪問信息。

平臺采用分布式權限分配原則，定義不同角色，并賦予角色相應的管理權限。本文定義四層角色管理：

（1）超級管理員，擁有平臺的所有管理功能，并可以對下級管理用戶分配管理權限。

（2）一級管理員，可定義為部門管理員，根據學校相關職能部門所對應的管理職責劃分相應的管理權限。

（3）二級管理員，可定義為項目管理員，各經費負責人作為項目管理員，具有對其項目下的各項工作的管理權限，如預算初審、采購計劃初審。

（4）一般用戶，將用戶與項目根據一定的規則進行匹配，其可以填報與之匹配的項目下的各類申請，如預算申請、采購計劃申請。

2.2.2 平臺功能設計

以采購管理平臺的建設目標為導向，深化內控體系建設，結合實際管理工作需要，融入項目預算負責單位、項目申請單位、采購執行單位、監督檢查單位等多部門協同辦公的管理理念，以預算申報、計劃申報、采購執行、合同管理等工作內容為基礎，通過設計信息化平臺相關管理功能，最終實現采購管理平臺的整體設計[8-10]。采購管理平臺的功能架構如圖1所示。

具體功能設計如下：

（1）預算申報功能。文章研究所涉及的預算指校內各單位需要向學校預算管理部門提出申請的各類預算，主要實現了預算申報與批復功能，具體實現流程為：提交預算申請，項目預算申報人以一般用戶身份提交預算申請，可由項目負責人給指定的具體申報人審核分配相應預算填報權限；預算初審，項目負責人以二級管理員的身份對一般用戶提交的預算進行初審；批復預算，平臺以預算的合理性、必要性等審核內容為依據，制定一套打分體系，管理部門以一級管理員的身份，對初審通過的預算申請做出評定，最終平臺生成一份評分結果排序的項目清單，管理員可根據該清單完成項目預算批復。

圖1 采購管理平臺的功能框架

（2）計劃申報功能。該部分主要實現貨物、服務采購計劃表的申報與審核功能，具體細節為：提交采購計劃，一般用戶生成，以預算批復結果為依據的采購計劃申請表，其中，為確保預算的準確性，可設置關鍵字段為不可修改，但是支持用戶在非關鍵字段做出修改，然后進行線上提交；二級管理員即項目負責人對采購計劃初審，審核通過后，可進行下一步操作，如果審核不通過，則須注明未通過原因，并返回給一般用戶；采購計劃復審，一級管理員及相關職能部門對初審通過的申請再次進行審核，此次審核通過后，則可以進入到采購執行功能區。

（3）采購執行功能。確定采購方式，查看審核通過的采購計劃表中的采購內容，結合國家及學校的相關采購管理規定，確定執行采購方式，并在平臺中進行記錄，然后通過線下執行采購工作具體內容；生成合同，完成線下的執行工作后，可通過采購平臺生成制式合同或錄入生成相關合同；驗收付款，根據合同約定的付款方式，平臺自動記錄付款情況與驗收方式，經采購管理人員確認后，完成驗收付款記錄，并自動生成驗收單。

（4）合同管理功能。采購管理平臺按照采購項目進行合同檔案管理，其中，檔案以平臺自動生成和上傳電子文件兩種形式存在，如采購計劃表可由平臺在操作過程中自動生成，并作為項目檔案的一部分留存。但是，合同以及與其相關聯的招投標過程中產生的文件，是必須存留簽字蓋章的紙質資料，平臺支持上傳電子掃描文件留存。

2.3 平臺創新性

2.3.1 基于信息化管理新模式，為資產形成閉環管理奠定基礎

為做好國有資產管理，以信息化管理手段為基礎，資產的全生命周期的閉環管理，即資產的預算申報、采購、驗收入賬、處置等全過程管理，已成為未來資產管理的發展趨勢。采購管理平臺基本實現了資產采購的流程化管理，并且可預留接口，與資產管理系統進行對接，為實現資產的全生命周期的管理提供重要支持。

2.3.2 實現多部門協同辦公，將管理工作“移動化”

通過平臺實現流程化的管理功能，使貨物、服務采購工作更加標準化、規范化，實現多部門協同辦公。同時，以“互聯網+”為契機，依托網絡開展工作，工作人員不必遵循面對面的傳統辦公模式，只要連接網絡登陸平臺，用戶就可以工作，實現了“移動化”辦公。

2.4 實施難點

2.4.1 統籌規劃，部門協作不夠

在全校范圍內，科學合理、全方位地開展貨物、服務采購工作，離不開各相關部門及學院的相互協作，需要學校經過上層設計、統籌規劃、相互協作。但是，現存管理模式，尤其是預算申報與執行工作，基本是互不干涉、各自組織，并且“各自為政”的觀念較為固化，如果學校沒有行之有效的頂層設計與統籌規劃，將給以信息化管理平臺為基礎的新型采購管理體系的實施帶來阻力。

2.4.2 信息化建設投入不足

信息化建設工作是一項長期的可持續的專業性較強的工作，所以需要投入較多的財力及人力，但是在開展實際工作時，由于信息化建設工作的實際經驗較少，導致對實際投入做出的判斷不夠準確[11]。缺乏持續性的經費投入理念，在管理工作提出新需求時，系統需要同時進行升級，才可以滿足工作需要，但是此時經費可能沒有提前申報，導致經費短缺；缺少專業的技術隊伍，管理平臺在日常運行過程中，需要專業的技術人員進行維護，以確保系統的平穩運行，但是各管理部門缺少專業信息化管理隊伍，導致人員的投入不足。

2.4.3 系統安全性能需要增強

采購管理平臺的系統安全性能是其能否安全穩定運行的重要因素，近年來針對系統安全性的相關檢測與上級檢查也在不斷增多，但是開發者往往依靠網絡安全設置，如防火墻設置，完成系統的安全性設置，缺少針對系統自身特點，在物理安全、網絡與主機安全、應用安全、數據安全等方面的整體設計，所以，系統的安全性能需要進一步研究實現。

3 結語

以我校政府采購預算編制現狀及政府采購工作為切入點，以信息化管理平臺為手段，研究確立政府采購預算與執行的全流程跟蹤管理模式，即從預算編報開始，將相關數據錄入到網上平臺中，執行部門按照預算的批復結果，及時地準備采購工作，做到“早執行，早完成”，提高政府采購的工作效率；依照國家法律法規的要求，研究適合科研工作的采購管理辦法，在符合國家政策的前提下，為學校的教學科研事業提供優質、快捷的服務。

[1] 鐘旭偉.淺議高校政府采購預算管理[J].財經界（學術版），2013(14): 74–75.

[2] 謝海軍.淺議做好高校的政府采購工作[J].實驗室研究與探索，2004, 23(11): 110–112.

[3] 耿強，趙靜.高校政府采購規范化管理研究與探索[J].實驗室研究與探索，2013, 32(1): 184–187.

[4] 胡芳.探究高校采購模式[J].中國現代教育裝備，2007(4): 5–6, 15.

[5] 李瑩，韓永君.高校采購業務流程分析及再造[J].實驗室科學，2015, 18(5): 217–221.

[6] 劉群.加強高校采購招標檔案管理的探索[J].亞太教育，2015(36): 206.

[7] 陳建新，雷霆，胡偉石，等.淺談高校政府采購中公開、公平、公正原則[J].實驗室研究與探索，2015, 34(7): 270–272, 276.

[8] 曹萍.基于信息化手段的高校政府采購管理模式研究[J].現代經濟信息，2016(6): 39, 41.

[9] 王惟遠，落巨福，孫學通，等.基于信息化手段的高校政府采購管理模式研究[J].實驗技術與管理，2013, 30(5): 215– 218.

[10] 施軍，賀強.高校設備采購信息化系統建設[J].實驗技術與管理，2013, 30(3): 106–108, 134.

[11] 劉楊.我國政府采購與信息化應用的現狀分析[J].經濟管理（全文版），2016(11): 195.

Research on university procurement management model of goods and services based on information platform

YANG Peifei, HE Jin

(Office of State-owned Assets Administration, Beijing Jiaotong University, Beijing 100044, China)

By analyzing the problems of low accuracy of budget execution, scattered procurement plans, long purchasing cycle and cumbersome archives management in the university procurement of goods and services, this paper puts forward a new management model based on information platform. The platform includes the functions such as the budget declaration, procurement plan application, procurement execution, contract management, etc., realizing the whole process management of procurement work of goods and services.

goods and services; procurement; information platform

F252.21；TP315

A

1002-4956(2019)11-0290-04

10.16791/j.cnki.sjg.2019.11.071

2019-01-24

北京交通大學基本科研業務費研究項目（O17JB00190）

楊培飛（1965—），男，浙江嘉興，碩士，高級工程師，研究方向為貨物和服務采購管理及國有資產管理。E-mail: pfyang@bjtu.edu.cn