淺議ERP系統在財務管理中的應用

南京交通職業技術學院 資產經營公司

ERP(企業資源計劃)是一套融合企業經營理念、基礎數據、業務流程和計算機硬軟件設施的企業經營治理系統。技術層面上，ERP 通過信息技術成果的應用，實現了企業內部資源包含人、物、財、信息等在內的規劃統籌；治理層面上，ERP作為包括分銷、制造、質量控制等子系統的集成化治理信息系統，是企業電子商務運作乃至信息治理的基本支撐。而 ERP在企業供應鏈管理中心的樞紐就是財務管理模塊，要將財務管理工作引入職能化、高效性的領域，仍需要對 ERP 系統在企業財務管理中的應用作出更為深入的思考。

隨著經濟的快速發展，單位除了要有較高的管理水平和嚴格的制度外，財務管理工作直接決定了單位的生死存亡，傳統的財務管理系統已經難以適應當今的激烈競爭的社會。ERP系統實現了財務管理和生產管理等功能集成，將數據的采集延伸到生產，采購，銷售和庫存等環節，是企業管理方式產生重大的質的飛躍。下面進行詳細的分析和探討！

一、ERP系統在財務管理中的模塊

(一)會計核算

會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業經濟活動中的變動過程及其結果。它由總賬、應收賬、應付賬、現金、固定資產、多幣制等部分構成。

(二)財務管理

財務管理的功能主要是基于會計核算的數據，再加以分析，從而進行相應的預測，管理和控制活動。它側重于財務計劃、控制、分析和預測。

1.財務計劃：根據前期財務分析做出下期的財務計劃、預算等。

2.財務分析：提供查詢功能和通過用戶定義的差異數據的圖形顯示進行財務績效評估，賬戶分析等。

3.財務決策：財務管理的核心部分，中心內容是作出有關資金的決策，包括資金籌集、投放及資金管理。

二、ERP系統在財務管理中存在的問題

(一)執行力不強，不夠靈活

ERP系統對某些事情的處理不具靈活性，對于付款或者申請差旅費會延長時間。比如某公司急需付款，首先需要填寫資金支付申請，然后由該公司的總經理批準，流程到總部的平臺會計手中，平臺會計審核打印資金支付憑證，標注加急，送到資金會計手中，再由資金會計審核完才能付款。

(二)多人使用同一賬號

有的企業規模比較大，招收的實習生也比較多，不會給予實習生單獨的ERP賬號，讓其與帶教老師共同使用同一賬號，在這種情況下出現同時使用同一賬號的登錄，系統很可能出現重復操作或者其他隱性問題，從而導致萬一出現問題不知道是誰的責任，或者是同一筆訂單，在需要調整的時候，一個人做過了，并沒有和另一個人說，然后又做了一次，導致當天的賬不平，從而花上很長一段時間來查詢，最終確定在哪一方面出了問題。

(三)新版模塊未經測試，投入使用

在企業財務管理中，ERP系統總是在不斷的完善與創新，在新的模塊投入應用時，有的企業由于未經過調試，就投入使用，導致月底關賬期間出現的問題無法解決，加重了財務人員工作，降低了工作效率。并且ERP工程師不是專業的會計人員，而新的模塊沒有經過調整試用，就投入使用，給財務工作帶來的很大的不便。

三、解決方法

(一)學會原則性和靈活性相結合

靈活性是指執行一個單位方案或者制度的時候，要把事情做得準確到位，而不是因為要遵循單位的規章制度而把事情辦砸，如果工作人員過分強調或者依賴單位的規章制度的話，是不能培養出有效的執行力的。如：某公司規定的制度是在支付貨款時，小于十萬元的必須附有采購訂單，大于十萬的必須附有采購合同，如果缺少這兩份，資金組有權不給予付款，但是有些公司付款很急，等著發貨，而采購訂單和采購合同還未來的及做好，在這種時候，我建議資金組可以先給予付款，但是要求核算會計在付款單上寫上合同后補，并確保這次的采購行為是真實而有效的，不必必須等到兩份文件同時到手才付，這樣既不會耽誤平臺公司采購，也不算違反公司的規章制度，我們不僅要做到準確付款，還要靈活工作，提高工作效率。

(二)崗位分工明確，各司其職

一個公司中，合理的分工，可以保證工作的質量，在《會計法》中，也有明確規定，不相容職務相分離的原則，雖然實習生不是正式員工，但是也是屬于其中一個組別，不能說，由于某個人自己來不及加班就臨時拉一個實習生去把工作完全交給她，這樣一旦出現問題就不能明確責任，而且，作為一個單位，要讓公司更上一層樓，就要先讓工作人員有歸屬感，像增加工號，可以讓工程師專門設置一個臨時工號，設定時間，等實習生轉正的時候將工號轉成正式工號，如果最后決定不留在公司，就可以實習期滿再刪除該工號，或者留存給下一批實習生使用，更換一個名字，這樣就降低了成本，同時也明確了責任。